第一章 时间倍增首要法则：把力气分配在对的事情上

你或许最近一直在抱怨自己的效率不再提升：将精力与时间过多地用在错误的事情上而不自知，使你的效率受困于此阶段。想要将自己的效率进一步提升吗？想要将1小时花出10小时的效果吗？那你就要学会运用时间倍增的首要法则了：运用技巧，将力气分配在对的事情上，你的时间才会变得宽裕起来。

1．记录时间手账，列出任务清单

大多数人不喜欢静下心来好好地了解自己，毕竟，逃避不如意的现实比观察及解释我们不合理的行为更容易。面对自己并客观地制定自我时间的使用方式，这一任务看起来简单，其实需要巨大的勇气。若你愿意花费一周的时间来做这项工作，那么，你将毫无疑问地发现，这是一种对提升个人效能、乃至于整个团队的效能积极有益的经验。

下面的提示将更好地帮助你实现对自我时间的观察、了解以及管理实践。

●开始记录时间手账

正如理财的第一步是弄清楚自己的钱到底去了哪里一样，时间管理的第一步是要弄清楚自己的时间都用来干什么了。在开始记录时间开销时，你可以为自己准备一个方格本子一支笔，随身携带，并开始让自己展开以下几组记录练习。

（1）认真地回忆一下并记录昨天你都做什么了，逐条记录下来，并在前面写上标号，后面标注出做那件事情所花费的时间。如某人在周六的时间记录：

 

①上午去健身房，8点30从家出发，10点离开，花费时间：90分钟；

②回家休息，接打电话若干，想收拾下东西却未果；

③中午约好与友人吃饭，12点到餐厅，13点25离开，花费时间85分钟；

……

 

（2）认真地回忆并记录前天你都做了什么，并逐条记录下来；

（3）认真地回忆并记录大前天你都做了什么，并逐条记录下来；

在你将记录时间手账形成了一种良好的习惯后，那么，其他良好的习惯便会自然而然、合情合理地出现。

值得一提的是，时间开销的记录方式有两种：

◆全记录

全记录是将自己所有的时间都记录下来，由于这一方法需要随时记录，因此在开始时很难操作，而且，在进行时间分析时，其数据未必都有用。但由于是连续的记录，所以更能够分析一整日的时间花销比例，特别是针对不知道“到哪儿去了”的时间。这一方法适合于那些初期不清楚自己整日花销、有一定空闲的人使用。

◆部分记录

部分记录只针对自己关心的那部分时间展开。它专注于某一件或者某几件事情的记录，对于主要的事件可以记录得更加细致，但无法分析其他时间都在做什么，因此此种方式更适合比较清楚自己全天时间花销的人。

选择记录方式时，可以根据自我情况来进行甄选。

●依据事件，展开时间记录

记录时间手账的重点不在于记录时间，而是事件。有些人可能会给自己规定，每天花费在某件事情上的时间只能有多少，这是在关注时间本身，但相比之下，关注事件却会使时间记录产生更多的效应。

在记录时间时，事件的大方向可以分为以下几类：

◆生活

睡眠（包括午休、小憩）、就餐（早中午餐）、人际交往（有需要可以单独列）、与家人相处、洗漱（整理自己）、家务（整理周边环境）、休息、休闲玩乐等；

◆职业

如果你有需要的话，还应该再细分化，比如出差、会议、处理文件、自我提升等；

◆成长

阅读、运动、语言学习、自我管理等；

◆其他

偶发事件、浪费的时间。

在一天过去后，将一天所花费的时间依据记录情况，依据分类一一相加，便可得出自己在生活、职业等类别上花费的时间。值得一提的是，如果你使用的是带有此功能的软件的话，将会进一步节约你的计算时间。

根据自我事件大分类，将时间一一地进行归类记录，对下一步的分析时间走向大有帮助。

●分析时间走向

分析时间是展开时间管理的必经通道，不过，在你的时间数据未达到一定量的时候（至少你应将时间记录坚持一周），就谈不上分析时间走向。

按周进行时间分析的好处源于我们的生活状态：大部分人都是按周来循环生活的，学生的课程是按周循环，职场中人更是“5个工作日+2个休息日”的周循环；7天时间不长也不短，平均下来的时间可以代表这周的普遍数据。

下图是一个简单的时间分析表，若你使用带有此功能的软件的话，它可以自然显示出来；若你使用的是文本记录的话，将时间数据输入excel便可得到这样一个图表。

时间管理的重点在于：你要掌握自己的时间走向，并缩减非必要任务，为重要的任务腾出时间来，统计每一项活动用时以及时间分布，便可对自己在一周内的时间花费有一个清晰的了解。

●制定自我时间预算

当你了解了自我时间走向以后，你就可以在新的一周里开始实施自我时间管理：在开始一天的活动以前，花费15～30分钟仔细地制作你当天的时间预算往往是非常划算的。制作预算最直接的方法就是制作一个列表，将你今天需要做的事情罗列出来。为了引起自己的重视，你可以将这些列表中的事情视为自己今天必须完成的任务。

下表是一位部门管理人员一天的任务列表。

将自己的任务一一罗列出来，并依据往日时间记录的经验，估算完成每一项任务到底要花费多少时间。

制作一个列表，往往可以使你做起事情来更加井然有序，同时也能确保你更少地浪费时间。

●为那些真正重要的事情创造时间

我们经常将一些重要但不紧急的任务放在一边，从不去想着改变。而在我们忙于处理一些紧急事务时却往往会发现，想要完成它们，会给自己带来一定的压力，以至于你无法思考其他的任务。当你终于可以喘口气，你很可能决定给自己留出时间来恢复。

如此一来，到下一次紧急任务大爆发以前的这段时间空隙，将会被那些不紧急、不重要的任务填满。这种模式可以持续多年，而那些重要但不紧急的任务却总是看起来马上就要开始了，但总是无法真正地进入行动阶段。

这些重要任务包括了很多内容：

 

◆制定自我目标；

◆规划自我、团队或部门未来；

◆寻找志同道合的朋友或伴侣；

◆学习新的工作技能；

◆改善饮食习惯；

◆开始新的运动项目；

◆戒掉一项已经成瘾的坏习惯；

……

 

从表面上来看，它们都有共同的特点：在短期内并不会产生那么多好处，但持续跟进却会在未来带来巨大的改变。

因此，你应该从现在开始，让自己摆脱忙个不停、但生活却没有什么大改变的情况：找出那些生活中真正重要却被拖延的任务，走出为处理紧急任务而忙得焦头烂额以至于忽略重要任务的时间管理怪圈。