电脑办公应用技巧
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1.1 使用Windows 7操作系统

技巧1 管理系统桌面上的图标

当电脑外部设备连接好了并接通电源后,按下显示器的电源开关按钮可打开显示器,然后按下主机上的电源按钮,电脑便会开始启动。当电脑启动成功后,显示器的屏幕上会显示Windows操作系统的界面。

默认情况下,首次进入Windows 7操作系统时,桌面上只有“回收站”图标,根据操作需要,我们可以对桌面图标进行添加、删除和排列等操作。

提示 桌面图标是一种启动程序、打开窗口、打开文件或打开文件夹的快捷方式,双击某个桌面图标,将直接启动对应的程序,或打开对应的文件。

1.添加桌面图标

通常情况下,图标分系统图标和程序图标两种,其中系统图标是操作系统内置的图标,例如“回收站”、“计算机”等,程序图标是指安装应用程序后产生的快捷方式图标,其左下角有一个小箭头。如果要将“计算机”、“网络”等常用系统图标添加到桌面上,可按下面的操作步骤实现。

01 在系统桌面空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击“个性化”命令。

02 打开“个性化”窗口,在左侧单击“更改桌面图标”链接。

03 弹出“桌面图标设置”对话框,在“桌面图标”栏中勾选需要显示的系统图标前的复选框,然后单击“确定”按钮即可。

在平时使用电脑的过程中,有一些程序每天都会接触到,如Word、记事本等,用户可以在桌面上为常用程序添加桌面图标,这样使用这些程序时就会更方便。例如,要将“记事本”程序添加为桌面图标,其操作方法为:单击桌面左下角的“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中单击“所有程序”命令,在打开的“所有程序”列表中单击“附件”命令,在展开的程序列表中使用鼠标右键单击“记事本”命令,在弹出的快捷菜单中依次单击“发送到”→“桌面快捷方式”命令即可。

2.删除桌面图标

当桌面图标太多时,桌面看起来就会非常凌乱。为了保持桌面整洁,可删除一些不常用的桌面图标,其方法主要有以下两种。

在系统桌面上使用鼠标右键单击需要删除的桌面图标,在弹出的快捷菜单中单击“删除”命令。

选中需要删除的桌面图标,然后按下“Delete”键。

执行以上任意一种删除方法后,都会弹出“删除文件”提示对话框,单击“是”按钮便可确认删除。

3.排列桌面图标

当桌面上的图标太多时,我们还可以对其进行排列,以便能快速找到需要的桌面图标。

排列桌面图标的方法为:在系统桌面空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击“排序方式”命令,在展开的子菜单中选择需要的排序方式即可。

技巧2 改变桌面图标的大小

Windows 7操作系统提供了3种桌面图标显示方式,分别是“大图标”、“中等图标”和“小图标”,默认以“中等图标”方式显示。

如果默认的图标显示方式无法满足我们的视觉和操作习惯,可进行更改,方法为:在系统桌面空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击“查看”命令,在弹出的子菜单中,单击需要的图标显示方式命令即可。

提示 桌面上的图标默认是自动排列的,因此不能拖动改变其位置,若要拖动桌面图标至其他位置,需取消其自动排列设置,方法很简单,只需在“查看”菜单中取消勾选“自动排列”命令即可。

技巧3 改变任务栏的大小和位置

默认情况下,任务栏位于系统桌面底端,由一系列功能组件组成,从左到右依次为“开始”按钮、程序按钮区、语言栏、通知区域以及“显示桌面”按钮。

如果觉得任务栏的面积不够用,我们可以通过拖动鼠标的方式调整任务栏大小,具体操作方法为在任务栏的空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中取消“锁定任务栏”命令的勾选状态,以取消任务栏的锁定状态。此时,将鼠标指针移动到任务栏的上边沿,当指针变为双向箭头时按住鼠标左键不放并向上或向下拖动鼠标,便可任意调整任务栏的大小,当调整到合适的大小后释放鼠标左键即可。

