第4章 打造最有利的作战环境
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目标清楚，行动才能准确
“如果一个人没法跟上同伴的节奏，那肯定是他听到了不一样的鼓点。”
—亨利·戴维·梭罗
主要目标通常指的是那些对你的生活或工作而言非常重要的事情，它们代表着你希望自己的生活最终成为的样子。但是，由于各方面的种种压力，人就像每天走在高空钢索上翻着跟斗穿过火圈一样，稍不注意就会在各种人生的目标之间失去平衡。在这个社会和这个时代里，不给自己制定太多的目标是很明智的。且不说目标太多不能使你面面俱到，当你的目标之间相互矛盾时，更会让你顾此失彼。
所有长期的目标都必须靠具体的短期目标来支持，而一个主要目标应该包含一个或更多的次要目标。长远的愿景可以是一个结果，但短期的计划必须是具体的措施。举个例子，如果你希望将来能晋升到主管的职位，那么你首先应该实现一些辅助的目标，为大的梦想铺平道路，如多在办公室加班、向你的上级申请去完成更多额外的工作、尽可能多多恭维各位领导等。
许多人面临的选择难题都是相似的：工作VS生活；尽可能多赚钱VS赚得购花就行；社会、同事或工作的要求VS个人真实的愿望。
设立一个短期目标的时候，一定要明确具体到你想要得到什么结果以及完成的时间。此外，这些目标必须支持你慎重确定的长期目标，否则到头来只能是竹篮打水一场空。
当然，已经完成的一些目标或是长期的目标发生了变化，你也可以适时对计划做出调整。下面，让我们来看看应该怎么制定正确的目标：
短期目标：“从今天开始，每周锻炼3次，每次35分钟。”
长期目标：“保持身材。顺便说一句，我说的是今天开始，而不是推迟到明天。”
短期目标：“明年让年收入增长到63000美元。”
长期目标：“获得经济独立。”
短期目标：“下个季度结束之前，招聘到4个合格的销售人员。”
长期目标：“让部门的人员组成达到最佳。”
当你选择具体目标时也可以使用上面的方法，唯一的区别是，每一个具体目标只能支持一个长远的计划，而每个长远的计划则需要至少一个具体目标的支持。下面是一些错误的具体目标，请你思考一下它们的糟糕之处：
“在接下来的6个月里，完成尽可能多的销售任务。”
“为我的客户完成调查。”
“我要做部门里最好的员工。”
“我要做小甜甜布兰妮的忠实粉丝。”
这些目标都是不对的吗？没错，它们都缺少实质的内容和时间的限制。如果你一开始就把目标设定得模棱两可，那你最后肯定会得到一个失败的结果。很多时候我们一味地拖拉，主要就是因为我们对于目标的设定不够清楚。研究一下你的行业或专业里的那些成功人士你会发现，这些人绝大部分都带有勇于承担责任、自信、行动力强的特质，而且他们都能将长远计划和具体目标规划得井井有条。可以说，他们就是真正的即刻行动者。他们会告诉你，如果你不能好好规划接下来的行动，那就别妄想工作还有什么效率了。你觉得这难以理解吗？那不妨想想怎样才能下好国际象棋。
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逆反心理在作崇？
“那些不善加利用他们的时间的人，往往是第一个跳出来抱怨时间短暂的人。”
—让·德·拉布吕耶尔
人们通常有一个非常普遍的误解，认为需要完成的每个目标都应该完全是自己的——由自己来制定、自己来执行、自己来监督。这个想法可谓是害人不浅。想想看就知道，因为一个人为另一个人安排任务且全程负责的情况是不可避免的，在现实生活中，这样的事情每天都在发生。在零售企业里，销售主管会为销售员制定销售任务，其他地方也是如此。
在这样的情形之下，能够接受外来的目标并将其转化为自己的目标的人，才是最明智的，这可不是什么偷窃行为。想想看，对于父母、经理或者任何需要对别人的行为负责的人来说，这样的你会多么受欢迎啊。
