二、时间管理

时间管理是大学阶段生涯管理的重要内容。时间管理是通过确定合理目标，科学制订实施计划，按照事务的紧急程度和重要程度分配时间，从而大大提高效率。用最少的时间完成最多的工作，这是时间管理的“法门”。莎士比亚曾这样描述时间：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”时间是最宝贵的资源，没有时间一切理想的实现将无从谈起。

1.对时间的基本认识

（1）时间的特性

时间管理的对象是时间和匹配的事务，其本质是自我管理。高效管理时间的前提是深刻认识时间的特性。时间具有以下特性：

绝对公平性。任何人的任何年龄阶段，时间流逝的速度是相同的，不受其社会地位、财富多寡、文化属性的影响。

不可再生性。时间一旦失去，不会再次出现。

不可逆反性。时间只会向前发展，任何人、任何物无法阻止时间的脚步，时间也不可能重新来过。

不可积蓄性。时间是不可积蓄的“金钱”，只能不间断地消费支出。

不可替代性。任何资源都不能替代时间，时间具有资源唯一性。

（2）时间的分配

根据事务的类型可以将时间划分为学习/工作时间、放松时间、群体时间、个人时间等。

学习/工作时间。为了生存而付出的时间，谋生前的学习和进修也属于这个部分。终身学习和几十年的工作是最主要的事务。

放松时间。让紧绷的神经放松的时间，主要活动为睡眠、体育活动、旅游娱乐等。劳逸结合，才能将身心调整至最佳状态。

群体时间。以群体活动为主的时间。这段时间主要用于家庭聚会、朋友交往等，维护社会感情。

个人时间。个人享受或独处的时间。主要用来修身养性，充实自我或者思考得失，规划未来。

需要注意的是，上述四种类型的时间是可以重叠的，比如可以通过家庭旅游的方式放松身心，既能维护家庭感情，又可以调整恢复状态。时间管理在管理学中的内涵是指为了达成相应目标，应用可靠的工作技能和技巧，引导自己或他人安排管理生活事宜，科学高效地利用可支配的时间。要充分理解时间管理的内涵，合理安排时间。懂得顺应活动的可控程度来安排时间就是“取舍之道”的精髓。

取舍之道。时间因为活动性质的不同而具有不同的价值与意义。当你决定要做哪些事情后，还要决定哪些事情不应该被排上日程。我们管理的不是时间本身，而是单位时间内的活动，所以时间管理的关键在于对活动的控制，即是否能把每项活动控制到位。

活动分为可控活动和不可控活动。可控活动多围绕个人展开，主要受个人意志或行为支配，例如衣食住行、学习工作等。不可控活动多围绕社会群体或无生命事物展开，这类活动的发起、延续、结束基本不受个人意志或行为支配，它们通常受客观规律、社会变革、法律法规、文化属性等因素的影响甚至是绝对支配。

以效率为目的。由于时间管理不是对时间的完全掌控，所以相对于完成活动，提高效率才应该是管理时间的目的。从这个角度出发，时间管理最重要的功能之一就是提醒和指引个体完成事先的规划。

个人的主观能动性把控着单位时间内活动的质量，因此，我们要在尽可能适应不可控因素的前提下去做好可控范围内的事情，从而避免因不可控因素浪费时间，从而达到提高效率的目的。

考虑效能和效果。效能是付出最小代价以换取最佳结果，这里的代价不只有时间，还有人力、金钱、社会影响等多种因素，也就是说，时间虽然珍贵，但它不能作为时间管理的唯一风向标，需要综合考虑多种因素制定规划。效果是经过一定努力后获得的结果。你付出了一定的代价完成了某个活动，可结果是否理想呢？所以在提高效率的前提下，效能和效果也值得被重视，而且，效率、效能、效果三个指标可以作为衡量一个时间管理方案的指标。

（3）时间的价值

人们一般通过某时间段活动的回报来判断这段时间的价值。时间是无限的，但人的生命是有限的，所以时间成了格外珍贵的资源。当人们把所有时间投入一项活动时，意味着放弃了另一项活动，这就体现了时间投入的成本，也决定了时间的价值。由于回报形式的不同，时间价值存在“无形”和“有形”之分。

无形的时间价值主要是指通过学习工作获得的各类知识与技能经验、思维方式上的进步，或是通过社交获得的良好人际关系以及情感体验。人们通常要为无形的价值花费大量时间，这种价值带来的收获是无法用金钱来衡量的。

有形的时间价值主要是指把时间投资于经济活动得到的有形报酬。比如和客户洽谈业务达成交易，或是将资本投入孵化项目获得收益。有形的价值可以用物质或金钱来衡量。

2.时间管理的理论演变

在人类探索高效利用时间的过程中，经历了四个理论阶段，这些理论从模糊到清晰，从经验主导到科学主导，反映了时间管理学科发展历程的曲折，同时也为人们进行时间管理实践提供了有力指导。

（1）第一代理论：备忘录型

第一代理论主要利用便条和备忘录提醒与引导忙碌的人们调配时间精力，这种模式将目标细致化，对自我安排具有监督、敦促的作用。备忘录型理论的缺点也很明显，它没有将活动分级，缺乏严谨的组织架构，所以一些重要的事情往往来不及做，从而导致整体规划的实施失败。

（2）第二代理论：简单计划型

第二代理论主张运用日程表规划时间，考虑了规划的整体性，这种理论一定程度上提高了个体的自制力和办事效率，有着未雨绸缪的哲学思想，但仍然没有做到对活动的“分级管理”。

