第二章 秘书机构
第一节 秘书机构设置的原则
秘书机构以其不可或缺的重要作用，成为各级党政机关、企事业单位和社会团体等的重要组成部分。然而，秘书机构并非可以随意设置，其规模的大小、承担的职责以及管理的体制等都必须适应本单位秘书工作的实际需要，必须遵循相应的原则。
一、秘书机构的概念
秘书机构即秘书工作部门，指各级党政机关、企事业单位和社会团体等为领导机构、领导者全面处理综合行政事务而设立的辅助机构。社会行政组织分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构，其中，辅助机构又分为全面辅助机构和局部辅助机构，我国的秘书机构一般属于全面辅助机构。
秘书机构的概念有广义和狭义两种：广义的秘书机构，是指负责综合行政工作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门；狭义的秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。本书介绍的是广义的秘书机构。
目前，在我国，除基层机关或规模较小的单位一般不设专门的秘书机构，只配备适量的秘书人员外，从中共中央、国务院到省、市（地）、县、乡（镇）各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单位、社会团体等，普遍设有秘书机构。
二、秘书机构设置的基本原则
进入21世纪，我国的政治、经济体制处于改革实践当中，为发挥各级各类组织的秘书机构的作用，提高组织工作的成效，秘书机构的设置应遵循如下原则：
（一）必要性原则
必要性原则，即所设秘书机构必须符合组织管理和领导工作的实际需要。在我国，从中共中央、国务院到各省、市（地）、县、乡（镇）党政系统都设有秘书机构，凡是具有法人资格的企事业单位、社会团体等必须设置秘书机构，即使是法人资格的小型民营企业，由于外联需要经常行文，也必须设置办公室，只是配备少数秘书人员而已。必要性原则是秘书机构设置的基本原则。具体要求如下：
1.组织工作的必要
依秘书机构所属组织的高低不同，从辅助领导大政方针政策的研究到服务本组织的“办会”、“办事”、“办文”等，秘书机构设置的组织形式、秘书人员的层次结构及配备数量等，都取决于组织一切工作的实际需要。
2.领导工作的必要
秘书机构的设置必须从方便领导者的工作需要出发，因领导者是该组织的法人代表，肩负着决策与管理的重要职责。秘书机构的直接服务对象是本组织的领导，任何一个秘书机构，都直接受本组织领导的指挥。秘书机构的设置，还要遵循分级管理的原则，由本组织的领导根据工作需要来设置。这样能够有效地保证秘书机构行使自己的职责，为领导工作提供高效的服务。
3.综合事务的必要
依秘书机构所属组织的性质和层次不同，在我国，无论是党政系统，还是企事业单位、社会团体，层级越高，秘书机构内部业务越多，分工也越细；反之，层级越低，秘书机构业务越少，分工就越粗。相对来说，我国较高层次的党政机关的秘书机构人员岗位分工较细，而层次较低的党政机关、小型企事业单位和社会团体的秘书机构除了为领导服务外，更多的是协助本组织的职能部门处理综合繁杂的行政事务。
（二） 一致性原则
一致性原则指秘书机构设置的各个构成要素及其相互关系要自成体系。应遵循如下原则：
1.机构名称一致
如我国党政系统自上而下的各级秘书机构的“厅”、“局”、“处”、“科”、“室”、“股”的名称应保持高度一致的体系关系。
2.设置标准一致
各组织内部所设秘书机构的层次与结构，秘书人员的层次、结构与岗位职责等，应采用统一的标准，可参照中华人民共和国人力资源和社会保障部2014年新出台的《秘书国家职业标准》。
3.秘书职能一致
秘书职能分为一般职能和深层职能。一般职能是为本组织的领导辅助管理与服务，多数情况下是办理综合事务、办理会议与活动、拟写与处理文书等；深层职能是指按照中华人民共和国人力资源和社会保障部2006年出版的《秘书国家职业标准》的规定，一般职能的秘书没有行政级别，但秘书人员的岗位一旦达到高级别的资格时，即已经走上了领导岗位，随之秘书职能就发生了质的提升，如办公厅（室）主任、领导助理等。
（三）高效性原则
各级各类组织根据自身需要设置秘书机构的层次和秘书人员的结构层次，必要的层次是辅助解决组织的领导管理的问题。
1.高效率
根据组织与领导的业务量科学设置秘书机构，秘书机构的层次不宜过多，系统内上下要匹配，要克服上下左右难以对口联系的弊端，秘书机构设置的根本要求是达到效能最大化和成本最小化，以使秘书机构轻便灵活、高效运转。
2.高质量
根据秘书机构的业务量配备秘书人员，人员编制要合理，业务范围、职责权限和隶属关系要明晰，秘书部门内的业务流程和规章制度要规范，防止部门内部互相推诿，人浮于事。
3.高效益
秘书机构及其秘书人员要从组织系统的整体目标出发，通过一系列行之有效的各种形式的活动与方法手段，辅助组织的领导妥善处理系统内外之间的各种关系，形成高效、高质运转的工作体系，以期实现组织的政治效益、社会效益和经济效益的目标。