按照人类思维和行动的规律，一旦认可了一个目标，你就会自动地在各方面调整自己去适应和完成这个目标。明确了一个目标之后，就也不再需要那些外来的刺激来迫使自己行动了，比如截止日期。就算是一项耗时巨大的任务，如果你发自内心地认可它，也不会把它拖到最后一分钟。你能在最后一分钟节省到大量的现金吗？你能在一分钟就甩掉身上足够多的赘肉吗？你能在最后一分钟里就把所有的报告全部完成吗……
勇敢地面对挑战
对别人的指责充耳不闻，做起缩头乌龟；把自己跟整件事撇得一干二净；假装自己根本没有投入进去……这些都是我们在面对某个不理想的结果时惯用的伎俩。而做出这样的反应，是因为我们一开始就没打算献身于这件事。只有当你愿意为结果（不管是好的还是坏的）承担起责任的时候，它才是你的事。如果有谁走过来问谁是负责人，你能毫不犹豫地告诉他你是，那毫无疑问，你是真正地把它当成了自己的事情。
要想测量你是不是全身心地投入到某个事情中，你可以设想一下，如果有人把它从你身边拿走，你会有什么反应？当你不用再沿着已经制定好的计划走下去，关于它的所有的行动都必须要终止，你会感到生气吗？你会提出反对吗？你会争取继续拥有它的权利吗？你会气愤到给SWAT（特警队）打电话吗？如果答案是肯定的，那你就是真的投入进去了。
反过来说，如果你正在做的某件事突然从你身边消失，你一点也不激动，夜里照样睡得着，而且第二天就已经把它忘得一干二净了，那你显然根本没把它当回事。如果你不宣布自己的主权，不愿承担所有责任，那么拖拉的出现是完全可以预料的。
虽然某个目标或任务并不是你为自己制定的，但它留有很多余地来允许你改造它。这里有许多方法可以让你把它变得更有趣或是对你有益，并最终让你接受它成为自己的目标。你可以选择一些比较容易完成的事情开始整个工作（参考建议39），也可以把它分成几个部分，每次完成一点（参考建议51）。你还可以多想些办法，让自己在解决某个任务时保证清醒的头脑和对整个过程的控制权。
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过井井有条的生活
“不要让生活打败你，每个人的现在总是以过去为起点的。”
—理查德·埃文斯
你会希望自己有时像是个奴隶一样被控制、命令，别人说让你干什么你就干什么吗？但世界上有这种想法的人可不少！如果你不这么想，那你肯定没见过那些拍电影的人、写百老汇剧本的人或是制作硬摇滚唱片的人（我倒是对这些事很熟悉……）。不过，这倒是揭示了一点提高效率的关键因素。从小偷到小矮人，再到《摇滚校园》里的杰克·布莱克，当你控制了你所处的环境中的一切时，你就能更好地保持专注、效率和影响力。
每件被你整理成档案的东西，都会在将来显示出它的价值，即便是囤积的脂肪，将来也会促使你想办法遮住自己的大屁股。人们拒绝把接触到的信息做成档案，是因为他们看不到这会对他们的生活和工作产生怎样的影响。经常把工作用过的材料、复印件或硬盘做下简单的整理，把相似的东西归置到一个文件夹里，用订书器把它们装订起来或者把它们的顺序调整一下，这些活动都会让你在对抗拖拉症的时候占据有利地位。
归纳档案加上乐观的心态，足够让你的工作井井有条了。针对办公桌或者硬盘上的每样东西，你可以问问下面的问题：
这个文件属于哪项工作？
它的内容是什么？
我为什么会接收它？（这个是关键的问题）
我为什么要保留它？（它是不是重要的？如果把它删除了，我是不是还会需要它？）
我当初应该接收它吗？
还有什么其他的方法来处置它吗？
这份文件可以作为一个范本吗？
它应该被归入“6个月内复习一次”的分类吗？
我可以直接用碎纸机把它粉碎掉吗？
如果我手里没有这份文件，会发生什么事情？
接下来，在你的电脑桌面上创建一个文件夹，然后准备一个抽屉（尽量大一些），用来把你暂时不想看到的东西装起来。很多人都会在收件箱里创建几个文件夹，用“月”和“周”来做标注，这样你就可以把那些暂时不知道该如何处理的文件都放在那里。
