第二节 会展文案的特点及作用
一、会展文案的特点
（一）写作目的的明确性
如前所述，会展文案是伴随着会展活动的开展而产生的，因此会展文案的写作往往服务于会展项目的需要。
（二）写作内容的专业性
会展文案是会展机构用以传递信息、沟通联系的官方文件，具有新闻性、原创性和专业性的特点。
（三）写作项目的全面性
按照会展活动开展的阶段划分，会展文案包括计划组织阶段文案、运作实施阶段文案和总结反馈阶段文案，其每个阶段又包含若干不同类型的文案，如计划组织阶段文案有：会展市场调查报告、会展项目立项策划书、会展项目可行性研究报告、会展计划等，涉及面较广，项目内容也较为全面。
（四）写作结构的规范性
会展文案有既定的结构元素及其表述方法，不同的文案类型有不同的结构体例和规范性的表述方法，无论是接待方案、招展函、会展合同、参展说明书、宣传推广方案，还是开幕式策划方案、闭幕式策划方案、会展事务礼仪文案等都有具体的写作规范。因此会展文案大多可以借助模板写作，有许多约定俗成的模板可以参照。
二、会展文案的作用
（一）领导与指导作用
会展组织通过发布会展文案来部署各项工作，传达会展信息和决策，对其他利益相关者进行具体的领导或给予一定的指导。例如，在参展说明书中，不仅要对参展商参加展会表示欢迎，而且要说明参展手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守的相关规定等。
（二）行为规范作用
会展文案具有一定的行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的，而部分会展文案完全具有公文这一特性，因此这种行为规范作用又称为法规约束作用。如会展合同是为了保证展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利的原则而订立的，也是以文件的形式制定和发布的，这些规范性公文一经发布，便成为行为规范，对相应的社会组织或个人具有约束力，应该依照公文的要求执行，不可违反，这对于维护正常的社会秩序、安定社会生活，保障人民的合法权益具有极其重要的作用。
必须指出的是，规范性公文的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而公文的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法律、法规或规章，谁就要受到法律制裁和行政处分或经济处罚。只有属于规范性公文的会展文案，在它的有效范围内，才能成为人们的行为规范，而且强制执行。
（三）传递信息作用
会展文案是传递会展信息的重要渠道，无论是招展信息、宣传推广方案，还是会展评估报告、展后工作总结等文案，要了解会展活动的相关信息均是通过会展文案的传递而取得的。会展文案的这种信息传递作用，使会展行业得以形成一个四通八达的信息网络，会展组织、政府、参展商、观众、媒体等均是依靠文案传递的信息调整彼此之间的关系，保障相关工作正常地、有秩序地运转。
（四）商务联系作用
会展组织在处理日常事务工作中，经常要与其他相关组织进行横向与纵向的联系，且一次会展活动的举办或召开绝不是孤立地进行的，有时要向上级领导机关报告情况、请示问题，有时要与其他相关单位就工作业务进行商洽、询问，有时也要面向公众进行必要告知。因此在会展活动的正常运转中，会展文案的协调商务联络作用就显得越来越重要、越来越广泛了。
（五）凭据记载作用
会展文案是会展组织进行会展活动的文字记录。一般来说，绝大多数会展文案在传达信息的同时，也具有一定意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份文案都反映了制发单位的意图，那么对其相关单位来说，就可将文案视为传递信息、处理问题的依据。有些文件，则具有比较明显的凭证作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。还有一些会展文案具有明显的记载作用，例如招展函、展后信函等都是会展活动开展的真实记录，具有记载作用，可作为档案以便今后查考，提供借鉴意义。