如果希望调整任务栏的位置,可以通过以下两种方式实现。

拖动鼠标:解除任务栏的锁定状态,将鼠标指针移动到任务栏空白处,按住鼠标左键不放,拖动任务栏到屏幕的任意一个边上再释放鼠标左键即可。

通过对话框设置:使用鼠标右键单击任务栏空白处,在弹出的快捷菜单中单击“属性”命令,弹出“任务栏和「开始」菜单属性”对话框,在“任务栏”选项卡的“屏幕上的任务栏位置”下拉列表中进行选择即可。

技巧4 将常用程序图标锁定到任务栏

默认情况下,任务栏的程序按钮区中只显示了3个程序按钮,包括“Internet Explorer”、“Windows Media Player”和“Windows资源管理器”,单击这些按钮可快速打开相应的程序或文件夹。根据操作需要,用户也可以将常用的程序图标锁定到任务栏中,以方便使用。例如,要将系统自带的“计算器”程序锁定到任务栏,可按下面的操作方法实现。

01 单击桌面左下角的“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中单击“所有程序”命令,展开“所有程序”列表。

02 在“所有程序”列表中单击“附件”命令,在展开的程序列表中使用鼠标右键单击“计算器”命令,在弹出的快捷菜单中单击“锁定到任务栏”命令。

03 操作完成后,“计算器”程序的图标将锁定到任务栏上,对其单击可快速启动“计算器”程序。

技巧5 取消任务栏窗口按钮的分组显示

默认情况下,在Windows 7中打开一个程序后,在任务栏中就会显示一个与该程序对应的按钮。当打开多个程序时,任务栏上的程序按钮就会按照各自的分类重叠起来。如果觉得这样操作起来不方便,可以禁用任务栏的分组功能,让各个程序按钮单独显示。

禁用分组功能的操作方法为打开“任务栏和「开始」菜单属性”对话框,在“任务栏”选项卡的“任务栏按钮”下拉列表中选择“从不合并”选项,然后单击“确定”按钮即可。

提示 在“任务栏按钮”下拉列表中若选择“当任务栏被占满时合并”选项,程序按钮将在占满任务栏后自动进行分组。

技巧6 了解窗口与对话框的区别

窗口和对话框是各种程序的操作与设置界面,是程序提供给用户操作程序的交互式平台,通过在窗口或对话框中的操作,可以实现人机对话。

其中,窗口是程序或文件的矩形操作界面,且不同程序的窗口有不同的布局和功能,但窗口的主要组成可以概括为标题栏、工具栏、工作区、状态栏和滚动条等。对窗口进行操作时,可以通过最大化、最小化、还原和关闭操作来灵活地控制窗口的显示。

最大化:当窗口较小不便操作时,可以将窗口最大化到整个屏幕,方法是单击窗口右上角的“最大化”按钮

还原:最大化窗口后,“最大化”按钮将变为“向下还原”按钮,单击该按钮,窗口将返回最大化前的大小。

最小化:最小化窗口可以使窗口暂时不在屏幕上显示,方法是单击窗口右上角的“最小化”按钮。最小化窗口后,窗口并未关闭,只要单击任务栏上相应的任务按钮,即可恢复窗口的显示。

窗口处于非最大化状态时,可移动窗口的位置,方法为在窗口标题栏的空白处按住鼠标左键不放并拖动鼠标,当将窗口拖动至想要的位置后松开鼠标左键即可。

提示 当窗口处于非最大化状态时,将鼠标指针指向窗口边框,当指针呈双箭头状态时,按住鼠标左键不放并拖动鼠标,可调整窗口的大小。

对话框是用户更改程序设置或提交信息的特殊窗口,在进行程序操作、系统参数设置、应用程序属性设置和文件属性设置时,都会用到对话框。从外观上看,Windows 7操作系统中的对话框主要由标题栏、“关闭”按钮和对话框页面组成。对话框页面中的内容多种多样,常见的有选项卡、选项组、文本框、微调框、下拉列表框、列表框、按钮和窗格等。