你可能会想：“这样做是不是收集了过多本来可以立即处理的垃圾信息？我是不是应该给它们定一个必须处理的时间点，比如3周？”这样的担心是多余的，让我来告诉你为什么：通常过不了多长时间，当你找出这些信息，它会自动给你答案。它会告诉你它是应该扔到回收站里，还是比你当初认为得更加重要。要知道，你现在并不是在拖拉处理那些过剩的信息，而是要在某个更好的时机重新审视它。你可以让它从你的眼前消失，但别从心里消失。
不要把整理这些凌乱的信息视为一件无聊的事。一旦把自己所有的信息和文件都整理得井井有条，你就可以很轻松地检索到你需要的信息，否则你大概掘地三尺，也找不出自己想要的东西。换个角度来看，整理工作可不是把你拉进泥潭里，它反而是给了你思考手头任务的机会，好让你尽快开始处理它。面对现实吧，我们都认识拥有成打的——不，成百上千的——电子信箱文件夹，里面装着数不清的邮件的人；我们也都认识那些桌子和文件柜里堆着挤也挤不下的文件的人。这是你经营自己的职业的方法吗？我觉得不是！
不喜欢整理的人最喜欢用的一个借口是：“我在整理方面实在不在行。”然后，他们的所作所为就都被原谅了。不要再找理由了，你完全可以和别人做得一样好。“擅长整理”的人和“不擅长整理的人”之间唯一的区别，就是前者明白要把整理工作做好是需要努力的；而后者则觉得他们天生（或者说打娘胎里）就缺少“整理基因”。
不擅长整理的人甚至会觉得是神秘的力量在作祟，使他们这方面的能力失控或消失了；更有甚者以为宇宙中存在什么力量故意和他们作对，让他们没法好好整理。把这些想法扔掉吧——你可以对桌子上的任何东西都保持控制，也会知道该怎么处理它。而且我要告诉你——你的宠物狗可不会吃掉你的资料，那些重要的文件夹也不会自己长了腿跑到别的地方去。
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整理办公桌就是在改变生活
“挑战让生活变得有趣，战胜它们，生活才更有意义。”
—乔舒亚.J.马里恩
工作环境的品质和氛围能反映你生活的品质和氛围以及你期望你的生活是什么样子。所以，整理你的办公桌其实就是在改变你的生活。你应当寻找你的私人“空间”，这个空间能让你全身心地投入，使工作效率最大化，不给拖拉一点乘虚而入的机会。
乔·舒格曼在他的著作《成功的力量》里提到，每天晚上清理你的办公桌会让你不自觉地决定第二天的工作。尽管这个说法跟时间管理专家们的建议相反，但我还是百分之百地赞同它，因为这么做会让你在早上有更多的意愿开始工作，而其他人在这个时侯才刚刚睡眼朦胧地走出家门。
你可以试试我发明的“够不着练习法”。我把一些物品放在桌子最远的一端，这样我就得费劲够着才能去使用它们。这样一来，你在克服拖拉的时候顺便还可以拉伸一下肌肉。
那办公桌里的东西怎么办？桌子里需要放一些经常用到的东西，不过记住：办公桌可不是杂物储存柜。你可以保留一个抽屉来放私人物品以备不时之需，纸巾或者止咳糖都可以，但电动玩具可不行。把所有必须的或者经常使用的物品放在里面，但要留出20%的剩余空间。接下来，你还要不断检查抽屉，决定什么东西要继续留下来，什么东西要被扔掉。其他如照片、植物或者遥控器之类的小物件可以放在附近的地方，但不要放在桌子上。同样的，把能帮你更好工作的设备都准备好，从全光谱台灯到海洋音乐等（如果你的同事不反对），它们能让你工作更有效率，使你更加投入、更有活力。
想让办公桌和工作环境都来促进你的工作效率，不妨好好地动一番脑筋。如果你觉得确实需要，而且能从上级那里得到许可，样式多样的屏风或者隔音板是个不错的选择。一个能发出轻柔的、有节奏的“白噪音”的电动风扇也能提供一个缓冲区域，让那些会转移你注意力的声音变得不那么刺耳。
