1.3 信息系统与管理

1.3.1 组织管理环境的变化

1.信息化浪潮席卷全球

人类社会向信息社会迈进的过程就是信息化过程，它代表着先进生产力的前进方向。从发达国家到发展中国家，都根据自己的实际情况制定了信息化发展战略，从而形成了全球信息化浪潮。随着信息技术的发展，信息化给企业管理带来了革命性的变化，莫顿（Morton M.S.Scott）的研究表明，这种变化至少归纳为6个方面：① 信息化给企业生产、管理活动的方式带来了根本性变革。② 信息技术将企业组织内外的各种经营管理职能、机制有机地结合起来。③ 信息化将在许多方面改变产业竞争格局和态势。④ 信息化给企业带来了新的战略性机遇，促使企业对其使命和活动进行反思。⑤ 为了成功地运用信息技术，必须进行组织机构和管理方法的变革。⑥ 对企业管理的重大挑战是如何改造企业，使其有效地运用信息技术，适应信息社会，在全球竞争中处于不败之地。汹涌而来的全球信息化浪潮既为中国企业带来发展的契机，又使其面临着严峻的挑战。

2.经济全球化

经济全球化是指世界经济活动超越国界，通过对外贸易、资本流动、技术转移、提供服务、相互依存、相互联系而形成的全球范围的有机经济整体。它是当代世界经济的重要特征之一，也是世界经济发展的重要趋势。自20世纪90年代以来，经济全球化进程日趋加快。经济全球化与跨国公司的深入发展，既给世界贸易带来了重大的推动力，同时也给各国经济贸易带来了诸多不确定因素，使其出现许多新的特点和新的矛盾。可以从3个方面来理解经济全球化：一是世界各国经济联系的加强和相互依赖程度日益提高；二是各国国内经济规则不断趋于一致；三是国际经济协调机制强化，即各种多边或区域组织对世界经济的协调和约束作用越来越强。信息使空间变小，距离对经济活动的约束日益弱化，经济活动的国内和国外的界限变得模糊起来。作为主要经济资源的知识，必然导致经济活动突破国界而成为全球活动。同时，顾客消费需求的个性化、多样化决定了企业只有合理组织全球资源，在全球市场上运筹帷幄，才有生存和发展的可能。跨国经营成为大企业发展的重要战略，跨国投资不断增加，跨国公司正以其经济、技术的强大实力，成为国际市场的主力军，正在对世界经济产生巨大而深远的影响。对于每个企业来说，经济全球化都是一柄双刃剑，既是机遇，也是挑战。面对激烈的全球竞争化格局，国内企业必须以强烈的竞争意识和危机感来认真思考自己的全球竞争战略。

3.知识经济时代的来临

世界经济正面临新的经济改革，不少国家的经济从工业经济转向基于知识和信息的服务经济（Knowledge and Information-based Service Economy），一个以知识为基础的经济时代已经来临。知识经济直接依赖于知识和信息的生产、扩散和应用，其主要特点是信息化、网络化、智能化。知识和技术创新是人类经济、社会发展的重要动力源泉。专家们指出：21世纪将是“知识化了的全球社会”。知识经济的到来使信息与知识成为重要的战略资源，对人们的生产方式、生活方式、思维方式、管理决策将产生重大影响，企业管理将从生产向创新转变，其经济效益将越来越依赖于知识和创新。知识经济正在给中国的经济发展与社会发展注入更大的活力、带来更好的际遇，每个现代企业都必须高度重视知识资源的开发和有效运用，善于运用信息网络资源，把握世界范围内的新知识、新信息、新动向来加快自身的发展。

20世纪90年代以来管理环境的变化，使管理理论研究开始针对学习型组织和虚拟组织问题而展开，使企业管理理论的研究经历了从局部方法研究到管理职能研究、从仅将企业内部作为一个整体研究到考虑企业外部环境的研究，最终走向面向全球的研究。

1.3.2 信息系统对管理的支持

管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则取决于信息的质和量。信息是管理活动中一项极为重要的资源，信息的触角深入到整个管理过程的各个环节中，其获取、加工和传递是管理活动的基础。信息系统能把生产和流通过程中的大量数据流收集、组织和控制起来，经过处理，转换为对各部门来说都是不可缺少的数据，经过分析，使它变成对各级管理人员决策具有重要意义的有用信息。一个组织要生存和发展，就必须依靠信息系统的支持，用动态的观点来研究面临的新问题。面向管理是信息系统的显著特点。有效的信息管理是科学管理必备的前提条件，信息系统为组织的科学管理提供了重要的技术基础。一个组织的管理职能主要包括计划、组织、领导和控制四大方面，其中任何一方面都离不开信息系统的支持。

1.信息系统对计划职能的支持

任何组织的活动实际上都有计划，计划不仅可以作为行动的纲领，而且也是对执行结果评价的依据。管理的计划职能是为组织及其下属机构确定目标，拟订为达到目标的行动方案，并制订各种计划，使各项工作和活动都能围绕预定目标去进行，从而达到预期的效果。高层的计划管理还包括制定总的战略和总的政策。信息系统对计划职能的支持包括如下方面。

（1）根据企业提供的约束条件，合理地安排各职能部门的计划，从战略规划、战术管理和业务处理层不同的管理层次，分别辅助销售计划、物料需求计划、生产计划、库存计划、财务计划及研发等计划的制订。