与普通窗口相比,绝大多数对话框的大小是固定的,且不能进行缩放和最大化或最小化操作,只能进行移动和关闭操作。

移动对话框:在对话框的标题栏上按住鼠标左键不放并拖动鼠标,即可移动对话框。

关闭对话框:单击对话框右上角的“关闭”按钮,即可关闭对话框,这样在对话框中的所有更改可能被取消。

技巧7 在多个窗口间进行排列和切换

在Windows操作系统中,无论同时打开多少个窗口,都可以通过窗口排列功能对窗口进行排列,使所有窗口同时显示在屏幕中以便于查看和切换。排列窗口的方法很简单,只需在任务栏空白处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择需要的排列方式即可。Windows提供了以下几种排列方式。

层叠窗口:将当前打开的所有窗口按规律层叠排列,每个窗口的标题栏都处于可见状态。

堆叠显示窗口:将当前所有打开的窗口横向平铺显示在屏幕中,此时所有窗口均可见。

并排显示窗口:将当前所有打开的窗口纵向平铺显示在屏幕中,此时所有窗口均可见。

如果打开了多个窗口,要在某个窗口中进行程序操作或文件编辑时,需要先选择该窗口使其成为当前窗口。当前窗口会在最前面显示,并且窗口颜色比其他窗口深一些。常用的切换窗口的方法是在桌面上用鼠标单击某个窗口的任意位置,或者在任务栏中单击需要的窗口按钮。此外,在Windows 7操作系统中,用户还可以通过下面的方法切换窗口。

通过窗口缩略图切换:默认情况下,如果打开了多个同一类型的窗口,则会合并到同一按钮中,将鼠标指向程序按钮,会显示该组所有窗口的缩略图,单击要切换的窗口缩略图,即可切换到该窗口。

使用“Alt+Tab”组合键切换:按住“Alt”键不放,然后按下“Tab”键,即可显示所有窗口的缩略图,此时,每按下“Tab”键一次,都会选择下一项,当选中了需要显示的窗口后释放“Alt”键即可。

通过Windows Flip 3D模式切换:Windows 7还提供了一种3D模式的窗口切换方式,按下“Win+Tab”键即可进入Windows Flip 3D模式,此时所有窗口将显示斜角度的3D化预览界面,反复按“Tab”键可以让窗口从后向前滚动,用户可以方便直观地选择需要的窗口。

技巧8 将隐藏的菜单栏显示出来

在Windows 7操作系统中,有的窗口(如“计算机”窗口)隐藏了菜单栏,如果要使用菜单栏,就需要先将其显示出来。这里以“计算机”窗口为例,讲解如何将菜单栏显示出来。

临时显示:按下“Alt”键,激活菜单栏,使其临时显示在窗口中。

永久显示:在“计算机”窗口中,单击工具栏中的“组织”按钮,在弹出的下拉菜单中依次单击“布局”→“菜单栏”命令,使其呈勾选状态。

技巧9 使用“开始”菜单启动程序

“开始”菜单是Windows 7中的一个特殊菜单,它包含了使用Windows 7时需要的所有操作命令,通过这些命令可以启动相应的程序。下面以启动QQ2011程序为例,讲解具体操作方法。

01 在桌面左下角单击“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中单击“所有程序”命令。

02 在展开的程序列表中单击“腾讯软件”命令,在展开的列表中单击“QQ2011”命令,在接下来展开的列表中单击“腾讯QQ2011”命令,即可启动QQ2011程序。

技巧10 使用“开始”菜单搜索文件或程序

在“开始”菜单下方有一个“搜索程序和文件”文本框,通过该文本框可以搜索电脑中的文件、文件夹或程序。例如在“开始”菜单的搜索框中输入文本“音乐”,系统将自动搜索出符合输入条件的选项,并将结果显示在搜索框上方。在搜索结果中单击某个选项,可以打开相应的文件或文件夹等对象。

