1.2　事务文书的写作要求

1.2.1　要有依据

作为党政机关、人民团体、企事业单位或个人在处理事务、解决问题时经常使用的应用文体，事务文书应以方针政策为指导，以法律规定为依据。这是事务文书写作的前提。

与党政机关公文相比，事务文书同样肩负着传达贯彻党和政府的方针、政策和处理日常机关公务的使命，必须具有极强的原则性和政治性，要严肃、认真地对待各项方针、政策，否则就偏离了事务文书的正确方向。

1.2.2　要有前瞻意识

写作事务文书，要有前瞻意识，要在科学把握现实国情、社情和本地本部门工作实际的基础上，面向未来、着眼长远，形成对当前及今后一个时期事物发展走向的清晰判断和科学预见。

当今时代，世界格局不断变化，科技进步日新月异，全球思想文化交流呈现新特点。这一方面使人们的工作和生活更加丰富多彩，另一方面也必然带来许多新情况、新问题，使社会矛盾越来越具有多样性、复杂性、突发性和不确定性，处理起来也更加棘手、艰巨。即使对于同一件事情，处理的时机不同，也会出现不同的结局、造成不同的影响和后果。因此，在写作事务文书时，只有具备前瞻意识，才能拥有长远的目光，才会对客观实际的不断发展变化有预见性。

1.2.3　要实事求是

事务文书在鲜明的政治性和较强的政策性上与党政机关公文是基本一致的。因而，写作事务文书，从收集材料、分析材料到撰写成文，都要有实事求是的写作态度，不能有半点虚假。不仅所用的材料要绝对真实、准确，而且对事实的评价也要客观、公正，既不能夸大，也不能缩小。

1.2.4　写作要准确

一是明确文种。写作者要根据具体事项选择相应的文种，因为事务文书具有很强的针对性，如果文种选用错误，就会差之毫厘，谬以千里。

二是明确主题。事务文书的主题，在撰写前就已确定，而且，不能像文学创作那样，在写作过程中变更主题，甚至背离作者的创作意图，而是要坚定不移地按照主题去准备材料，只能深化主题，不能背离主题。

1.2.5　材料要真实

无论写作任何一种事务文书，都要有充分的、详细的材料。若没有充分的、详细的材料，就找不出规律，得不出正确的结论，也就达不到指导工作的目的。

写作事务文书时须使用以下几种材料：一是背景材料。它主要是指用于揭示、说明社会环境和自然环境的材料。二是现实材料。事务文书都是用事实说话、寓理于事的，写作者只有提供了揭示客观规律的、有代表性的典型材料，才能有效地说明问题。三是过程性材料。无论是调查报告还是述职报告等，都要反映客观事实发生的完整过程。因而，写作者必须掌握生活中的过程性材料，即包含时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素的材料。四是评价性材料。写作事务文书时，不仅要使用当事人的材料，还要听取专家、群众对某人、某事、某项工作的评议。

事务文书写作中所使用的材料必须是具体、充分、翔实的材料，其获取途径就是调查研究，从实际工作中了解真实情况。如果对工作、问题缺乏深入的研究，写出的事务文书就会比较肤浅。所以，要经过深入的调查研究，获取第一手材料，并且尽可能地选择具有代表性和典型性的材料，这样才能揭示事物的本质。

1.2.6　行文要规范

事务文书在整个公文体系中处于次要的从属地位，既没有法定的格式，也不具备独立的行文资格。但是，作为辅助性公文，事务文书在党政机关、人民团体、企事业单位等机构、组织中使用范围广泛，使用频率高，起着不可替代的作用。

一般情况下，事务文书采用简便的公文格式。虽然其格式相对于党政机关公文而言比较灵活，但总的来说也有自己约定俗成的格式。因此，写作时要遵守行文规范，不能随意发挥。

1.2.7　表述要简练

事务文书应以叙事和说理为主要特征，以实用为目的。这就要求其语言必须言简意赅，追求平实、朴素。

语言以简练为准绳。在事务文书写作中，要求一个词有一个词的作用，一个词有一个词的分量，力求言简意赅，切忌重复和啰嗦；将可有可无的字、词、句去掉，力求做到词无可删、句无可减的程度。