（3）第三代理论：严格管理型

第三代理论是应用范围最广的，最大的进步是产生了“分级管理”的理念，即根据事务的轻重缓急制定处理事务的先后顺序，对于规划的整体实施也很有帮助。它提倡价值观引导和文化养成，强调将时间管理作为企业或个人价值观或文化属性的一部分。但部分学者也对第三代理论提出批驳观点，认为其过分注重效率和有形价值，忽视了人的情感需求和个人成长，可能会降低生活质量。

（4）第四代理论：使命管理型

第四代理论对前三代理论进行了批判性的吸收和继承。它的主要内容是：以效率为原则，以使命或价值观为引导，兼顾事务的紧急性和重要性，注重工作和生活的均衡发展。同时，第四代理论将“使命”作为判断活动重要和紧急程度的标准。第四代时间管理模式的核心要义是将思想作为时间管理的最高指导，这种改变有利于长远的职业生涯规划。

3.时间管理的误区分析

由于大学生群体缺乏时间管理的经验和科学指导，所以在进行时间管理实践时，容易想当然地实施规划，偏激地注重效率、时间投入的多少、完成的工作量，反而浪费了时间，也没有把事情做好。这就是时间管理的误区。

（1）日程安排过满

“时间就是金钱，效率就是生命”，抱着这样的心态，很多人恨不得将一天当两天用，一味追求效率而忽视了客观规律。相当数量的企业生产效率很高，却因为库存积压最终倒闭。人需要忙碌来充实自我，也应该珍惜时间，但不能当时间的奴隶。规划时间时要注意将“黄金时间”投入解决主要矛盾的活动中，用碎片化的时间去解决琐碎的次要矛盾。在认真工作的同时，也要为自己分配自我享受、自我成长的时间，从而做到劳逸结合、幸福生活。

（2）苛求工作量

由于缺乏目标和使命感，单纯地将工作量作为“目标”，认为做完所有的事情就是完美的时间管理。持有这种观点的群体往往为了学习而学习，为了工作而工作，没有在投入时间的过程中获得匹配的效益，从而越忙越乱，最后可能会迷失方向。

（3）缺乏明确流程

我们需要知道做什么，也需要知道怎么做，明确的目标和明确的流程结合起来才是完整的时间规划。这就要求我们在明确价值导向和使命感的前提下，依据自然规律、客观条件设置完整清晰的实施流程，否则再美好的时间规划也只是空想。

4.改善时间管理的策略

（1）“二八定律”法

“二八定律”是通过大量的实践观察得出的客观存在，即80%的价值是由20%的工作产生的，而剩下的20%的价值需要用80%的工作来获得。

运用“二八定律”的前提在于找到主要矛盾，即影响事物发展的主要因素。比如你需要完成一场旅行，那么旅行前期的整体策划及准备是至关重要的，但这个过程只占用了整个旅行时间的小部分，一天的规划和准备保障了一次短期旅行的质量。

另外，“二八定律”也可以在一件事情中多次利用，比如当你分析得出决定一次旅行质量的关键因素的前期规划和准备后，可以继续分析前期规划和准备中的关键内容，从而解决深层次的主要矛盾，达到事半功倍的效果。

（2）“四象限”原则

“四象限”原则是使用最广的事务分级法则，根据事务的重要程度和紧急程度将其分为四个区间（见图1-3）。

我们的原则是先处理第一象限的事务，然后依次处理第二象限、第三象限的事务，第四象限的事务尽量少做或不做。值得注意的是，有所成就的人往往将第二象限的事务作为日程安排的主要内容，他们能够克服人的懈怠心理，将主要精力用于个人能力的提高和工作的未雨绸缪，从而取得超出常人的成绩。大量经验表明，四个象限时间的科学分配比例为：第一象限20%～25%、第二象限65%～80%、第三象限15%、第四象限＜1%。

（3）六点优先工作法

六点优先工作法由效率大师艾维·利发明，是对“四象限”原则的具体应用。其核心是在一天的日程安排中优先处理最重要的六件事，但在此之前需要做好以下准备：

第一，在前一天晚上写下第二天需要处理的全部事务，可能遇到的突发状况及对策，对各项事务进行优先级排序。

第二，化整为零。把相对艰难的、宏大的目标拆分成容易实施的小目标。

第三，先做重要的事情。以优先级排序为依据，做好前六件事。

第四，和拖延作斗争。从工作的第一时刻开始，就全力以赴地做第一件事，直到其完全被处理好，然后再全力以赴做第二件事。需要强调的是，目标越明确，注意力越集中，我们便越容易做出明智的决断，在适合的时间做好对的事。

（4）利用效率周期

科学研究证明，机体的生理和心理状态处于周期性的波动中，因此人的效率也呈现周期性波动。日常生活中，我们会明显感到某个时间段的工作效率极高，而其他时间段的效率则一般，根据这个规律，就可以将最重要的工作安排到效率最高的“黄金时间”来处理，从而达到理想效果。

（5）设置最后期限

设置最后期限（Deadline）有助于我们对抗“拖延”的恶习。“拖延”行为是懈怠心理的主要体现，也是时间管理最具破坏力的敌人。人们明明知道该做什么，却莫名其妙搁置。想要克服拖延症，就需要给自己设限，有期限才会有紧迫感，从而形成做事的节奏感。保障最后期限被有效执行的措施是采取奖罚政策，在积极做事的时候给予鼓励，在拖延的时候给予惩罚，由此形成克服拖延症的长效机制。