第8章 如何进行有效的合同管理(4)

2.劳动合同的解除：

（1）合同期未满，派遣人员个人提出辞职或用工单位提前解聘；

（2）派遣员工持《解除派遣员工关系办理单》一式三份到派遣公司办理解除劳动关系手续；

（3）派遣员工持《解除劳动合同证明书》到派遣公司办理社保关系及人事关系的转移，派遣员工持《解除派遣员工关系办理单》到派遣公司办理求职登记；

（4）派遣公司分析解聘原因，进行职业培训，推荐就业。因用工单位原因提前解聘的派遣人员予以优先推荐就业。

3.劳动合同的终止：

（1）劳动合同期满或者当事人约定的劳动合同终止条件的出现，劳动合同即行终止；

（2）派遣员工持《终止劳动合同证明书》到派遣公司办理社保关系及人事关系转移；

（3）派遣员工持《终止劳动合同证明书》到派遣公司办理求职登记；

（4）建立《派遣人员就业信息库》、《派遣人员个人业绩档案》；

（5）派遣公司分析派遣人员解聘原因，进行就业培训后推荐就业。

4.劳动合同的续签：

（1）劳动合同期满，用工单位与派遣人员双方同意续延劳务关系的；

（2）用工单位开具《劳务租赁介绍信》；

（3）派遣公司发出续签《通知书》；

（4）派遣公司与派遣人员签订《劳动合同书》或《再就业合同书》；

（5）《劳动合同书》或《再就业合同书》一式三份，经劳动部门鉴证，派遣公司、用工单位、派遣员工各一份。

5.派遣人员人事档案、人事关系的管理：

（1）档案的调入；

（2）派遣人员的毕业就业审批、落户。

第六节合同的保存及销毁

在合同履行完毕或合同的权利义务终止后，企业的项目部或有关部门应按档案管理部门规定的分类形式、格式标准整理合同档案，并按档案管理要求的时间及方式移交本档案部门归档保存。

一、合同档案的内容

合同档案一般包括：

1.背景材料；

2.当事人主体资格及资信等证明文件；3.合同审查意见书；

4.合同正本（含附件）；

5.授权委托书正本；

6.履行、争议解决情况的说明；

7.合同变更、解除的相关文件；

8.合同双方的往来电函和协商记录；

9.其他与合同有关的文件。

二、合同的保存

企业签署的合同文本除了及时报企业对口业务部门备案外，均应交由项目部业务对口部门负责人集中保管留存，并向项目部财务部门提交一份原件作为付款依据。其他任何人包括项目经理在内，不得保管任何已经签署生效的合同文本，以避免有关人员违规操作、业务部门情况不明乃至合同丢失、违法违纪等不良现象给项目部和企业带来的被动局面。

【案例】某公司就曾发生过项目经理与材料供应商签署合同后，将合同文本长期私自存放，一直不与业务部门见面，结果造成了文本丢失。该经理中途调离后，也未对此事进行通报和补救。工程竣工后，公司其他人员在毫不知情的情况下，被合同对方抓住漏洞、告上法庭，该公司最终不仅如数赔付了合同价款，而且还支付了数目庞大的违约金和滞纳金，导致项目严重亏损、企业名誉扫地。因此，公司领导和其他业务人员如需调阅合同，阅后必须及时交还合同保管人，不能以任何借口留存。

合同管理的考核与激励

企业档案存放保管后不能将之付诸于脑后，不再进行查看。企业有关部门应每半年对各项目部合同管理工作进行一次检查，形成书面检查与考核报告，考核结果纳入奖金考核体系。公司根据公司控制部的检查与考核报告每年至少一次委托外部审计机构对合同管理工作进行审计。

1.对于有以下情形之一的项目部和个人，公司予以表彰和奖励：

（1）为公司挽回和避免重大经济损失；

（2）检举、揭发利用合同进行违法活动有功；

（3）合同管理工作业绩突出。

2.对于有以下情形之一的项目部和个人，公司予以处罚：

（1）不按公司合同管理办法订立、变更或解除合同；

（2）订立有重大缺陷的合同或无效合同、虚假合同；

（3）与对方恶意串通订立合同，以谋取个人或小集体利益损害公司合法权益；

（4）未经授权或越权限订立合同；

（5）发生争议隐瞒不报或擅自处理争议；

（6）擅自放弃权利对公司造成损害；

（7）泄漏合同意向、商业秘密或其他相关秘密；

（8）涉嫌利用合同进行其它犯罪活动的。

企业只有谨慎而行，才能避免风险。

我们回到本章开头的案例，进行解析。

三、合同的销毁

实践生活中，很多企业和个人在签订合同和履行合同中注重合同的保管，但是却在合同履行完毕之后就销毁了，这其实给企业留下了很大的隐患。合同是最有效的证据之一，合同虽然履行完毕，但是法律诉讼时效却一般在两年以上。所以，企业签订的合同一般情况下应当在履行合同后保存两年方能销毁，这样就避免了企业在履行合同后又被诉讼的风险。

【案例分析】上述案例中，总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1.在本公司合同档案中未能找到与对方例行续签的经济合同。

2.某公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行违约责任赔偿。”

3.某公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12%。（彼时银行同期借款利率是5.85%），按照此利率的3倍计算的违约利率为36%，与其合同约定的相符。

至此，案情基本明朗，某公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据商务公司负责某公司的业务人员所说，商务公司之所以没有找到与某公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，某公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，某公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，但是私下却在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

附：某企业《项目部合同管理办法》作为参考

总则

第一条为了进一步加强项目合同管理工作，具体指导集团公司直属项目部的合同订立、履行、变更和终止的行为，明确各相关方的职责，避免集团公司蒙受不必要的经济损失，特制定本办法。其他项目部可参照执行。

第二条项目部在项目履行过程中订立、履行、变更和终止合同，应当在本办法的指导下进行。不按照本办法签订的合同引发的合同事故，责任人必须承担相应责任。

第三条合同作为明确经济关系双方权利、义务的依据，具有法律约束力，与合同有关并经双方确认的文书、图表、传真件、数据电文等均视为合同的组成部分。

第四条本办法所指合同包括建设工程、劳务、借款、买卖、租赁等经济方面的合同，不包括劳动合同。