以上所述，是就会展文案的主要作用而言的，会展文案应该还有宣传教育等作用，就不一一详述了。实际上，从每一个具体的条件所起的作用来看也并不是单一的，往往同时具有几种作用，我们应该结合起来认识和理解。
知识拓展1-3：2021第三届北京国际工程采购大会暨展览会招展函
近日，从中国国际工程咨询协会和北京国际工程采购大会暨展览会组委会获悉，2021第三届北京国际工程采购大会暨展览会招展函已经发布，现将全文公布如下：
展会名称：2021第三届北京国际工程采购大会暨展览会
展会简称：EPC EXPO 2021
展会展馆：北京·中国国际展览中心新馆
展馆地址：北京顺义区天竺地区裕翔路88号
展览日期：2021年11月25日—27日
展出面积：30000平方米
一、展会概况
北京国际工程采购大会暨展览会（简称：工程采购大会）是由商务部指导，中国国际工程咨询协会、寰亚（北京）国际会展有限公司主办的工程物资设备博览会及采购洽谈型展览会，自2018年创办以来，在北京每年举办一届，至今已成功举办两届，展览面积累计达3万余平方米，497家企业参展，27场专业论坛成功举办，3万余人次专业观众参观对接，两期展览会共征集1004批次在建工程、对接33批次分包工程、288批次项目投资及814批次采购需求，达成采购意向金额约716亿元人民币。采购大会现已发展成为全方位、多角度展现工程建设企业工业化、现代化发展成就，工程建设产业链新产品、新技术的产业博览会，是中国工程采购行业的高端品牌展会，并将努力打造具有全球影响力的重要国际工程采购博览会。本届展览会将以“融合 创新 共赢”为主题，突出国际性、科技性、专业性和人文性。同时，为了提高工程建设领域的文化含金量，展示国内新老基础设施建设项目及一带一路/对外承包工程建设项目业务发展成就，本届大会将继续设立基础设施项目、“一带一路”建设项目主题展区工程采购对接区、国际项目对接区等展览及项目，以实效营销模式为展商服务。
二、组织机构
指导单位：中华人民共和国商务部
主办单位：中国国际工程咨询协会
承办单位：寰亚（北京）国际会展有限公司
协办支持单位（重点采购单位）：
中国石油天然气管道有限公司、泛华集团、中国机械工业建设集团有限公司等
支持单位（商协会）：
中国对外承包工程商会、中国勘察设计协会、中国建筑材料联合会、中国建筑节能协会、中国钢铁工业协会、中国贸促会信息中心、尼日利亚中国总商会、武汉市商务局、北京住宅房地产业商会
三、展会期间主要论坛及热点活动
（1）第十二届中国国际工程采购联盟供需合作高峰论坛；（2）第七届对外承包工程国别市场报告会暨一带一路项目分享交流会；（3）第二届中国房地产创新发展论坛暨地产投融资峰会；（4）中国工程勘察设计行业创新发展高峰论坛；（5）第二届国际工程投融资案例研讨高峰会暨投融资项目对接会；（6）第三届海外工程项目风险控制与管理论坛；（7）第二届房屋建筑项目合作发展论坛暨技术交流研讨会；（8）第二届铁路建设及技术创新发展论坛；（9）第二届电力工程EPC发展论坛暨电力技术创新研讨会；（10）第二届水利建设发展论坛暨技术交流研讨会；（11）第二届工业建设项目发展论坛暨技术交流研讨会；（12）第二届智慧交通+智慧城市建设新技术交流研讨会；（13）第二届建筑装饰创新技术交流研讨会；（14）智慧建造与智慧工地技术交流研讨会；（15）第二届数字建筑论坛暨BIM技术交流应用推广会；（16）第二届区块链与供应链金融论坛暨优秀案例交流分享会；（17）第二届国际工程项目、物流合作发展论坛暨优秀案例交流分享会；（18）第二届模板脚手架工程创新与应用技术交流会；（19）管材采购与应用交流研讨会；（20）一带一路建设与电梯产业出口机会研讨会；（21）第二届钢材、水泥市场论坛暨技术交流研讨会；（22）第二届建筑防水新材料及应用技术成果交流会；（23）装配式建筑技术交流研讨会；（24）新技术、新工艺、新材料及新装备发布会；（25）第三届工程总承包现场采购对接会；（26）国际项目需求现场对接会；（27）地方PPP项目招商推介会；（28）2021北京国际工程采购大会暨展览会优秀展商颁奖盛典。
