敲定“样子”，明确文体感

调子定好了，基本的“乐谱”走向也就出来了，而公文的“乐谱”便是“样子”。宋代倪思认为，“文章以体制为先”。这就是说，在正式下笔写作以前，必须要先敲定体例、断限、规模等文章样式，这样，才能使写作行为有所遵循、有所依托。

公文写作中，领导有时候会评价，某篇文稿写得“像样”或“不像样”，这个“样”就是文稿图样，也就是心理上关于文稿的体例格式、断限范围、篇幅规模等特征表象的总和，是一种对文稿形式的预期，是一种文体感：写作主体受敲定的图样的控制、引导和制约，通过写作行为，使文稿图样的预期得以“复盘”和“成样”。因此，在明确了公文调子以后，我们应该按下述三步骤，展开公文图样。

◆确定体例格式

体例是指文稿的组织形式、格局、格式等样式。例如，在讲话稿的标题上，可分为无题和有题，有题文稿又分为单级标题和多级标题。总标题可分为会名命题和内容命题，还可分为无副题和有副题。

又如，在文件的体例上，可以分块，也可以分条；可以以块为单位，也可以块、条同时贯穿全稿。

◆确定断限范围

所谓断限，是指划定时间界限，有的是年度的，有的是一届的，有的是某项活动、某项工作开展以来，某单位成立以来的等。

写作对象的范围也应加以明确和界定：是全局性工作，还是一个方面的工作？是指县以上的工作范围、乡镇的工作范围，还是企业的工作、党政机关的工作、学校的工作等？

讲企业工作，是讲整个企业，还是讲国企或者民企？

学校工作是讲所有学校的工作，还是讲大学工作，抑或讲中小学工作？诸如此类，皆需加以确认，不可笼而统之，含混不清。

◆确定篇幅规模

写多大的篇幅，也必须先行确定一个大体的规模。一般来说，文稿宜短不宜长，能短则短，但必须根据全局工作需要，根据活动和会议的总体设计和文稿内容表达的需求来决定。有些是在大型会议上的工作报告，需要较大的容量，就可以相应地设计较大的篇幅；有些只是在碰头会上的短小讲话稿，需要的篇幅就会较小。

总之，要坚持篇幅服从内容，当长则长、当短则短，做到言之有物，形式与内容相宜。

立足需求，把调子定好，把格式敲定，便可进入下一阶段：确定公文主旨与相应观点。