（2）支持计划编制中的反复试算及计划数据的快速、准确存取。

（3）支持计划的基础预测。辅助管理层预测企业未来，对未来做出安排和部署，及时调整企业经营方向，以达到预期的目标。

2.信息系统对组织职能的支持

组织职能是指为有效实现组织目标，建立组织结构，配备人员，使组织协调运行的一系列活动。信息系统按组织职能可以划分为办公系统、决策系统、生产系统等，是现阶段对企业组织进行改革的有效技术基础。信息系统的应用促使企业组织重新设计、企业工作重新分工和企业职权重新划分，进一步提高了企业的管理水平，具体表现如下。

（1）使传统的组织结构向扁平式结构的非集中管理方式转变，提高组织管理的效率。

（2）提高企业业务流程重组及组织结构优化的成功率，有利于打破传统的职能型组织结构，建立全新的过程型组织结构，从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面绩效的巨大改善，激发并增进企业组织的竞争力。

（3）使得组织中上下级之间、各部门之间及其与外界环境之间的信息交流与共享变得十分便捷，有利于上下级和成员之间的沟通，可以随时根据环境的变化做出统一的、迅速的整体行动和应变策略，提高了企业组织结构的灵活性与有效性。

3.信息系统对领导职能的支持

领导职能是指领导者运用组织赋予的权力，组织、指挥、协调和监督下属人员，完成领导任务的职责和功能，它包括决策、选人用人、指挥协调、激励和思想政治工作等。领导者在信息方面的职责是作为信息汇合点和神经中枢，对内对外建立并维持一个信息网络，以沟通信息，及时处理矛盾和解决问题。信息系统可以提供给领导层所需要的各种信息，并且可以利用定量化的科学管理方法，通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策，辅助组织的中高层管理人员决策，减少经营管理中的失误，帮助实现组织目标。

4.信息系统对控制职能的支持

控制职能是对管理业务进行计量和纠正，确保计划得以实现。为了实现管理的控制职能，应随时掌握反映管理运行动态的系统监测信息和调控所必需的反馈信息。随着信息技术的发展，自动化、智能化的控制将是一种更高级的形式，而信息系统的应用使得自动化、智能化的控制成为现实。例如，企业可以通过计算机集成制造系统（CIMS，Computer Integrated Manufacturing System）之类的信息系统来自动监控并调整整个生产的物理过程，优化或改善企业的设计过程、管理决策过程和加工制造过程，从而进一步提高企业的市场竞争能力和应变能力。信息系统为控制职能提供了强有力的技术支持。企业可以根据各职能部门提供的数据，对计划的执行情况进行监测、检查、比较执行与计划的差异，分析产生差异的原因，辅助管理人员及时以各种方法加以控制。特别是可以对企业的关键部门或关键生产环节进行重点监控，包括财务监控、库存监控等，有效防范和减少企业的风险。

1.3.3 管理科学化对信息系统的影响

信息系统是技术与管理结合、人机结合的综合系统，它不是简单地为了处理信息而处理信息的孤立事物，它的有效运行必然受到管理科学的影响。信息系统归根到底是为管理服务的，管理的体制和习惯决定着信息系统能否真正运行起来。国内外许多失败教训就证明，技术上可行的事情由于管理体制和人员工作习惯的问题而最终导致失败。一方面，信息系统的建设需要管理理论做指导；另一方面，信息系统的规划和实现也需要组织的管理实践相配合，因此管理科学化对信息系统有着至关重要的影响。

1.信息系统的建设需要管理理论做指导

信息系统作为一门交叉学科，是管理科学和信息技术的紧密结合，它将管理学、运筹学、组织行为学和计算机科，以及其他决策理论、心理学、人工智能等理论研究成果结合了起来。因此，管理理论为信息系统的开发设计和应用提供了理论上的指导。例如，处于不同发展阶段和信息化成熟度不同阶段的组织对于信息系统建设的具体要求也会有所不同，这些要求就会成为信息系统开发与应用的前提或限制条件。另外，信息系统的开发就是在一定时期一定经费的前提下，组织各种资源实现目标的过程。这个过程是个复杂的项目管理系统工程，本身就需要进行科学化的管理，需要协调好各类开发人员和各级用户之间关系，做好经费开支和经费控制等工作，才能保证信息系统的顺利开发和应用。

2.信息系统的规划和实现需要组织的管理实践相配合

大量实践经验表明，许多信息系统失败的原因就在于组织领导认为信息系统只是单纯的一个技术问题，不需要管理的协调配合。近年来，国内外学者在总结MIS、DSS、ERP和EIS等信息系统实施的经验教训时，普遍认为达不到预期效果的主要原因如下。

（1）信息系统的规划和设计缺乏企业战略的指导。

（2）信息技术的应用、信息系统的开发忽视了与组织结构、人员结构、知识结构间的关系。

（3）开发的系统难以适应业务流程重组的需要。

实际上，信息系统的规划与实施需要组织管理改革的配合，需要组织管理者根据新的目标或战略来调整组织结构，优化或重组业务流程，重塑组织文化以适应新的组织环境。美国学者理维特提出的组织模型指出（如图1.8所示），组织可以用人、结构、技术和任务4个变量来描述，它们之间存在着强烈的依存关系。信息技术和企业组织机构之间彼此影响，信息系统的引进将导致新的组织机构的产生，而现有的组织结构又会对信息系统的开发设计及应用能否成功产生重要的影响。在信息系统的规划和实施中，需要考虑到的影响组织运作的重要因素包括组织的战略和目标、组织结构、业务流程、组织文化和组织环境等。