2.4 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

2.4.1 设置只读文档

“只读文档”是指开启的文档处在“只读”状态，无法被修改。设置只读文档的方法主要有以下两种。

1. 标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，并将其设置为只读。

标记为最终状态的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，在弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮。在弹出的下拉列表中选择【标记为最终状态】选项。

2 弹出提示对话框，提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”。

3 单击按钮，弹出提示对话框，提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

4 再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑”，此时文档的标题栏上显示“只读”，如果要编辑文档，单击按钮即可。

2. 使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的界面中选择【另存为】选项。

2 弹出【另存为】界面，单击【计算机】【浏览】按钮。

3 弹出【另存为】对话框，单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。

4 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框。

5 单击按钮，返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。重新启动该文档时弹出【Microsoft Word】对话框，提示用户“是否以只读方式打开？”。

6 单击按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2.4.2 设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档加密。设置加密文档包括设置文档的打开密码与修改密码。

设置加密文档的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，单击按钮，在弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

2 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

4 再次启动该文档时弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

5 如果密码输入错误，会弹出提示对话框，提示用户“密码不正确，Word无法打开文档”。

2.4.3 启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能等方法保护文档的内容不被修改，具体的操作步骤如下。

启动强制保护的具体步骤如下。

1 单击按钮，在弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，在弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

2 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，在【2. 编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表框中选择【不允许任何更改（只读）】选项。

3 在【3. 启动强制保护】组合框中单击按钮，弹出【启动强制保护】对话框，在【新密码】和【确认新密码】文本框中分别输入“123”。

4 单击按钮，返回Word文档中，此时，文档处于保护状态。

5 如果用户要取消强制保护，单击按钮，弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。