四、展览内容
（一）工程总承包、建筑设计与咨询、建筑信息化展区
（1）国内新老基础设施建设项目展示，一带一路/对外承包工程建设项目展示，历届展会的亮点展区，以业主建设单位、央企工程总承包单位为核心，重点展示国内新老基础设施项目、一带一路/对外承包工程项目辉煌成就，对接最新项目信息、采购信息、投资信息；
（2）集中展示优秀分包企业、优秀设计院所、工程咨询企业；
（3）建筑信息化优势企业展示：BIM软件、信息化新技术、高清晰度测量和定位技术、数字化协同和移动技术、物联网和高级分析技术、新型设计和施工技术等建筑信息化产品。
同期召开“中国工程勘察设计行业创新发展高峰论坛”“第七届对外承包工程国别市场报告会暨一带一路项目分享交流会”“数字建筑论坛暨BIM技术交流应用推广会”“智慧建造与智慧工地技术交流研讨会”“第二届数字建筑论坛暨BIM技术交流应用推广会”等多场重量级会议。
（二）大会主题功能区——对接区
（1）工程采购对接区特邀300家业主建设单位，工程总承包单位按采购计划分场次、时段，有组织地和展商对接；
（2）国际项目对接区特邀以驻华使馆、外国业主为主要组成部分的50家机构按项目需求，分场次、时段，有组织地和展商对接。
同期召开“第十二届中国国际工程采购联盟供需合作高峰论坛”“第二届国际工程投融资案例研讨高峰会暨投融资项目对接会”“工程总承包现场采购对接会”“国际项目需求现场对接会”“地方PPP项目招商推介会”“第三届海外工程项目风险控制与管理论坛”“第二届房屋建筑项目合作发展论坛暨技术交流研讨会”“第二届水利建设发展论坛暨技术交流研讨会”“第二届工业建设项目发展论坛暨技术交流研讨会”。
（三）建筑材料与装饰材料展区
该展区展品涉及石材、建筑陶瓷与卫生洁具、建筑玻璃、水泥及混凝土、砂浆、墙体屋面材料、金属材料、木材、合成高分子建筑材料、气硬性胶凝材料、防水材料、绝热、吸声材料等。该展区同期将召开“建筑防水新材料及应用技术成果交流会”“第二届建筑装饰创新技术交流研讨会”。
（四）管材管件展区
该展区展品涉及管材及配件、管道和石油专用管材、型材、塑料管及复合管等同期将召开“管材采购与应用交流研讨会”。
（五）装配式建筑与集成房屋展区
该展区展品涉及钢筋混凝土结构装配式建筑、钢结构装配式建筑、木结构装配式建筑；彩钢活动房屋、轻钢结构房屋、木屋、集成房屋等。该展区同期召开“装配式建筑技术交流研讨会”。
（六）电力能源展区
该展区展品涉及新能源和可再生能源：风力发电，太阳能技术，能源消耗监控及服务，环境调研，动力及风动力装置，再循环系统（固体、液体、蒸汽），潮能等；电力设备：电站设备，变电设备和电力传输设备，高、低压电气开关，电力控制系统检测设备，电缆电线材料，发电机组设备；电缆控制设备、电容器等；照明：室外灯具、建筑灯具、照明设备等；水利设备和技术；核能：核工程、核电站及相关项目、技术及科研成果等。该展区同期将召开“第二届电力工程EPC发展论坛暨电力技术创新研讨会”。
（七）交通工程技术与设施展区
该展区展品涉及交通安全、交通管理及智能交通、停车设备及辅助设备、交通基础设施建设及各种测绘仪器等。该展区同期将召开“第二届铁路建设及技术创新发展论坛”“第二届智慧交通+智慧城市建设新技术交流研讨会”。
（八）模板脚手架展区
该展区重点展示新型“建筑模板和脚手架”“模板及脚手架生产设备”配套产品等。该展区同期将召开“模板脚手架工程创新与应用技术交流会”。
（九）电梯展区
该展区重点展示电梯整机产品，并且同期将召开“一带一路建设与电梯产业出口机会研讨会”。
（十）工程物流服务展区
该展区重点展示国际工程物流、大件运输等服务，并且同期将召开“第二届国际工程项目、物流合作发展论坛暨优秀案例交流分享会”。
