4．沿用不同主轴，检视手头工作任务
高效能人士每天都要面对诸多繁杂工作，面对庞大的“任务山”，如何更好地将这些工作排出优先顺序来？最好的办法莫过于迅速地浏览所有的工作，然后找出最高的山头。所谓的“最高山头”即最紧急、最重要、最耗费精力的棘手工作，也就是我们之前提到的“红色”等级的工作。
这一过程，其实就是在正式开始处理工作以前，先在脑海中模拟处理各项工作的过程。此时的重点在于，从几个不同的主轴开始，重复且迅速地检视自己的“任务山”。
●先使用同一主轴，对每一项任务展开判断
在模拟时最重要的一项就是，先站在同一主轴上，将今天要做的事情从头到尾思考一遍。假如你暂时将主轴分为“时间”，那么，你就需要从时间这一主轴上来判断每一项任务需要花费多少时间。比如，这项任务只需要五分钟，那项工作需要花费一小时，等等。
如果是以“人力”为主轴，就要考虑这一事件需要涉及的具体人员，比如：
广告部主管在考虑一项为新产品设计广告的工作时，若想组建起一个更好协作的团队来完成这项工作，就势必要先了解它的优点与卖点，此时，他不仅要参考技术人员的看法，同时还要了解该产品外观设计人员、销售人员的看法；与此同时，他还需要考虑，到底自己的团队需要咨询这些人员到什么样的程度，才能够做出一条足够吸引目标顾客的广告。
此外，以“收集资料”为主轴也是一个判断方法：想要做好该项工作，手头的资讯是否充足？是否需要到图书馆查阅资料，或者上专业的网站搜索相关资料，抑或是要从其他人员那里获取相应的资料？
在职场工作中，工作具体花费的“成本”也是一个重要的主轴。如此一来，便可找出优先顺序，帮助你轻松地规划后续的工作行程。
●注意：“人力”主轴需要你格外考虑两种情况
此外，由于你对自己的能力所及之范围非常了解，因此，你很可能在接手某一项工作时，已经了解到自己是否需要其他人的协助。如果一项工作一定要其他同事的协助才能够完成的话，你需要分为两种情况：
◆当你没有可以咨询的对象时，立即停止这项工作，直到你找到可以帮助你的人再开始它；
◆当你能够咨询的对象暂时非常忙碌、需要你预约时间时，暂时搁置它，直到同事腾出时间来再开始它。
因此，能不能判断自己“是否需要其他同事的帮助”，也是影响工作进度的一大主因。
●以主轴审视，不是精算任务要“花多少时间”，而是“完成难度有多高”
很多人会错误地以为，审视一天的工作是为了判断它们各自需要花费多少时间，但事实上，这并不能算是高效的做法。
迅速从几个不同主轴进行工作任务的检视，往往花不了几分钟，因此，你根本不需要将每一项任务精准到“完成该任务需要花费32分钟或者65分钟”这种程度，只需要将重点放在“棘手程度”即可。
在计算“棘手程度”时，你需要思考：
◎自己处理该任务需要花费多少时间。
◎是否需要他人协助。
◎如果需要他人协助，需请多少人帮忙。
仅拿高效的业务主管来说，在规划今日工作行程时，他们都会事先看一下行事历，并在脑海中开始思考：“这个客户非常难缠，今天需要多花一点时间向他解释产品的具体用法了。”
“这是位常露面的客户，只需要打声招呼就OK! ”
“这位是同事没有谈成的新客户，我得事先找同事了解一下之前的状况，看看问题出在了哪里。”
“今天的第四个安排是向客户做简报，我必须先找主管确认所有的企划内容，准备充分以后再到现场去。”
可以看到的是，他们在这一过程中已经开始了分配每一个行程的时间，并确认了是否需要同事与主管的支持，要如何去面对客户，是否要保留如吃饭、安抚愤怒的客户等意外发生的时间等。如此下来，一整天的行程自然得以构思。
事前审视“棘手程度”有什么好处？其实，它所带来的最大好处在于，先审视后，便会在心理有所准备，而事先做好了准备与毫无准备便上战场的人相比，他们在正式的场合中所透露出来的工作表现截然不同：面对棘手工作，事先准备过的人会越来越兴奋，并在顺利克服难题后，在心底涌现出成就感与安心感，从而使工作显得更加精彩丰富。
●依据“四主轴法”帮工作打分，得分高者先完成
待身心俱疲时，往往很难提起精神再处理重要的工作；就算勉强自己去做，也往往因为太累而无法获得满意结果。因此，在正式开始处理工作以前，一定要先找出最困难的工作将它完成。
一般来说，我们总是很容易找出那些需要花费更多心力才能完成的工作，不过，当你认为“这些都算是重要工作”时，该如何更好地安排工作顺序？
遇到这种情况时，可以使用综合多个不同主轴检视手头工作的“四主轴评分法”来考量。
四主轴评分法
“四主轴评分法”即以“人、物、成本、时间”的标准来为工作评分，最后再计算四大项目的总分，分数最高的工作就是今日最重要的工作，应优先处理。
具体方法：
◎人：该工作是否需要他人协助来完成？
◎物：该工作是否资料齐全？
该工作是否需要新的机器与装置？
◎成本：该工作是否需要花费额外资金？
该工作是否需要编列预算？
该工作是否需要购入相关物品？
◎时间：该工作最快接受截止日期？
评分标准：
答“需要”计2分；
答“皆可”计1分；
答“不需要”计0分。
注意：
操作时无须要求自己在打分时过分严谨，只需按感觉迅速评分即可。
只要通过“四主轴评分法”来评估工作，便可以实现客观地看待自己的工作，进而决定事件的优先顺序。
●提醒：高难度、大规模的工作，要一口气做完！
使用“四主轴评分法”评分时，需要依据各个任务的重要性加权：
◆在绝对需要遵守截止日期的行业中，时间项目的比重可以多一些；
◆在严格要求控制成本的公司里，需要加重成本项目的比重。
每一个人所处的职业环境不同，因此需要按自己的具体需求来调整，最重要的就是要抛开个人对工作的好恶，利用评分法来找出那些高难度、大规模的工作任务。
一旦找到了这种项目，就要趁着早上精神十足的时候一口气将它们做完。千万不要为了转换心情而穿插一些简单的小工作，要知道，你越是穿插简单小工作，便越会感觉眼前的任务非常困难，从而使接下来应对重要工作的热情与信心都大受影响。
此外，工作中随时有可能遇到意外状况或是预期以外的工作安排，也恰恰因为如此，不管发生什么事情，都需要“趁着脑力、体力都十足时”将高难度工作完成。做完以后，你的心情便会放松不少，如此一来，接下来完成其他的工作便不在话下了。