2．一天心力有限，用重要程度标准巧妙分配精力
如果用批判的眼光去环顾一下四周的话，我们不难发现，大多数人都在过着超负荷的生活。我们每天都在尽心尽力地工作，拼命地想要提升自己的工作效率。但是，很多人在晚上回到家中、疲惫地一头栽在沙发上时，回想起即将过去的一天，往往会从内心深处浮现出这样的想法：“今天好像又是零碎无意义的一天……”
之所以会有这样的想法，原因很简单：被各项杂务所困扰的你，在过度忙碌中忽略了最重要的事情。人在一天中的心力都是有限的，如何才能保证我们在一天结束时，能够不遗憾地对自己说：“我今天又离目标近了一步。”这就需要我们从明确每日计划重点开始做起。
●明确每天的计划重点
在制订每日计划的过程中，你一定要注意兼顾以下三个方面。
◆约会
高效能人士常会与他人展开工作上的约会，在制订计划时，你首先要将所有既定的约会都一一写入日计划中。不过，这些内容最好用铅笔写，因为约会通常都很有可能会被临时推迟或者取消，使用铅笔，就可以让你很方便地对其内容或时间进行修改、删除。
◆将今天的新任务写得详细一些
在制订计划时，你需要写出这一天时间内计划完成的所有新任务，但有些人会“偷懒”，将任务简单地列一下，但事实上，任务内容应该尽可能写得详细，比如：
不要写：“与李先生通电话。”
而是要写：“与李先生通电话，确定双方谈判会面的时间安排以及其他具体事宜。”
不要写：“找小李谈话。”
而是要写：“找下属小李谈话，向他询问上一个绩效周期表现差的具体原因。”
你需要清楚地考虑每一件任务的目的与意义所在。只有明确了行动的意义，你才能够在实施计划的时候做到直奔主题，而不会为了琐碎的小事浪费太多的时间。
◆记住那些未完成的任务
不要忘记，你在列计划的前一天里很可能还有尚未完成的任务。若任由这些小事堆积下去，它们就很可能会演变成影响大局的实质性问题。
但是，你不应机械地将这些任务描述再次誊写一遍，而是要考虑清楚：这些过往任务是否已经在过去这段时间里失去了其原有的重要性？如果是，你就能直接将它们删除；否则，你就需要将它们加入自己的新计划里，并且要为之安排出足够的时间，避免再次拖延。
●找出清单中最重要的BOSS任务
时间管理中有这样一个理念：在你的面前放了一堆的任务，就算你干完了其中99%的任务，只要还有一个任务在那里，那你就是不成功的。
有些人将自己的任务列表写得密密麻麻，其中包括了开会、写文档、回电话等一大串的详细任务。一整天里，他们都追在任务列表的后面，好不容易将一整天的工作忙完了，但脑子里依然晕晕乎乎的——这样一路追逐下来，自然不知道今天有哪些收获、哪些地方需要改进，更无法考虑“今天过得是否足够成功”这样的问题。
我们要利用任务列表来帮助自己更快更好地完成任务，但这并不意味着我们应该把自己当成任务列表的奴隶。面对着紧凑的列表，你需要保持清醒的头脑：就如同儿时玩的游戏中总有一个最后的大BOSS一样，我们也应该在每日任务列表中找到那项最重要的任务——即那项与你的人生目标、职业目标相关联的那项任务，并将它当成必须跨越的关卡——不管列表中的其他任务完成得怎样，都要想办法将这个最重要的任务完成。
设立最重要任务项的原因有四个：
◆它有利于帮助我们界定成功
我们都知道，一个巨大的成功，必然是通过一个个小成功来实现的，而BOSS任务项的存在，可以帮助我们界定每天是否取得了小小的成功。
◆它有利于增进信心
大愿望达成的过程中，信心是十分重要的保证。每日完成一项重要任务，其实也是在一点点地积累信心，我们会感觉自己每天都离目标近了一点点。
◆它有助于帮助我们调整计划
计划没有变化快，每天我们都要应对各种变化，不过，BOSS项是无法顺延的——它是我们完成任务的底线。
◆它有助于帮助我们回顾
BOSS项是每天中最重要的事项，这就意味着，在进行周回顾时，你可以利用它来迅速地掌握每天的努力重点，从而节省下大量的周回顾时间。
在设置BOSS项时，其实方法也非常简单：你只需要在清单上打上自己喜欢、习惯的标记即可，比如，将它设置为醒目的红色。
如果一天结束时，红色字体的重要任务依然没有完成的话，那么，你的这一天就离“成功”还差一点。
●用重要、紧急来分类待办任务
看到清单中有一堆任务，往往会使人产生“一团乱”的错觉。因此，我们应使用具有“持久性、稳定性”的方法，以求有效但不会变动的整理方法来管理自己的清单。利用将任务分类成简单的“重要”与“紧急”，即“有权重等级”的分类方法便是这样一个工具：它不仅能快速地使你明确，在一堆任务中，哪些是需要优先考虑的，同时又可减少任务的变动。
每天将所有的工作都标上四类标签，这本身就是一种时间上的浪费，其实，我们完全可以将四类标签简化为两类“重要”“紧急”。
重温时间管理四象限
在任务管理清单中，你可以利用不同的标签来区分每一项任务的权重，帮助清单加上“重要”或“紧急”两个标签，加上两类标签后，基本上任务的属性便不会改变了。然后，每天执行完我们之前所说的“今天的BOSS任务”后，你便可再次翻看自己的权重分类待办清单：
◆优先执行同时有“重要”与“紧急”标签的任务；
◆接下来若有时间剩余，优先执行“重要”任务；
◆最后，如果今日还有空闲的工作时间，就执行“紧急”任务。
●询问自己三个问题，以提升工作效率
为了使自己总是将精力集中在日程表中最重要的事情上，你可以经常问自己三个问题。
◆对我而言，什么是最有价值的事情？
换而言之，什么是你必须完成的，是对你的公司、家庭以及生活贡献最大的那项任务？这是你应该经常自问自答的最重要问题之一。
你可以自己先将这个问题考虑清楚，然后再带着这个问题去拜访自己的上司，并询问自己的朋友、家人与下属。就如同拍照时需要对焦一样——在解决任务列表中的任务以前，你必须弄清楚，什么对你而言是最有价值的事情。
◆什么事情只能由我来做，而且关系重大？
这一问题其实是依据管理专家彼得·德鲁克的管理理论提出的，它是改善个人效能的最经典问题之一。这就意味着，你要从自己的任务清单中找出那些“非我不可”的任务，同时对该任务了然于胸，然后，专心致志地去完成这件事情。
“非我不可”的任务有两个特点：
◎如果你不做，其他人谁也做不了；
◎如果你做了，而且做得尽善尽美，就会对你的生活与事业产生巨大的影响。
◆此时此刻，怎样利用我的时间最有效？
换而言之，这一问题也可以这样阐述：“在当下，我要完成的最重要的任务是什么？”这是有关一日时间安排最重要的一个问题，同时，它也是克服拖沓、提升自我工作效率的关键。
一个节省时间的时间管理方法应该是：
◎花费最少的时间排序，确保每一项任务一定会做到；
◎与其花费时间去排一堆任务，不如专注于重点任务；
◎让你不用一直重新安排时间；
◎只要做到“知道自己接下来可以做什么”即可。
就如诗人歌德曾经说过的那样：最重要的事情永远不能让步于最不重要的事情。你越是能够准确地从自己的时间表中找出那些重要任务，你就越容易利用有限的精力，去着手处理那些对你而言最重要的工作。