3.12 员工入职通信地址需留存，地址变更需报备
【实务问题提示】
用人单位与劳动者建立劳动关系，签订书面的劳动合同时，需要劳动者填写详细的个人信息项，比如姓名、身份证号码、户口所在地等，一方面是因为用人单位享有知情权；另一方面，之所以要求员工签订劳动合同时，一定要在劳动合同文本中留下通信地址，包括居住地址、电子邮箱等，则是考虑为将来的员工管理提供便利。
【实战案例评析】员工拒签解聘文件，用人单位快递送达应否有效？
井某入职某装饰公司担任材料员，双方签订的劳动合同中明确说明填写项包含个人信息、通信地址、常用电子邮箱等，井某如实填写，并同意如果公司文件送至上述地址即视为送达。一年后，装饰公司在劳动合同到期前30日通知井某，其劳动合同到期后，劳动关系将到期终止，并要求其将终止通知书签收。井某当即拒绝签收，并表示要想让其签收，除非单位支付解除劳动关系的经济补偿金。自此，井某拒绝接听公司的电话、拒绝上班，无奈之下，装饰公司向井某劳动合同中填注的电子邮箱以及通信地址均发出了劳动关系终止通知书，井某到公司上班被通知劳动关系已经终止，遂诉至劳动争议仲裁委员会，要求公司继续履行劳动合同。
双方观点
装饰公司主张已经通过邮寄方式送达终止通知书，自井某签收之日起，双方的劳动关系已经终止。井某则认为其并未收到装饰公司的终止通知书，井某早就不在装饰公司邮寄的地址居住，合同上的邮箱地址也早就不用了，因此，双方劳动关系并未解除，要求回到装饰公司上班。
审理结果
审理机关经查明，虽然井某不认可已经收到装饰公司的终止通知书，但是装饰公司将终止通知书快递至他在劳动合同中留下的地址，且快递单中留有井某的电话，快递回执中明确写明快递已签收，装饰公司在其留下的电子邮箱中也发送了终止通知书，井某没有其他证据反驳装饰公司的主张，裁定驳回井某的请求。
【相关法条链接】
《中华人民共和国民事诉讼法》
第八十五条 送达诉讼文书，应当直接送交受送达人。受送达人是公民的，本人不在交他的同住成年家属签收；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有诉讼代理人的，可以送交其代理人签收；受送达人已向人民法院指定代收人的，送交代收人签收。
受送达人的同住成年家属，法人或者其他组织的负责收件的人，诉讼代理人或者代收人在送达回证上签收的日期为送达日期。
第八十六条 受送达人或者他的同住成年家属拒绝接收诉讼文书的，送达人可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回证上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把诉讼文书留在受送达人的住所；也可以把诉讼文书留在受送达人的住所，并采用拍照、录像等方式记录送达过程，即视为送达。
第八十七条 经受送达人同意，人民法院可以采用传真、电子邮件等能够确认其收悉的方式送达诉讼文书，但判决书、裁定书、调解书除外。
采用前款方式送达的，以传真、电子邮件等到达受送达人特定系统的日期为送达日期。
第八十八条 直接送达诉讼文书有困难的，可以委托其他人民法院代为送达，或者邮寄送达。邮寄送达的，以回执上注明的收件日期为送达日期。
【HR应对有术】
《中华人民共和国民事诉讼法》规定的送达方式，共计5种，除直接送达、留置送达、委托送达外，还有以下几种方式。
（1）邮寄送达。直接送达和委托送达有困难的，可以邮寄送达。邮寄送达以挂号回执上注明的收件日期为送达日期。对住在外国的人采取邮寄送达，以该住在国不反对邮寄送达为限。
（2）公告送达。应受送达人下落不明，又无代收人，或用其他方式也无法送达的，采取张贴通告、登报或广播的方式公告送达；自发出公告时起，满法定期限，即发生送达效力。
根据上述规定，HR在实际工作中，需要留存员工的通信地址、电子邮箱以及联系方式，一旦无法联系该员工，可以通过邮寄送达、公告送达的方式送达文件，免除未及时送达的责任。当然其前提是上述信息需要及时留存。
各位HR还可以通过如下两项条款约定送达的方式，降低诉讼风险。
一是根据本合同需要，一方向另一方发出的全部通知以及双方的文件往来及与本合同有关的通知和要求等，必须用书面形式，可采用中国邮政特快专递、当面签收等方式传递。以上方式无法送达的，方可采取公告送达的方式。
二是一方变更通知或本合同中的通信地址，应自变更之日起三日内，以书面形式通知对方；否则，由未通知方承担由此而引起的相关责任和不利后果。