保存制作好的数据

提高工作效率的关键

“电脑死机了！花了一上午时间做的表格全都消失了……”

我经常会在推特上看到有人这样哀号。于是，我通过推特上的自动投稿功能，每天发布下面的文章：

“我已经说过不止一遍了。使用Excel时，请注意设置自动保存，操作过程中也要经常按Ctrl+S实时保存。这样是为了保护你花费宝贵时间制作的Excel表格。请一定要这样做。我每天都能够看到抱怨资料不翼而飞的哀号。”

电脑处于不稳定的状态，制作表格时电脑突然死机导致做好的资料全部消失，这种悲剧并不少见。或者在关闭文件时，最后鬼使神差地按下“不保存”，所有做好的资料瞬间全部消失，我也经常听到有这种惨剧发生。

而这些事情，其实可以用非常简单的方法解决。那就是经常按快捷键Ctrl+S，实时覆盖保存文件内容。

即使掌握了很多Excel的功能和函数，并且想要借此来高效地完成工作，如果没能保存做好的资料那就是鸡飞蛋打。死机、资料消失这种情况通常都是突然发生的。其结果就是，花了几十分钟、几小时甚至大半天做的表格会全部消失。如此一来，我们就不得不重新制作，使得工作效率大大降低。因此，如果注意经常保存文件，即便出现电脑死机这样的事，也能将损失程度控制在最低。

我偶尔也会看到这样的意见：“有时需要管理不同的版本，并不能随意保存。”但是，如果想要分别保存不同版本的文件，可以选择“另存为”，每次保存时可以在“文件名”中添加日期。只要不是做应用开发软件等相关的工作，一般我们在用Excel完成工作时，又有多少情况需要我们保存不同版本的文件呢？

我们应该最优先考虑的是避免丢失制作完成的内容。最简单的解决办法就是经常按Ctrl+S保存文件。