第11章 砍掉采购成本，一定要知道的20个绝招(5)
如果采购方把采购任务交给第三方去做，那么专门的采购公司就会集合同一产品大量的采购任务，这样专门的采购公司就具有规模优势，可以在采购过程中取得主动的地位。通过第三方公司进行采购往往比单个企业尤其是采购量较少的小企业节省许多费用，达到降低成本的目的。
第三方采购一般遵循如下流程。
1.确定采购服务需求
明确采购服务的范围和要求是第三方采购成功运作的前提条件。通过对服务需求的界定，企业在评估、选择物流提供商时才更具针对性。
2.制定采购建议书
根据界定的采购服务需求，企业提出第三方采购要达到的目标，如绩效目标、成本目标等；根据目标，设立选择第三方物流提供商的标准，包括价格、响应时间、运作管理结构、高层管理的有效性、质量保护体系、信息技术系统、财务稳定性、对不可预见环境的反应等；通过制定标准，最终确立适合企业的第三方物流提供商的范围，制定物流需求建议书。
3.选择物流提供商并签署合同
为了解物流提供商的专长和特性，首先，企业应重点调查以下四个方面：第三方物流公司是否具有与企业近似的价值观目标，是否具有适时更新的信息技术系统，是否具有稳定可靠的核心竞争力，是否具有建立长期合作关系的共同意愿。其中，合作双方企业文化以及管理理念是否接近对物流提供商的选择尤其重要。相似的企业文化和管理理念有利于合作双方进行沟通和学习，提高组织技能及运作水平。然后，企业应通过公开招标及交互选择进一步筛选物流提供商，缩小目标企业，并将采购需求建议书递交给这些提供商，要求各提供商提交物流解决方案。最后，企业在比较各解决方案的基础上，选择合适的第三方物流提供商。同时，由于第三方物流服务的不确定性和复杂性，第三方采购对采购方和提供方均涉及相当程度的经营风险，为了保护各自的利益、减少风险，双方必须认真协商合作过程中的权利和义务，详细描述采购服务的项目、服务水平、报酬、组织及过程，如绩效目标、奖惩机制以及风险分摊方式等，议定出对双方均有利的采购服务合同，以规范经营，并鼓励采购创新。
4.合同执行和控制，实施第三方采购服务
如果因一些未预期因素的影响而需修订原合同条款，如修订仓库布设、改变交付日期等，双方仍应充分沟通、协商解决问题，排除不利因素。采购执行中的沟通可以成为联系采购企业与物流提供商的纽带，从而扩大两者的接触面，推进双方合作。
5.对物流提供商进行关系管理和绩效评估
评估内容包括第三方物流公司依托先进的信息技术能否为企业提供无缝隙采购服务，能否通过获得的信息帮助企业提供采购预测、作出采购需求计划，能否为企业主动设计或创新采购服务项目，以及在共担风险和共享收益的合作竞争中是否实现了双赢等。
建立供应商管理体系，降低采购成本
建立供应商管理体系先要进行供应商认证，供应商认证应该从技术、质量、服务、价格、商业等各个方面考核供应商，因此，在认证考核供应商之前，企业各部门必须沟通。而建立完善的供应商管理体系，需要制定明确的目标、流程、详细的供应商认证标准，并在产品设计阶段就开始实施。此外，在供应商管理体系中，定期的供应商分析和器件分析，是进行供应商管理、商务谈判的有效工具。
那么，企业在建立供应商管理体系的时候，应该注意哪些问题呢？
（1）供应商认证应该由采购（或专门的资源开发）部门负责，并由技术、质量等部门共同完成。采购人员重点评估供应商的价格、供货周期、生产能力和规模、产品种类、财务状况；技术人员评估供应商的技术支持能力、研究开发能力；质量部门则注重供应商的产品质量、质量体系等。
（2）无论是哪种情况，最好都在研发阶段开始实施供应商管理。例如，某公司同时在北京、上海、西安设有研究所，设计人员在选择模拟器件时可能会选择AD、美国国家半导体、安森美、飞利浦或东芝；在选择存储器时可能选择英特尔、AMD、现代或三星；而且在批量生产时，考虑到成本因素，还可能用台湾公司产品进行替换。如果各地没有统一的供应链系统作为支持，供应商数目和专用器件数目都会非常庞大，供应商管理会因此混乱。
