第4章 办事的效率(1)

每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅“丢了西瓜”，很有可能我们连“芝麻”也没有捡到，使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。

聪明的人，知道如何提高自己做事的效率。

高效率意味着你要专心

人一般都是需要一个清静的环境来专心做事的。“不专心”是效率的大敌，相信每个人都有这样的经验：当你面临生活上一些比较严重的问题或是挫折时，你会觉得满脑子都“乱哄哄”的，无法集中精神，甚至你可能在办公桌前发一早上的呆而大脑还不曾转过弯来，也做不出原本10分钟就可以完成的工作。

美国的一位教育心理学专家曾发表一篇调查报告，指出美国在校大学生在上课的时间里，真正“能听进去也能听懂”的时间只有前面20～30分钟，其他时间，脑子里都装满了和课堂无关的东西。也就是说，每堂课有一半以上的时间被白白浪费掉了。而学生们回家后，还必须花上两至三倍的时间来研读深奥难懂的课文。这从效率学来看，实在不是什么明智的做法。

不过说得简单，要真正做起来又好像不是那么容易的！可以这样做试试：先从简单的开始，或者先从自己感兴趣的事着手。当你觉得心情平静了之后，也不会去想那些令人烦恼的事时，就可以开始着手处理比较困难的事务了。这样你的效率还会不高吗？

在办公室里还应为自己创造一个简单的工作环境，把一切不必要的东西都撤走。包括小说、杂志、CD、零食……只允许必要的文件、工具留在桌面。这样一来，做起事就不会走神，不会东瞧西看，很专心，效率自然就提高了。

高效率意味着你要比别人先走一步

人们在处理很多事的时候，最好能具备“高机动性”。也就是说，我们的行动比别人预测的还要早，做好万全准备，再全力以赴地完成它。

很多人都了解机动性的重要，但却很少有人能够真正去实践。常听人说：“我也知道要多看书，增加自己的见闻，可是我太忙了，实在抽不出时间来。”或者是说：“我一直想把英文学好，但不知道该到哪儿去上课？”其实这些都是被动型的人的观点。一个主动型的人，他会想办法挤出时间来看他想看的书，学他想学的东西，而不会先替自己找好借口来逃避。

所以你要提高自己的效率就要努力克服自己的惰性，既然你的反应比较慢，那就让你时刻处于抢跑的状态中。这是一个很好很有用的方法，因为一旦你的进度比别人超前了，而且还能够保持在领先的位置，你就会产生一种成就感，总想要一直跑在别人前面。当然，这也要有点小小的代价，当别人都在休息时，你也不能松懈，要不断地努力。

找一群（或者是一个）工作都很出色的朋友或同事，经常和他们在一起，也就是接受他们的潜移默化，讲坦白一点就是请他们逼你，给你施压，让你因为要承受他们的压力而不得不对你的工作热情一点。这就是竞争产出动力的道理。运用本身的责任感来促成积极主动的工作观。比如说，对一个爱睡懒觉的人就委以他叫醒别人的责任，这样他必须每天准时起床打电话叫醒每个人，否则会影响大家的正常工作。处理公事也是一样，你可以狠狠心找份最重要的工作来做。然后为了不让大家对你失望，你就会强迫自己圆满地完成它，之后，那股满足的成就感就会成为你努力不懈的动力，对你以后的工作大有帮助。

在失去动力、效率下降的时候，你不妨想象一次努力之后会有什么样的成果，这可以成为自己积极工作的原动力。就像当年费雯丽主动争取出演《乱世佳人》，进而一跃成为国际知名的巨星一样，如果结果没有像你想象的那么让你满足的话，你也可以设定一个奖励自己的制度，设法“收买”自己，以达成目标。

高效率意味着你要有决心

任何一种坚定的决心，都应该是从你对人生的不满开始的。因为一旦你对人生没有目标，你也就不会采取任何行动。不采取行动，自然什么事也不会发生，即使吃饭这么一个简单的动作，同样也需要行动的意志。所以，可别终日无所事事，对要做的事总下不了决心而白活了一生。

由于有了渴望的动力，你会达到某些期望中的目的。渴望的力量与决心会鼓励你运用意志采取行动，像一头向前冲的公牛。

在成功的双元性质里面，有着妥协与奋斗的两种力量。汩汩不停的河流最能具体地表现出这种特性，它与地理形势妥协，一路上涓涓不息地向前奔流，努力地达到它与大海汇合的终极目的。这两种特性永远相辅相成，取得平衡。

河流无时无刻不在流动，当它迫不急待地向前冲刺时，还需倾全力摧毁挡路的岩石，于是河流自己排定了下工夫的先后次序。奔流入海是它的首要目标，搬岩移石则是第二个目的，在它达到首要的目标前，也绝不忽略次要的目的。