每晚整理完办公桌后，记得为白天完成的事夸赞自己几句。千万不要在这个时侯因为某些你没做完的事再来责怪自己。世界上本来就有做不完的事，没有必要因为这个不停痛苦。或许你已经拼尽全力做到了最好，即便没有，你将来也会——就算不是马上，迟早也会的，最迟也不会晚于下个千禧年吧！
所以，就像我前面极力推荐的，做好整理工作然后笑一笑吧，利用好一天里最后的一点时光。这段缓慢流逝的、有点筋疲力尽的时间足够你整理好所有的文件，把办公桌收拾得整整齐齐。这样，当你准备开始即刻行动的时候，它会让你变得势不可挡。
清理完办公桌后，你还可以按照同样的原则清理你的电脑桌面、信箱、文件柜、衣橱，还有你生活的其他方面——餐桌、汽车后备箱、汽车行李箱、健身俱乐部的更衣室（就算不是为了让生活更有条理，起码也是为了你的健康着想）。这些最容易变得杂乱的地方东西越少，越能证明你掌控了自己的环境。一旦这些平凡而琐碎的事物都在掌控之下，即刻行动者们对时间的控制就会更加游刃有余。
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办公桌和航母甲板
“假如改变不是生命必需的，那么生存也并非是强制的。”
—威廉·爱德华兹·戴明
如果你已经把办公桌搞定了，接下来就可以更进一步了——调整办公室的环境，好让你的注意力集中在手头的工作上，忽略其他不那么重要的事情。这涉及整理各种纸张、文件夹、报告和其他东西，在整洁的办公桌上工作的时候，确保你面前只有现在需要处理的事物。
记住，仅仅是你的视野里有太多东西也会对你展开某个工作构成障碍。
当你手头只有一个需要处理的项目或任务时，你会更容易保持清醒和专注力，即便你不是在自己的办公室或者小隔间，在会议桌或者其他地方时也是如此。
你看过电影《壮志凌云》（Top Gun）吗？汤姆· 克鲁斯在里面扮演了一个海军战斗机飞行员。（电影中有句台词是：你的精神正在开一张你的身体没法兑现的支票。）他的任务之一，是把军队最昂贵的飞机安全降落在航空母舰的甲板上。
看过这个电影几个月后，我在《史密森尼》杂志上读到了一篇文章，内容是关于在飞机降落前，如何让甲板变得绝对干净。在航空母舰上，“全员上阵”意味着每一个人，即便是最高级的将领，也必须拿起扫帚去把甲板打扫干净。甲板上不能留下任何东西，即便是一根别针也不行，这样才能保证降落的成功。如果当一架飞机接近时，有什么东西遗漏在甲板上或者早先降落的飞机还没有离开降落跑道，就有可能引发撞机灾难。
你的桌子就像是一艘航空母舰的甲板。如果你把所有的东西都堆到桌子的角落，每天早上醒来都会有整理仙女在你的枕头底下留下一份归纳整齐的文件，那你的运气可真不错！但是事实是没有人会帮你整理桌子，你在上面堆积的每样东西都会慢慢积累，最后爆发出来，把你的工作搞得一团糟。
所以，一定要养成整理办公桌的习惯，因为它对于提高你的工作效率非常重要。不要让铺天盖地的事情把你推回到没头苍蝇般的老状态里。其实结束混乱的状态就像用热刀切黄油一样容易。只要你面前只有正在做的工作，其他东西全都从桌子上消失，你肯定会有更充足的能量、注意力和判断力。现在，你已经离即刻行动更近了。那些大公司的顶级执行官们都明白这个道理，这就是为什么他们的办公桌永远是干干净净、整整齐齐的。
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避免工作中出现意外“惊喜”
“我们先养成习惯，之后习惯才会左右我们。”
—约翰·德莱顿
确保生活中一些类似“行政”的事务不要成为你工作时的意外“惊喜”，如回复邮件、支付账单、打扫卫生、整理等等，这在帮助你获得理想的工作状态上也是极其重要的，它会让你做好充足的准备去和棘手的问题大干一场。每次棒球比赛之前，工作人员都得花费时间平整草坪、画线、处理日常事务也是如此。