（3）在严格控制供应商数目的同时，也必须引入竞争机制。通常市场人员提出产品功能和成本需求，研究人员和采购工程师提出解决方案和成本估算，这样使产品的成本从一开始就处于受控状态。
采购人员如果不早期介入，一旦方案选定，会在商务谈判中陷于被动局面，特别是对于专用器件。
对于供应商评审和分析，无论是否经历过严格的认证，定期的评审都相当重要。除以上因素外，供应商评审更应该注重以下几点：
一是价格/商务分析：供应商在现有供应商中的价格评分，配额比例；过去1年来的采购金额、比例、价格变化等。
二是质量分析：关于不合格品的记录，纠正措施的实施等。
三是服务分析：按时交货记录的次数、比例。
四是技术支持：免费样品、技术培训的记录等。
五是器件分析：器件分析是供应商策略管理的重要部分。
只有了解世界范围的技术、价格、供货、制造发展趋势，才能对供应商进行有效管理。例如，在2000年的IC市场，在价格下跌时是增加库存还是减少库存？不同的采购员会作出不同的选择。结合全球发展趋势和公司实际情况，便可以在商务谈判中掌握主动，获得最好的价格和供货期。对不同器件的研究，为供应商评估、商务谈判、供应链管理、库存计划等提供了有用的参考资料。
在器件分析时，采购人员应分析不同部件在总体采购额中的比例，通常20%的器件占成本的80%。
针对重点器件，应分析现有各供应商在过去1年的发展状况、本公司的采购额、未来1年的采购计划、供应商的生产计划和价格趋势等。
用材料标准化采购法降低采购成本
材料标准化在采购领域中是一个重要的却常常被忽视的成本节省技术。不论在什么时候，都要尽量避免采用国外的材料或稀有的材料。标准的、普通的材料在长时期内和短时期内都是不太昂贵的。
不论在什么时候，采购部门应尽量避免工程性部件。给采购部门的技术说明书往往是和工程师的蓝图联系在一起的。例如，施工企业的混凝土搅拌机的设计说明书要求一种特殊的圆筒来代替标准的、现成的圆筒，采购部门别无选择，只得对这种特殊的圆筒进行招标，即使这意味着要付出较高的价格或者要接受一个较长的从订货到交货之间的时间。这种工程性部件严重地限制了采购人员平常对供应商所具有的谈判地位，这样也就限制了采购部门降低成本的途径。
采购环节完毕，货物运输到企业，就开始成本控制中的验收环节。验收所依据的标准是在采购之前所制定的标准化采购细则。验收的重要职能就是使用一定的检测设备检验所采购的货物在数量、质量和价格上是否符合标准化采购细则的要求，另外，还要检验货物是否及时地抵达企业。验收人员应该持有一份货物规格明细单，以检验货物的质量、形状、样式和大小是否正确，同时验收人员还应该有份订货清单，以核对数量是否正确、交货是否及时以及价格是否符合双方商定的价格。
验收货物需要验货人员具有丰富的实践经验，能够通过细致的检验发现在货物的采购和运输过程中是否存在着采购人员和负责运输人员相互勾结、以权谋私、损害公司利益的现象。因此，要对验收人员进行业务培训，让他们了解在实际中经常会出现的一些问题，并能够及时查明原因。比如，某企业会大量采购肉类食品，而且大都使用冷冻车运输，如果运输人员在肉上洒水，经过冷冻后就可以增加肉的重量，而运输人员就可以把多出来的货物据为己有，这种情况在实务中很常见，验收人员一定要严把质量关，尽快查明肉上形成冰块的原因，并及时上报给管理人员。
为了能够保证验收工作的有效性，应该建立有效的监督制度。如采购、运输和验收工作要由不同的人员来担任，以免出现员工相互勾结的情况。要严肃验收人员的工作纪律，发现问题及时调查、及时报告，对不能按照要求完成工作的人员要有相应的惩罚措施等。钢铁工业是承认并按标准化原则办事的行业。钢铁工业已不再按照合金含量、尺寸、厚度和其他规格提供同样等级的材料。钢铁制造商已认识到他们不能迎合所有人的需要。如果一个钢铁公司确能提供特种的、市场需求不大的材料，该公司或者要价很高，或者要求最少订货量很大，或者两者兼而有之。这样，当一个买主坚持要求国外合金钢，他不得不为此付出昂贵的代价。