（十一）工程施工机械设备展区
该展区重点展示工程车辆及配件、泵、发电机、混凝土机械，以及其他施工机械设备。
（十二）综合展区
综合展区综合展示各类展品。
五、展会特色
（1）该展会是全国工程总承包采购的顶级盛会——EPC2021，吸引了央企及地方总包商的高度参与，采购单位展区极具特色。历届均设立以央企总承包商为核心的百家采购单位展团，如2019届采购大会以中国建筑、中铁国际、中国能建、中石化炼化、中江国际、中航国际、中国电工、中水对外、中成集团、中国土木、中国新兴、浙江交工、威海国际、浙建集团、北京城建、青建国际、中鼎国际、湖南建工、北京建工、北京住总、兵团建工、河北建设、河北建工、烟建集团等120家央企及地方总包商组成的采购方，以每家单位标准展位的形式参展，在展示企业近年来国内、国际工程建设成就的同时汇聚了各单位的最新拟在建项目及采购需求计划，是历届展会的亮点，极大满足了供采双方点对点、面对面的交流、对接与合作需求。本届展会采购展团将以新老基础设施建设与对外承包工程、“一带一路”建设项目主题展区的形式继续展出。
（2）该展会拥有20多个重点采购展团，举办300多场总包商采购对接会深入挖掘项目需求，定向匹配采购意向。在往届采购单位展区的基础上，为提高采购效率，主办方提前邀约、现场组织更多的总包方直接采购，为此专门开辟了“工程总承包采购对接区”，分场次、分行业、分时段地组织采购方陆续与展商见面，面对面高效对接，计划安排300家采购单位参与采购对接，馆内更有20家重点采购企业设展采购。
（3）该展会举办50多场国际项目展示、洽谈、撮合，对接国际采购、投资及产能合作机会。“一带一路”倡议一直是全球关注的焦点，国际基础设施项目的落地是“一带一路”发展的重要支柱，展览现场还将邀请多个国家的大使馆，并将在展期单独设立国际项目交流对接区，向其推荐“一带一路”重点项目与合作领域。大会将继续为中国蓬勃发展的国际产业投资与国际合作服务、为“一带一路”沿线各国(地区)进一步开展广泛而深入的项目交流和产业合作服务，为其他展商留下无限的商机。同时，各国大使馆也将组织该国企业商会代表齐聚展会，开展与中国市场的深度交流。
（4）工程产业链顶尖企业“重”装亮相。该展会汇聚工程总承包、设计咨询、建筑及装饰材料、管材管件、模板脚手架、电梯、装配式建筑与集成房屋、工程物流、电力能源、交通工程技术与设施、工程施工机械设备等行业的头部及创新企业携最新拳头产品“重”装亮相。
（5）该展会有20多场论坛及活动对接全产业链需求展览，其间将举办第十二届采购峰会等28场专项论坛及活动，涵盖建筑产业链上下游，为全产业链相互学习、交流与合作创造条件，是企业展示创新、对接需求的最佳平台。
六、全方位立体传播
本届展会通过整合媒体资源，实现电台、电视台、纸质媒体、移动媒体、新媒体、自媒体的立体式传播。在利用传统媒体传播的同时，利用微博、微信及百余家自媒体联盟，手机客户端的宣传，实现精准高效传播。
部分合作媒体资源：《建筑时报》、《工程机械》、《智能建筑与智慧城市》、建筑新网、优酷、腾讯、爱奇艺、搜狐、网易、百度视频、中国网、凤凰、环球网、千龙网、中外在线新闻网、今日头条、搜房网新闻、央广网、中国木材网、网易新闻、58建材网、建筑英才网、建材网、jc68建材之家、我的建筑网、慧聪网建材、中国装饰网、中国建筑装饰网、一点资讯首页推荐、中华整木网、千龙网新闻、中国门窗网、绿色建材网、中国建材商网、中国卫浴网、慧聪网涂料、房天下家居、中国地产金融网、天天快报、中装新网、慧聪网装饰材料、UC头条客户端、中国建材市场网、中国建材网、消费日报网、建材之家、中国陶瓷网、凤凰网财经、现代装饰网、搜狐网新闻、中国建筑艺术网、九正建材网、中国产业经济信息网、中国经济新闻网、角马能源、中筑钢结构网、铁甲工程机械网等。
（资料来源：工程采购大会暨展览会，https://baijiahao.baidu.com/s?id=1675616335437879688）