有人喜欢专门留出一整天的时间来处理“邮件”，接下来的日子他们就可以避免被打扰，展开高效率的工作了。在完成某个任务时，如果预料到可能会遇到瓶颈，你就会刻意寻找机会去磨蹭拖拉；如果你事先分配了一部分精力处理了那些偶然事件，那你就更有机会从一开始就对主要的工作保持专注力。
一般来说，在处理重要的事务前先处理些简单的，也是一种不错的策略。
如果你预料到接下来的某个阶段需要一些帮助，要在一开始就确保这些帮助能准时出现，这会让你信心满满地开始工作，否则你肯定会心虚地磨磨蹭蹭，不肯开工。
假设你决定星期六到办公室好好地整理下庞杂的文件，你在这周的其他时间里可以从上班经过的杂货店或公司的办公用品储藏柜收集一些文件夹、吊挂式文件夹、标签纸和杂物箱用来装那些没用的文件。这样一来，等到了周六的时候，你就没什么借口拒绝去办公室了。
通过事先将准备工作安排妥当——让鸭子们排成队——你完全可以确保周六的时候按照一种有效率的节奏进行计划中的工作。如果你买的垃圾袋用不完，带了太多了的文件夹也没必要担心，它们迟早都会派上用场。毕竟，垃圾随时都在产生，说不定剩余的这些物品很快就不够用了。你不可能一次用完所有的玻璃清洁剂，但是下次你需要的时候就可以随取随用了。至于杀虫剂，我倒是衷心地希望你不再需要用到它了。
与此相反，如果开始某个重要的工作前你的准备工作不够充分，那就可能会导致你的工作效率降低、在一些小事情上浪费时间，还有更多的拖拉情况（还用说吗？）！
排列鸭子并不等同于买东西。有时候，你只需要把现有的东西好好地分门别类，好比用胶带把它们粘起来一样。在许多工作中，准备好联系人的电话号码、重要网站的网址或用户名和密码的名单等等，会发挥决定性的作用。
不过，这些工作最好能和制定计划的活动（详见建议35）结合起来，免得使你做无用功。在动手之前，你应当谨慎地估算时间，把可能用到的东西或资源写下来，能让你对未来感到安心，而且这也是非常有益的。接下来，你要做的就是尽情地享受生活，起码可以好好享受这一天剩下的时间。要是有人告诉你放下手头的工作请一天假也能好好享受，那绝对是在胡说！
如果你需要一个有效的调度软件的话，从互联网上能找到许多非常好用的软件。比如有一款专为Windows系统设计的Achieve Planner 软件，可以帮助你把所有的任务分成等级，还会根据任务的优先程度不同分配渐变的颜色。但不管使用什么软件，关键在于它能够符合你的需要，而且你的持之以恒也绝对重要。
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创造“巅峰状态区”
“明白正确的想法和正确的努力，一定能带来正确的结果，工作的心情自然会愉快而淡定。”
—詹姆斯·艾伦
能够待在“巅峰状态区”真是件很棒的事，这里我所指的是你能够拿出最好的工作状态的地方。在那儿你总是自信满满，工作起来感觉最好，蜘蛛纸牌或者接龙游戏都没有机会转移你的注意力。
不论你怎么称呼它，了解到怎样才能持续稳定地进入最佳的工作状态不是件很重要的事吗？当然是！下面是一些你可以采纳的练习，来帮助你创造一个“巅峰状态区”。
回忆你的工作效率很高的时候：
你在哪儿？
那是一天当中的什么时候？
有谁在你身边？
当时的温度如何？
照明情况怎么样？
旁边有什么有用的资源？
想想那个时候的你：
穿着什么样的衣服？
前一天晚上你是怎么打发过去的？
前天晚上睡了多长时间？
是和谁一起睡的？
那个时候有什么样的感觉？
当时的健康状况怎么样？
当天早上吃了什么？
再试着往更大的时间范围去回想：
那天是星期几？
在这之前发生过什么？
在这之后发生了什么？
当时你在使用什么工具：
你是在使用台式电脑还是笔记本电脑？
你在使用什么其他工具？
你在使用钢笔或铅笔吗？
你在使用便签纸吗？
你是在上网吗？
你使用了什么资料？
杂志、图书或者地址簿出现过吗？
最后来考虑下其他的因素：
你的窗子能看到外面的风景吗？
你坐的椅子舒适吗？
你使用的是书桌还是餐桌？
