第一编 秘书工作实务基础

第一章 秘书工作实务概述

一、秘书工作实务的定义

（一）秘书的定义

秘书，在我国古代专指皇宫中秘密收藏的图书资料。密藏图书管理者，被称为“秘书监”“秘书令”或“秘书丞”。

现在，秘书，是指通过办文、办会、办公，辅助上级管理综合事务的工作人员。秘书已成为机关的一种职务，如行政秘书、机要秘书……，一等秘书、二等秘书……；也是一种机构（部门）的名称，如秘书局、秘书处……，又是一种社会职业，与律师、会计等其他职业并列。

（二）秘书工作实务的含义

秘书工作实务，指秘书应当和如何完成的工作实际事务及具体任务。它是秘书学与管理学的交叉学科，也是一门理论性、应用性、规范性相结合的课程。

二、秘书工作实务的内容

秘书工作实务的内容主要包括办文、办会、办公。

三、秘书工作实务的特点

（一）事务辅助性

秘书需要参与或直接处理的事务繁多，如召集会议、接待来往人员、值班、记录等，均需做到周密细致；秘书工作实务主要是辅助上级的工作，如协助上级拟制公文、安排会议或进行督办协调等，以提高工作的质量与效率；对上级及各职能部门的活动，提供信息支持与周密服务。

（二）综合全面性

秘书工作实务接触的范围广泛，联系上下左右，贯穿于各项职能活动的全过程中；秘书工作实务内容广泛，涉及政治、经济、科学、文化等各个方面；秘书工作实务活动的范围全面，文件撰制、会议管理、办公事务等均属秘书工作实务范围。

（三）政策保密性

秘书工作实务，为上级领导决策、指挥活动所提供的参谋与咨询性服务，无一不体现出高度的政策性；秘书人员在为上级服务的过程中会接触到许多机密；秘书工作实务中有相当部分属保密性工作，因此，秘书工作实务要特别注意保守秘密。

四、秘书工作实务的要求

（一）求实真切

秘书工作必须坚持实事求是，一切从实际出发，讲求实效。向领导反映情况应真实可靠，符合实际，所提建议与方案应切实可行，协调督查等工作应注重解决实际问题，追求实际效果，不搞形式主义。

（二）准确严谨

秘书工作必须讲求质量，提供优质服务。要准确地贯彻、执行党和国家的方针政策与法律法规以及领导的意图；准确地拟写文件，处理事务，不出差错；向领导提供的信息务求准确核实；向下传达指示务求原原本本、不变异失真，秘书工作的各个环节均应当严谨周密，不留任何疏漏。

（三）及时高效

秘书工作必须及时迅速，讲求时效，为此，要科学安排时间，充分挖掘时间的利用价值，分秒必争；办文、办会、办公力求减少周转的层次，简化手续，雷厉风行，不拖沓延误，并善于运用现代化的技术手段以提高效率。

五、主体意识

秘书工作实务的主体，指秘书工作人员，其主体意识的核心是“为人民服务”，它表现在主体的政风、学风和文风上。

政风——执政为民；学风——理论联系实际；文风——文约事丰，明理适用。

作为一名秘书工作人员，要献身于为人民服务的壮丽事业，献身于改革开放、振兴中华、圆中国梦的千秋大业。

韩愈在《答李翊书》中说：“无望其速成，无诱于势利”；“根之茂者其实遂，膏之沃者其光晔。”秘书工作实务的好坏，一定会体现出秘书工作者的主体意识，因此，培养秘书工作者的主体意识，才是根本所在。

就拿办文来讲，古人云：“文者，贯道之器，寓理之具。”又云：“工欲善其事，必先利其器。”可见，我们必须学好、用好这种“器”“具”。学习的客观内容是一致的，学习者的主体意识却是不尽相同的，工作实务的表现就千差万别，也就产生了不同效果。这就是“文如其人”。人品、文品相联；人格、文风相通。办文与做人密不可分。

我们应该：慎思明辨，言信行果，坦荡至诚，敬业乐群，创新和谐，服务社会。慎思明辨、言信行果，与秘书工作实务的构想、坚持到底的意志密切相关；坦荡至诚，与秘书工作实务的文风、胸襟密切相关；敬业乐群、创新和谐、服务社会，与秘书工作实务的作用、效果紧密相关。

广大秘书工作者应在主体意识的指导下，凭扎实的秘书工作实务知识、高尚的道德情操、优秀的素质修养、良好的文字功夫与业务素养，完成与时俱进的秘书工作，以利于事业、时代、人生。

六、主体素质

“不患无位，患所以立。”这句孔子在《论语》中的名言，由欧阳中石先生题写在北京市高校毕业生就业指导中心大堂正中。孔子在《论语》中又强调“不学礼，无以立”。

我们要立长志，不要常立志。我们要“立德”“立行”“立言”。“言之无文，行而不远。”荀子在《解蔽》中说过：“精于物者以物物，精于道者兼物物。”我们要特别注意体会其内涵，要成为复合型的管理人才。

有的国家这样要求秘书工作人员：像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交官一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

我国香港地区把秘书人员分为参谋型、秀才型、办事型、公共关系型、技术型诸种。

我们要成为上述各型兼备的综合型。我国对秘书工作人员有如下要求：

（1）政治理论修养：努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想，具有正确的政治方向和较高的政治理论水平与政策水平；遵守国家的法律、法规，具有较强的法制观念；具有为人民服务、甘做无名英雄的奉献精神。

（2）思想作风修养：热爱本职工作、任劳任怨、热诚服务；实事求是、忠诚老实；思想敏锐、勇于创新；廉洁奉公、行为端正；谦虚谨慎、踏实细致；密切联系群众、团结合作。

（3）职业道德修养：忠于职守、严守机密、秉公办事、平等待人、忠诚谦和、认真细致。

（4）秘书人员的能力：表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、调研能力、交际能力。

我们要努力成为具有上述优良素养的秘书工作主体。

七、心理调整

要克服畏惧心理，建立自信心理；克服惰性心理，建立勤勉心理；克服侥幸心理，建立主宰心理；克服“假孕”心理，建立务实心理；克服惯常心理，建立创新心理。

要想完成高质量的秘书工作，尤其要注意打破惯常心理。我们称其为“脱离思维的惯常进程”。人的思维有一种惰性，遇到新的问题、新的情况，总习惯沿着前人或自己的思维老路走。正如讽刺一些不负责任、因循守旧的秘书写计划时的顺口溜：计划、计划，抄来挂挂。如果从事机械性、重复性的劳动，这种思维的惰性局限还不算明显，但对秘书工作人员来说，却是一个“致命伤”，因为这种写作就是创造，是向领导者提供决策的依据，向有关部门提供有启发性的信息，向社会提供有前瞻性的创意。所以必须打破定型的惯常心理，这与党中央提倡的与时俱进、创新进取的要求也正相吻合。

秘书人员只要情绪饱满、冷静务实、勤学苦练，定会妙笔生花出佳篇、秘书工作硕果累累。