技巧 在“开始”菜单的搜索框中输入某个程序名称(例如QQ),然后按下“Enter”键可以快速启动该程序。

技巧11 将常用程序锁定到“开始”菜单中

“开始”菜单左侧为常用程序区,其中会显示打开过的程序,但显示的内容会随着打开的程序变化而更新。

为了便于使用,可以将常用的程序锁定到“开始”菜单中,方法为在“开始”菜单的“所有程序”列表中找到需要锁定的程序,如“暴风影音”,然后使用鼠标右键对其进行单击,在弹出的快捷菜单中单击“附到「开始」菜单”命令。经过这样的操作后,“开始”菜单的上部会出现“暴风影音”的启动程序,以后只要单击该图标即可启动“暴风影音”程序。

提示 如果需要将之前锁定的某个程序项删除,可以使用鼠标右键单击该程序项,在弹出的快捷菜单中单击“从「开始」菜单解锁”命令即可。

技巧12 更改“开始”菜单中最近打开的默认程序数目

默认情况下,“开始”菜单中显示了10个用户最近使用过的程序,若要更改其默认程序数目,可按下面的操作方法实现。

01 使用鼠标右键单击任务栏空白处,在弹出的快捷菜单中单击“属性”命令。

02 弹出“任务栏和「开始」菜单属性”对话框,切换到“「开始」菜单”选项卡,然后单击“自定义”按钮。

03 弹出“自定义「开始」菜单”对话框,在“「开始」菜单大小”栏的“要显示的最近打开过的程序的数目”微调框中设置需要的数目,然后依次单击“确定”按钮保存设置即可。

技巧13 取消显示“开始”菜单中最近打开的程序

如果用户不想使最近打开过的程序在“开始”菜单中显示出来,可打开“任务栏和「开始」菜单属性”对话框,切换到“「开始」菜单”选项卡,在“隐私”栏中取消勾选“存储并显示最近在「开始」菜单中打开的程序”复选框,然后单击“确定”按钮即可。

技巧14 电脑死机了怎么办

当不再需要使用电脑时,可单击桌面左下角的“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中单击“关机”按钮进行关机。

当遇到电脑死机或无法正常关机的情况时,不仅程序无法响应,鼠标也不能移动,此时就不得不进行强行关机,方法为按住主机上的电源按钮不放,持续几秒钟之后,主机会强行断开电源,关闭电脑。用这种方法关闭电脑,会使一些正在运行的程序及数据无法保存,从而导致信息丢失。情况严重时,还会破坏系统文件、损坏硬盘等。因此,不到万不得已,尽量不要采用这样的方式关闭电脑。

提示 在遇到电脑死机或无法正常关闭电脑的情况时,如果按下主机上的复位按钮(“RESET”),电脑将强行重新启动。

技巧15 让电脑“睡眠”

睡眠是电脑电源管理的一种节能模式,让电脑“睡眠”时不必关闭文件和程序,Windows操作系统会自动保存所有正在编辑的文件,并关闭显示器及主机风扇,用很低的耗电量维持内存中的工作。

让电脑进入睡眠状态的方法为单击桌面左下角的“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中单击“关机”按钮右侧的箭头按钮,在弹出的子菜单中单击“睡眠”命令即可。

当台式电脑处于睡眠状态时,主机机箱外侧的一个指示灯会闪烁或变黄。进入睡眠状态后不能切断主机的电源,否则内存中的数据会全部丢失。

当需要使用电脑时,按下主机机箱上的电源按钮可以唤醒系统。由于唤醒过程省去了操作系统的启动过程,所以可在数秒钟内完成开机并恢复工作,且开机后的屏幕显示与关机前一样。

技巧16 利用锁定功能保护电脑隐私

在使用电脑的过程中,如果需要暂时离开电脑,可以锁定电脑,以防止他人使用自己的电脑,具体操作如下。

01 单击“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中单击“关机”按钮右侧的箭头按钮,在弹出的子菜单中单击“锁定”命令。

02 系统将返回到登录界面,并呈锁定状态,此时系统中运行的程序仍然在运行,但需要输入正确的密码才能解除锁定,并进入系统。

注意 在锁定电脑前,应对用户账户设置密码(其方法将在1.3节中讲解),否则锁定电脑后,仍然不能起到保护电脑隐私的作用。