你当时是在乘坐交通工具吗，比如飞机或火车？
当时的环境是安静的，还是有些轻微的背景杂音？
四周墙壁的颜色是什么样的？
房间里铺着地毯吗？
你听到有其他人说话吗？
身边放有一杯水吗？
你当时离卫生间很近吗？
你当时离咖啡机很近吗？
当时喝的咖啡是现磨的，还是速溶的呢？
按照你的实际情况，在上面的清单上把出现过的元素画出来。毫无疑问，答案开始显现了。接下来，再从你的回忆里找到另一次类似的经验，再读一遍上面的问题。有哪些元素出现过两次了吗？
如果你能重复三四次上面的测试，一定能够总结出一个非常有用的模式。你会发现出现哪些元素意味着你可以保持较高的工作效率。对于即刻行动者来说，如果他们在面对工作的时候卡壳了，他们会模拟给自己带来巅峰感觉的环境，然后信心满满地投入到工作中去。
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准备好工作现场“杀虫剂”
“我们好不容易省下一点时间，却又用这点时间来思考到底该干点什么，生活中有一半的时间就这么消磨过去了。”
—威尔·罗杰斯
假设你正在使用电脑工作，突然显示器开始变得忽明忽暗，它不停地闪来闪去、时好时坏。你中奖了！这么令人沮丧的事没法不让你的血压升高、精神紧张。计划好早上要完成的工作该怎么办呢？等待技术部门来修理电脑可没有排在我的日程表上啊！办公室里诸如此类的干扰，用一个词来形容，就是“郁闷”。
当你发现身处的环境中到处都是各种各样的促使你分心的干扰和诱惑（或者说整个社会都是如此），即使是最简单的任务，也会像吸满水的海绵一样膨胀到你无法承受的地步。有时候，你之所以在一件事情上不停地拖拉，纯粹是因为你心里一直盼望着有些干扰会出现。要想杜绝这种可能性，首先要杜绝干扰的出现。就像Terminix除虫公司里，是绝对找不到虫子的。
为了集中精力，你可以从一些日常事务中逃脱出来，比如把电话关机、不接待访客、拒绝查看电子信箱等。日常事物的干扰会成为你拖拉的理由，所以一定要在它们还没露头时掐灭，给自己创造一段不被打扰的时间。没错，这意味着你没有开心网，也没有微博。如果你在应该工作的时间实在拒绝不了网页、邮件或者蜘蛛纸牌诱惑，你可以求助于Temptation Blocker（程序运行时间限制软件）这样的软件，它可以在限定的时间内防止你去接触一些特定的程序。
如果你估计完成某个任务需要一个小时，那就确保在至少90分钟的时间里不会有任何干扰出现。假如你在30分钟到90分钟之间完成了工作，那你随时都可以回到正常的世界。有时候，把自己关进一个私人空间也会很有效果，如一间隔音的房间或者保险库，这样你就可以把全部精力都集中在要完成的工作上了（下一条建议会详细讨论这个问题）。
与干扰作战
毫无疑问——起码对我来说如此——办公室里最让人抓狂的就是自己的工作被打断。许多公司的管理人员总结过超过15项的工作时让人不爽的事情，其中包括工作量太大、对公司政策不满、惩罚别人、跟上级打交道、平衡工作和生活、制定预算、带领员工做自我检讨以及工作节奏被打断。你能猜到吗？排在首位的正是工作被打断！
多年前，《工业工程》杂志发表过一项研究成果，认为管理员们一般每次的工作被打断会持续6到9分钟。你可能觉得这虽然让人郁闷，但也没什么大不了的。那么不妨往下看：一旦他们被打断之后，要想重新回到工作状态平均需要3到23分钟！就算你的数学不太灵光，也能很快推算出，哪怕每小时你只被一丁点的事情的打断一次，你的工作效率就会被彻底摧毁。现在，你可以理解为什么那些人会把工作被打断排在第一位了吗？如果身临其境地想象一下，一个被单薄的板子隔开的房间里挤进120个人，那你一定会立刻明白到哪儿才能找回工作效率。
以前总有人抱怨说：“这儿实在太吵了，我都听不到自己在想什么。”现在可没什么好抱怨的，因为在很多时候，很多地方实在太吵了，你都听不到自己在“说”什么！