当一个人竭尽全力谋求成就时，除了务必常保持勤奋外，更重要的是同时也要具备适合自己脚步的节奏和韵律。

“决心”是引导人们走向成功的重要因素。有了明确的目标、周密的计划以后，就坐在家里等着成功从天而降，那是做白日梦。你要自己参与全程行动，并且在遇到挫折时要进一步加强自己的意志力，坚守既定目标，绝不能半途而废，这样即使最后并没有达到目标，但在人生的路上也算是一种成功。

如果你担心经常会因忘记自己所确定的目标而偷懒的话，那就把它贴在你时常会看见的地方吧！没必要贴得到处都是，只要能起到警醒的作用就够了。它们能帮你时刻牢记自己应该做什么。

就像一支军队，在出去打仗之前会大声高呼以鼓舞士气。如果有时你觉得意志力有点薄弱，精神不太集中的话，不妨用坚定的语调为自己加油打气。

当你犹豫不绝的时候，不妨破釜沉舟背水一战。也就是因为你没有给自己留太多的后路，所以你必须百分之百全力以赴。如果你的意志力并不是十分坚定的话，也不妨考虑试试用这种方法考验自己。

借助别人的力量来鞭策自己要坚守决心。比如说一生性懒散的人，当他想要成就一番事业，可是却不相信自己有决心做到时，他可以强迫自己去和一些勤奋向上的人进行切磋，借他们的精神来逼迫自己改掉懒散的缺点。

除了要有决心毅力以外，还必须有主见。人们都清楚“人云亦云”的力量，经常会听到别人说：“那么卖劲做什么？又不会多发一点工资！”初听也无所谓，听多了就会觉得此话也蛮有道理的，工作在不知不觉中就放慢了脚步，工作效率也就降低了。其实说这种话的人，本身工作效率肯定不高，否则怎么会有时间去管别人的闲事呢？况且在工作所学到的知识与经验，就成了你个人的智慧财产，不应仅以金钱来衡量。如果今天的努力可以达到明天的成功，这不是最有效率的结果吗？

高效率意味着好心情

人们在处理工作时，经常觉得既然开始做了，就要“贯彻始终”，否则就不够善始善终。其实这是要依情况而定的。如果你一直对这件事情很有兴趣，自然不会半途而废，不过如果你一开始做时就觉得心烦气躁，那你就应该考虑换另一件“重要且该做”的事做，通过调节心情来调整进度。

有一个美国的研究生，看书的时候从来不固定在同一个地方，有时在书房，有时阳光比较好就在日光浴室或是在后院的凉棚架下、附近的公园里，甚至开车到海边咖啡馆去读书。但他绝不在学校餐厅或图书馆读书，因为他不喜欢那种气氛。他这样说：“餐厅里人多又吵，还会经常碰到朋友。图书馆给我的感觉是睡觉的地方，太安静了，我一进去就开始神志不清，怎么能专心读书？”由此可见，好心情可以带来高效率。那么就去尝试找寻自己的好心情吧。

试着把你所要做的事列在一张表上，当某一件事做不下去时，可以从表上找出下一件要做的事，先去做它，完成之后再回去做原先的事情。如果你觉得没有一件事可以静下心去做的话，你大概需要放个假调整一下了。

再就是把四周的工作环境重新布置一下，增加一点新鲜感，就会有搬新家的心情。或者也可以把平日一成不变的工作时刻表改动一下。比如，把午餐时间推迟一小时，这样就可以不必和大家挤破头地抢饭吃；而且这一个小时也是办公室最安静的时候，没有电话也没有客户等你谈话，可以安安静静地做自己想做的工作。

如果一项工作已不能引起你的兴趣，但你又必须在有限的时间内完成它，这时候，你必须先让烦躁的心情平静下来，想想工作完成后的好处，你所要达到的真正的目标是什么，并想象目标达成时的喜悦，然后你再重新正视问题，开始工作（这点很重要，你不能一直带着一脸的傻笑不做事），用平和的心情做完它。慢慢地你会发现，其实工作情绪不是那么难以控制的。

很多人忙忙碌碌地过了一辈子，却从来都不曾从工作中获得乐趣。他们总认为是为了赚钱才不得不捧着这个饭碗。更有人甚至按照四季变迁换工作，他们不清楚自己到底要得到的是什么。

要保持高效率的工作水准，最重要的一点就是学会怎样在工作中寻找乐趣。首先，你必须要找到适合你自己个性及兴趣的工作来做。就像让一个不爱讲话的人去做老师或推销员，可能会害他咬破舌头；而让一个脑筋灵活的人去做千篇一律、一成不变的录入员，用不了3个月他就要“发狂”了！

找到适合自己的工作后，接着就要思考：自己的人生大目标是什么，为什么要做这份工作，自己想从中获得的又是什么。寻找工作的意义，也就是寻找一种生活的信念，升级到信念的高度就会给自己一种崇敬工作的心情。

