3.4 会计账簿
3.4.1 会计账簿的定义和基本要素
会计账簿，简称“账簿”，是由具有一定格式、互有联系的若干账页组成的，以会计凭证为依据，对各项经济业务进行全面、系统、连续、分类的记录和核算的簿籍。
虽然账簿有很多种类，其所记录的经济内容也不尽相同，而且格式又多种多样，但各种账簿具备的一些基本要素是一致的，这些基本要素主要包括以下三项内容。
（1）封面。封面主要标明账簿名称，如总分类账、材料物资明细账、债权债务明细账等。
（2）扉页。扉页主要列明科目索引及账簿使用登记表。活页账、卡片账装订成册后，填列账簿使用登记表。
（3）账页。账页是账簿的主要内容，账页一般包括以下内容：账户名称，或称会计科目名称；登账日期栏；凭证种类和号数栏；摘要栏；借、贷方金额及余额栏；总页次和分账户页次。
3.4.2 会计账簿的分类
会计账簿主要的几种分类方法如图3-12所示。
图3-12 会计账簿的分类
日记账是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。它可以用来核算和监督某一类经济业务或全部经济业务的发生或完成情况。其中，用来记录全部经济业务的日记账称为普通日记账，用来记录某一类经济业务的日记账称为特种日记账。日记账应按顺序逐笔登记，最少每天登记一次。现金日记账的基本格式如图3-13所示。
图3-13 现金日记账的基本格式
分类账是用于登记各类经济业务增减变动及其余额的账簿。按总分类账户登记的账簿，称为“总分类账”；按明细分类账户登记的账簿，称为“明细分类账”。
总分类账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的会计核算资料，是编制财务报表的主要依据。任何单位都必须设置总分类账。总分类账的基本格式如图3-14所示。
图3-14 总分类账的基本格式
明细分类账，是指按照明细分类账户进行分类登记的账簿，其是根据单位开展经济管理的需要，对经济业务的详细内容进行的会计核算，是对总分类账进行的补充反映。明细分类账的基本格式如图3-15所示。
图3-15 明细分类账的基本格式
三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿的格式。三栏式账簿的基本格式如图3-16所示。
图3-16 三栏式账簿的基本格式
多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目——借方和贷方，按需要分设若干栏的账簿。多栏式账簿的基本格式如图3-17所示。
图3-17 多栏式账簿的基本格式
数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。它是指采用数量和金额双重记录的账簿。“原材料”账户和“库存商品”账户等一般采用数量金额式账簿格式。数量金额式账簿的基本格式如图3-18所示。
图3-18 数量金额式账簿的基本格式
3.4.3 设置和登记账簿的作用
设置和登记账簿，是编制财务报表的基础，也是连接会计凭证与财务报表的中间环节。设置和登记账簿的作用如图3-19所示。
图3-19 设置和登记账簿的作用
3.4.4 启用账簿
账簿是储存数据资料的重要会计档案，登记账簿要由专人负责。为了保证账簿记录的严肃性和合法性，明确记账责任，保证资料完整，在启用账簿时，应在“账簿启用和经管人员一览表”中详细记载单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿页数、启用日期，并加盖单位公章，经管人员（包括企业负责人、主管会计、复核和记账人员等）均应登记姓名并加盖印章。
启用订本式账簿，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账页顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，另加目录，记明每个账户的名称和页次。
3.4.5 登记账簿时应注意的问题
会计人员应根据审核无误的会计凭证及时地登记会计账簿。对于总账，要按照各单位所选用的会计核算组织形式来确定登账的具体时间；而对于各种明细账，要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记，也可以定期（三天或五天）登记。登记账簿，一般应满足以下要求。
（1）登记账簿必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔书写。这是因为，各种账簿归档保管时间一般都在1年以上，有些关系到重要经济资料的账簿，则要长期保管，因此，要求账簿记录清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。
（2）登记会计账簿时，应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项登记。登记完毕后，记账人员要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的标记（如打“√”等），表示已经登记入账，以避免重记或漏记。
（3）各种账簿应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水画对角线注销，注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签章。
（4）账簿中的文字或数字不能顶格书写，一般应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。
（5）记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销、冲减或表示负数。
（6）对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄，应采用正确的错账更正方法进行更正。
（7）各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“过次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。“过次页”的本页合计数的计算，一般分以下三种情况。
①需要结出本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如账结法下的各损益类账户等。
②需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如“本年利润”账户和表结法下的各损益类账户。
③既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页，如债权债务结算类账户、“实收资本”等资本类账户和“原材料”等财产物资类账户等。
【小贴士】在会计处理中，什么情况下可以使用红色墨水
在会计处理中，发生以下情况时可以使用红色墨水：
①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
③在三栏式账页的余额栏前，如未印明余额方向，在余额栏内登记负数余额。
3.4.6 错账更正方法
在根据审核无误的原始凭证和记账凭证登记账簿记录的过程中，由于种种原因，不可避免地会发生各种各样的错误。在查找出错账时，应按规定的方法进行更正。更正错账的方法主要有以下三种。
1.划线更正法
划线更正法，又称红线更正法。这种方法主要适用于：在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误。
划线更正法的具体操作方法是：将错误的文字或数字用一条红色横线予以注销，但必须使原有文字或数字清晰可认，以备查阅；然后，在画线文字或数字的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行，并由更正人员在更正处签章，以明确责任。
采用这种方法更正错账时应注意：对于文字差错，只划去错误的文字，并相应地予以更正，而不必将全部文字划去；对于数字差错，应将错误的数额全部划去，而不能只划去错误数额中的个别数字。例如，将“1343”误记为“1334”，应在“1334”上画一条红线（不能只在“34”上画线），然后在“1334”的上方填写正确的数字“1343”。
2.红字更正法
红字更正法，又称红字冲销法。它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况。
（1）根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。更正的方法是：首先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录；然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。
（2）根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。更正的方法是：根据多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记金额。
采用红字更正法更正金额多记错误记录时应注意：不得以蓝字填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。例如，借记“库存现金”科目，贷记“其他应收款”科目，如用蓝字填制，则可能反映的是企业收取某职工的欠款的业务，并不反映对错误账簿记录的更正内容。
3.补充登记法
补充登记法，也称蓝字补记法。这种方法主要适用于：根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额并据以登记入账。
出现以上错误情况时应采用补充登记法予以更正。更正的方法是：根据少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账，以补足少记的金额。