一个手下有6名员工的公司经理曾经咨询过我，他很想完成更多的工作，可是每个员工每隔几个钟头都会带着问题来找他，让他疲于应付。假设每个员工每2小时来问他1个问题，那他就需要每天向每个员工解答4个问题。有6个员工的话，他一天就要回答24个问题，或者说一周被打断120次。如果这名经理每周工作40小时，那每小时就会被打断3次！现在，再来算算他需要多长时间才能从每次的干扰中摆脱，重新进入工作中。很显然，他的一天就这么被这些问题毁掉了，这可不是开玩笑！
我为他提供了一个方法来对付这些干扰，重新赢回对时间的控制。我把它称之为“J-4系统”（J是我名字的首字母，你可以用任何字来代替）。我要求他把接收到的问题分成以下四类：
1．第一类J-1型的问题，答案都是现成的且摆在书面上的（在公司的员工手册或其他文件上都能找到），并不需要管理者来回答。他只需要告诉下属：“以后不需要带这种问题来问我，公司的资料上面有现成的答案。”
2．J-2型的问题属于同事或者会计员能回答的，管理者不用自己来处理，只需要告诉员工去找那些特定人来解决这些问题即可。
3．J-3型问题只需要管理者简单直接地用“是”或“不是”来回答。这类问题需要管理者和员工之间的互动，但不需要很多——一个简短的电话、对讲机的几句对话，或者在寻呼机上呼一下即可。
4．最后的J-4型问题，管理者必须花费一些精力亲自来解决，他可以说：“好吧，把它交给我吧。”“我会解决它的。”或者“没问题，我不会忘了的。”
一周之中，能有多少问题可以划入J-4型呢？假设一个员工每周问的6个问题里面，只有2个属于J-4型，那么你被打断的次数就能减少一半了！事实上，管理者被打断的次数会越来越少，因为一段时间之后，他的员工会变得更加独立，提出的问题也会越来越少了，这其中也包括J-4型问题。这样一来，管理者就能更好地利用他的时间了。
如果你需要一些额外的帮助来排除干扰，你可以下载一种无干扰写作软件。像是霍格贝伊软件公司（Hog Bay）为苹果系统开发的WriteRoom软件（Windows系统版本叫做Darkroom），可以让你回到电脑刚出现的时代，眼前只有白色的屏幕和绿色的文本。现代那些多种多样的诱惑再也不会出现了，“只有你和你的文件而已。”正如霍格贝伊网站上宣称的，这款软件是“为那些喜欢单纯的打字机，但却生活在数码时代的人准备的。”
要是你已经制定了一连串的行动计划，你肯定希望能不受干扰地前进。因此，从一开始就做好防御措施，把可能的干扰锁进笼子是很关键的。许多人一开始的准备工作做得很好，不过很快就放松了警惕，然后就开始哀叹怎么完成一件事会这么艰难。幸运的是，我们每个人都有拒绝干扰，集中精力的能力！
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把自己隔离起来
“从小我就被教导，一切只能靠自己，我的未来握在自己手上。”
—达利斯·奥格登·米尔斯
有时候，为了能让自己全神贯注，找个地方藏起来也不错。如果你决心要排除所有的干扰，那就给自己创造一个没有干扰的环境，比如用在家办公来代替去办公室工作。你可以把自己锁在一个房间里，墙上贴上警示的标语，在顶楼上隔出一个小单间，或者干脆到离家较远的地方，这样更可以避免被打扰，如在你家附近的旅馆定一间房间。
有时只要你远离众人，就能更好地集中精力解决该解决的问题。通常在其他情况下需要一周才能解决的问题，在不被干扰的情况下，你只要一个小时就能搞定了！
问题：这听起来实在太奢侈了，有多少人真的这么做过呢？
答案：基本上每个人在如何完成一项工作上都有一定的自主权。如果你想要暂时离开办公室以便能更快更好地完成手头的工作，大多数老板都是善解人意的。毕竟，他们付你钱可不是让你来无止境地拖拉的。
首先，你得确定一下，在下列的地点中，哪个能让你工作起来事半功倍：
会议室
同事的办公室
公园的长椅