再好听的歌，唱上一百遍也会有点烦；更何况是每天要面对的八小时工作，那么就尝试着提高自己的士气。

努力在办公室里建立良好的人际关系，免得大家在一起工作时“相看两相厌”，影响工作的兴趣及效率。

试着看看能否在工作当中找到一些能引起自己（或别人）发笑的事物。凡事不要太严肃，要尽力保持乐观开朗的心情。有时讲讲笑话也是很不错的办法，但不能太贪心，凡事适可而止。

有了好心情效率也就上去了。有些人很清楚自己想要的是什么，例如，有人是为了想改善经济状况而工作的，因此“赚钱”对他而言是最重要的事，有人是为了累积经验而选择这份工作，因而“学习”才是他的主要目标。当你对一件事情一心想要做成时，你做起事来就会很快。有了好心情，效率也就上去了。

高效率意味着思维的灵活

其实要保持工作的高效率，就必须保持头脑的正常运转，思维的灵活。比如说，工作之余可以看看“脑筋急转弯”（虽然那些答案通常都是傻傻的），多思考一些人生哲理和未来计划，或者看完一部电影后，和朋友讨论、分析它的优缺点。重点是，要经常用脑进行积极思考，并训练自己对周围事物的敏感度。

灵活的头脑有助于记忆力的增长，而记忆力又是工作效率不断提高的可靠保障。虽然有很多事情可以记在备忘录上，但是如果每天都要花很多时间填写、查看备忘录的话，也不是很有效率的做法，因此，还是靠自己的头脑比较经济实惠。

问问看，弄清楚自己的左脑与右脑哪一边比较常用或是比较发达。一般来说，左脑发达的人通常在数理或分析能力方面较强；而右脑发达的人则是对美术、艺术等感性的东西敏感度更高。

经常使用左脑的人，要多做一些锻炼右脑的运动。例如多听听音乐、多看一些展览、多做一些趣味性的活动。只要能“极尽感性之能事”，就可以调节一下自己过去理性的生活。

而对于已经颇具艺术感的人来说，右脑已经练得差不多了，应该着重对左脑做一些有建设性的训练。例如尽量多用心算，少用计算器；多阅读，多对事情做理性的分析、判断。

还有一些小小的运动也可以在日常生活中起到锻炼脑部的作用。比方说，一个左脑发达的人在下班时可以坐在公交车左边的座位，然后试着用左眼去看窗外的事物，借以锻炼自己的右脑。

随时为自己的左手创造锻炼机会。因为大部分的人经常使用右手，这样，右脑所管辖的左手运动量就大大地减少了，因此，习惯性地使用自己左手是一种很好的开发右脑的方法。

除此以外，还可以练习用左手做一些简单的事，像拿杯子喝水、换电视频道、拨电话号码等。

无论如何，多做运动总没有什么坏处，又可以达到“头脑不简单，四肢很发达”的效果，何乐而不为呢？

记忆力也是可以通过加强训练而提高的。

比如说，你同时有三件事要办，虽然这三件事本身毫无任何联系，但是如果你以这三件事的办理地点连成一个路线图来记忆，可能就会简单得多。

从小到大，人们都是被训练成一个死记硬背的人，而忽略了可以激发创造力的右脑的开发。所以，有机会要努力尝试做一个“印象派”的人，尽量用“画面”来代替文字记忆。

用“画面印象”的方法来记忆东西，不但可以激发右脑潜能，激发人的创造力，还可以增强记忆力，节省时间，实在是提高效率的好方法。

高效率意味着进退有度

完美主义是很多人都容易犯的一个毛病，像这样的人总是认为事情要做到满分才是高效率的表现，但事实上刚好相反。有时候太专注于一个“点”，往往会牺牲掉整个“面”。如果用3小时可以把一件事做到满分，但也可以利用这么多时间去做三件只值75分的事，你会选择哪一样？

如果你是个讲究效率的人，你应该选择后者。当然，在一开始的时候，你会觉得很不适应这种做法，但只要想想，拿三件事抵一件事，听起来还是颇具成就感的。当然，不能一概而论，尺度要靠自己把握。

试着不要为自己预留太充裕的时间去完成一件事，最好维持在那种“吃不饱又饿不死”的忧患意识当中，这样你就不会有太多的闲暇管闲事。当然，也不能把时间排得太紧太满，否则很容易因为工作压力过大而危害身心健康。

不要总是拿自己和那些出色者做比较，他们虽然在业绩上比你强，但不见得样样都比你强！每个人都有自己的优点，要量力而行。假如你把时间都浪费在你无法取胜的事情或无法击败的对手上，你失掉了的东西会更多。

尽量多找一些自己所不擅长的事情来做，多感受一些挫折。挫折感不但可以帮助你成长进步，还可以提醒你：“自己既然不是如此完美，追求它又有何意义？”当然，如果你很不谦虚地认为自己是十项全能的话，那就更不需要再追求完美了，不是吗？

效率中的自信原则

缺乏自信常常是性格软弱和事业不能成功的主要原因。没有自信的人会经常陷在自我否定的圈子里，认为这事自己干不了，那件事自己不可能做得更好等，影响了效率。