第14章 把工作规范化

朱一摇头苦笑，看着自己已经发出去的邮件，十分的无语。

这段时间不知道怎么回事，也许是太着急的缘故，经常发现发出邮件之后才发现发出去的邮件有时没有加上本来应该加上的人，有时忘了写标题，还有时明明在邮件里面说请看附件，结果没有加附件，搞得自己很尴尬。

现在的这封邮件就是这样，邮件正文里面写着参考附件，但是却忘了加附件了，而且自己也没有发现，而是收件人回复邮件提醒这件事情自己才知道。

要怎么样解决类似的粗心的或者容易忘记的问题呢？朱一想着。

带着这个问题，晚上回家的时候，朱一翻开了《上班那点事》，看里面有没有什么好的方法。

不负所望，书里真有这么一章，叫做《把工作规范化》，里面提到：要说不容易犯错的，那就要数机器了，为什么机器不容易犯错呢？那是因为机器总是按照一定的流程，一步步的去做事；而人就不一样，经常是想到哪里做到哪里，没有想到，可能就真忘了；朱一表示赞同，就如同自己一样，因为当时没有想到就没有加上原本要加上的人加到收件人栏位，或者没有写邮件的标题或者忘了带附件等等。

书中还举了一个例子：

先看下面的一组数字，看是否能记住所有的数字；

2720132101240102120165028120

然后再看下面一组数字，看能否记住所有的数字：

2012201320142015201620172018

前面一组很难记住，但是后面一组一下子就记住了。但实际上上面两组数字是同样的数字，不过前面一个是没有排序的，杂乱无章的，后面一个是有序的，经过排列过的；所以，大脑更容易记住有规律的东西。

既然我们有时犯错，大多是忘记了本来不该忘记的东西，那么我们把那些本来无序的工作一件件的整理并规范化，是不是可以加深记忆，形成习惯，最终少犯错误呢？

发送邮件是很简单一件事情，发一封邮件包含如下内容：

收件人、正文、标题、附件、密送人、抄送人、称呼

上面的信息，对于有些人而言，可先可后，只要都填上，都记得就好，但是万一一时大意，忘了加附件，加标题，把密送的人放到了抄送里面，称呼没有改，邮件发出去之后，别人告诉自己邮件有问题，或者自己发出去之后才发现，这就是没注意，不仔细，或者忘记了；但是如果把上面的信息规范一下，按照下面的次序，一步一步的去做，并养成这样的习惯，每次发邮件都是这样的步骤，犯错的几率就少很多了。

收件人、抄送人、密送人、标题、称呼、正文、附件

把杂乱的东西条理化，一步一步的做，就不容易遗漏，而且方便检查，同样的，日常工作中，总有一些事情是每天都要去做的，对于这些事情，也可以条理化，先做什么，后做什么，再做什么，就好像有人总结出出门要诀一样：“身手钥钱”，身份证、手机、钥匙、钱包；每次出门前就按这个口诀按照顺序检查一遍，一般就很少掉东西，工作中也同样可以参考。

朱一看完，想了一下，觉得有道理，于是回想自己在工作中可以把那些事情和工作规范化，条理化，而不会东一榔头西一棒，容易忘记东西。对于发邮件，他也给自己定了顺序：收件人、抄送人、密送人、标题、称呼、附件、正文，然后在后面的工作中也是这么一个个的填上去，然后再按照这个顺序一个个的检查一遍，后面就再也没有出现之前那种漏了信息的状况；同时，朱一也开始对其他的工作进行规范，做到更有条理，有计划，而不是想起一件做一件，想不起就忘记。