家里的阁楼或地下室
图书馆
湖上的船里
后院的走廊
旅馆里
停靠在路边的汽车里
户外的桌子上
办理登记手续的长队里
孩子的树屋里
究竟哪个地方合适，你到了那儿就会知道。在那里，你会感到舒服、从容、有效率。
不过，找到了属于你的地方后，你还是会面临如何保持专注的挑战。有些人告诉我：“我知道我应该立刻去完成这个工作，可我心里始终惦记着要去做其他的事。”这就是最典型的拖拉现象：当你正在处理一些很难处理的事务，与此同时，你的大脑却没法不去想另外一些事情。
所以，你必须坚持做你该做的，把所有其他念头都从大脑中赶走。这听起来有点残酷，但是当你被某个拖到不能再拖的重要任务搞到头晕目眩、毫无头绪时——面对现实吧，你已经错失了很多解决它的机会——你会深切地体会到什么叫做无助！
不要再犹豫了，什么才是最佳的利用时间的方式？不就是做你该做的事吗？
20
什么时候是“最佳时间”
“真正的荣耀，来自于我们默默地征服自己。”
—约瑟夫 P· 汤普森
很多人相信，他们之所以拖拉某件事，是因为要等一个“合适的时间点”，时间到了，他们就能轻松地开始和完成它。事实上对于大多数要做的事情来说，根本不存在什么“完美”的时间点。我知道有人喜欢在每天的前几个小时动手工作，有些人一定要等到一周里的特定某天才开始工作，还甚至有些人会等待一个特定的天气情况！这完全是在自我欺骗。不管你多么愿意相信它，月亮的阴晴圆缺可决定不了你应该什么时候开始工作，赶紧把这些念头扔到垃圾箱吧！
确实有一些工作上的任务在某个时间处理比其他时间更合适，但你能面对的大部分的工作任务，这个时侯做和那个时候做根本没什么区别。如果要求你在下午之前提交一份报告记录，你在上午8点42分或是9点完成，对于其他人来说有任何区别吗？
你觉得，国税局会关心你是在2月27日早上10点36分还是11点08分交税吗？要是根本没人等着要穿烘干的内衣，你在看完新闻前还是看完新闻后把衣服从洗衣机里拿出来，还值得好好讨论一番吗？
如果你还在等待某个完美的时机，那就是在浪费宝贵的时间。幸运的是，我们本身就是一件未完成的作品，我们都能够被改变。快放弃所谓的“完美主义”吧！现实是你一直拖拉的事情本身就不完美，也不可能变成完美。你能得到的最好结果就是一步步完成你的计划。
对于大部分你一直逃避去做的事情来说，你永远也等不到那个完美的时间点。从本质上来说，所谓的“完美的启动时间”，只不过是你的精神为拖拉找个借口而已。
一旦你意识到没有完美时机这回事，你会明白最好的时机就是当下！以后当你发现自己又被等待迷惑，比如等待天气变好或者心情好的时候，不妨想想，比起要在屋子里完成的工作，外面的天气可不那么听话。如果你在等着自己“喜欢它”——喜欢这种精神状态远比你想象得更容易被控制。你什么时候会喜欢去打扫仓鼠的笼子呢？你等的时间越长，它就会越脏，那你会喜欢还是不喜欢呢？
如果哪天你收到了一张支票或是一封表扬信，你肯定会觉得那天是个好日子。那么，要是支票或表扬信是在前天或是后天寄到的呢？我们有一种天性，喜欢根据一些外来的事情来判断这一天是不是比另一天更好。但是天上可不会掉馅饼，你得到这些钱或表扬不是因为今天是个好日子，而是因为你做了应该得到它们的事。
同样的，相信某个任务必定有某个确定的启动时间也是错误的。完成这个任务的能量早就在你精神上准备好了，它比你认为的完美的时间点要早得多。你开始工作的第一分钟和其他任何时候比起来都是一样好。
如果怎么都摆脱不了这种想法，你可以和某个虽然一再拖拉，但终于完成了某项任务的人聊聊天，我相信，你坚持的所有关于“完美时机”的念头都会一扫而空。你付诸行动的那一刻，就是最好的时机。就像“好日子”一样，“完美时机”的想法也不过是一种幻影。当你能够让自己感觉到积极的时候——当你感到心情不错的时候——这就是个好日子；当你能够着手去处理一直被拖拉的重要任务时，这就是最完美的时机。