第三章 秘书工作实务阅读基础

一、“读”为秘书工作实务之“始”

秘书工作实务中，第一位的就是“提取有用信息的能力”。它表现为对大量信息资料的阅读理解。培养和提高自己的阅读能力是完成秘书工作实务之始。

二、强调“读法”

秘书工作实务中的阅读，有其特殊性。

（一）普通作品的正读法

所谓正读法，就是按正常阅读习惯和方式由前而后的普通阅读方式。阅读的对象具有如下特征。

1. 兴趣盎然

所谓兴趣盎然，指作品引人读兴，不必多加思索，如啜香茗。它具体表现在以下方面：

（1）文学性。创造的形象有艺术感染力。

（2）故事性。故事动人，引人入胜。

（3）叙事性。贴近生活，叙事清晰。

（4）散文化。意境优美，语言华美。

2. 目标完整

所谓目标完整，是指对一般文章的阅读，其外在的组成和内在的组成，无论目的、结论、结果等均是非常清楚的。

（1）叙事性作品。线索清晰：发生、发展、高潮、结局、尾声，脉络显著；情节完整：开头、结尾、过渡、照应，一应俱全。

（2）论述性作品。三“论”明确：论点、论据、论证，条分缕析；结构明显：绪论、本论、结论，贯通到底。

（二）秘书工作实务中资料的读法

在阅读资料时，与阅读普通作品相比，有如下的不同：

总体的不同是：被动的欣赏式阅读与主动的评价式研读。

1. 内容上

忘却美文，面对平淡；忘却故事，面对索然；忘却情节，面对数据；忘却细节，面对数字；忘却稔熟的人情事理，面对陌生的事件数据；忘却趣味盎然，面对枯燥无味。

2. 结构上

忘却顺序，面对杂乱；忘却条分缕析，面对盘根错节；忘却引人入胜，面对步履维艰；忘却稔熟地提出问题、分析问题、解决问题，面对本末倒置、块垒交叉错位。

（三）把握要点

1. 总体把握

先看要求，逆流而上，带着问题阅读。

看准要求→细读资料→联翩思考→提炼观点→展开论证→概括资料→复述资料→说古论今→以今为主→正反结合→以正为主→勾连资料→创新思维→再造想象→有机新文。

2. “段”是关键

秘书工作实务中的资料是以语段为主要形式的文本组合。尽管可能出现一些变化，但其基本方式是不会改变的。因此，阅读必须由“段”突破。

（1）“段”的概念。段是文本的最小组成单位，有规范段与不规范段之分：规范段是指它具有相对的独立性、统一性、完整性；不规范段是指兼意段和不完整段。秘书阅读的资料中除规范段外，也存在不少不规范段。

要特别指出的是：资料的“段”和普通文章的“段”略有差异，它是指资料中一个相对完整独立的部分，它有时是一个段，有时则是由几个小段组成的大一点的语段，并在结构上表现出“分—总”“总—分”“分类”“解说”等关系。

（2）资料的“段读”。秘书工作者必须强调段的阅读，着重把握以下三个方面：

1）“首段”。资料往往在“首段”体现全部资料的要旨所在。要特别注意把握“首段”的要旨所在。它往往提示资料所述问题的相关“时间”“地点”“人物”“事件”“话题”等社会生活现象和相应的看法等。

2）“段意”。指“段”所表现的基本内容，也可称为基本数据。它的基本表达方式是说明与叙述，有时可出现少量的描述和对话。

3）“段旨”。指“段”所蕴含的中心意思、主要观点，也可称为主旨或段的主题、论点。一般情况下，全段是围绕着这个段旨展开的，又是为阐述这个段旨服务的。这个段用一句话概括出来，叫段中主句或主题句。要特别注意寻找段中主句，把握段的要点。它的基本表达方式有两种：一种是有主题句的，另一种是无主题句而需要提炼主题句的。

主题句也叫段中主句。它要有概括性，要以短句子十分鲜明地把段旨揭示出来。主题句的位置表现如下：

一是在段首。就是段的开头第一句。段首醒目，把段中主句放在段的开头处，以领句地位出现，领起下文，一般来讲就限定了段旨须围绕这个中心铺陈展开下文。要注意在一段的开头处把握主旨句，从而全面清晰地理解把握全段内容。

二是在段尾。就是段的最后一句。这不易引起注意，因此要格外注意。特别注意有些资料先列举一些材料，而后概括、归纳或引出结论类的话语。

三是在段中。就是在段中间的“腰句”中出现，这更不易一眼看出。当段中主句是上半段的结论，又是下半段的前提时，只好放在段的中间了。

四是兼置于段首、段尾。这主要会出现在资料的长段中，常常把段旨放在段开头的领句位置，又让它在段的末尾，以结句的方式再次出现，对段旨反复申说。

三、“读法”理性升华

秘书工作实务中的阅读是因文得义的心智活动。

（一）把握双重转化

1. 阅读是秘书写作的逆向运转

如果说一般写作是“察物→创意→缀文”的过程，那么，阅读则是“披文（所给资料）→得意→及物（所要解决的问题）→再创文”的过程。

对秘书来说，阅读资料先要“感言辨体，入情得意”，把物化的书面言语内化为读者的内部言语，即把资料所含有的思想变成自己的思想，这可称为秘书工作实务中阅读的“意化”过程，包括资料含义的具体化（由点到面，由意到例，由一般到个别）、资料含义的简约化（合并同类，剔除杂质，简化词组）、资料含义的系统化（由浅入深，由表及里，由此及彼等）。

此后要“运思及物”，把内部言语外化为书面言语和口头言语，即把阅读资料所得的精神内涵释放出来，转化为改造主、客观世界的能量，这叫作阅读资料的“物化”过程，包括体会、心得的言语化、灵活化、实践化，最终变成秘书处理工作、促进社会科学和谐发展的有效工具。这就是阅读的“意化”和“物化”的双重转化原理。

2. 阅读中要注重“运思及物”

秘书工作实务中的阅读，“披文得意”（阅读所给资料，得到立意）只是阅读的前半路程，“运思及物”（分析研究资料立意，运用到工作中）才是阅读的更加艰难的后半路程。不能只重阅读“吸收”，不重阅读“表达”，只管阅读“认知”，不管阅读“应用”，只讲阅读“有字书”，不讲“有字书”向“无字书”的延伸，以致对阅读的“知人论世”“类化迁移”“切己体察”没有足够重视，甚至视“运思及物”为“超阅读”。这种只顾“文→意”转化，不顾“意→物”转化的“半程”阅读观，违背了“知行统一”的全程阅读规律，是秘书工作实务中阅读效率不高的“病根”之一。

（二）注重人文精神

1. 强化自主意识

自主意识，指秘书独立领受和驾驭文本资料的主人意识。这种阅读行为，不容偷懒，别人无法代劳。

2. 拓展思维空间

秘书工作实务中阅读的核心是理解，而理解的关键在于明确阅读运思的路数，在于拓展读者的思维空间。“阅读运思”有广阔的四维空间：

（1）解文——沟通秘书与资料的桥梁。即通过感言辨体，解开文本资料中有组织的语言密码，认识、把握资料内涵。

（2）知人——沟通秘书与资料制造者、文章主人公的桥梁。即在缘文见人的跨时空对话中，实现心灵的理智转换和情感交流，透视隐藏在文本资料表面语义之后的写作意图，做出比原资料更好的阐发。

（3）论世——沟通秘书与社会的桥梁。即通过解文、知人，而达到认知社会、改造社会的目的。

（4）察己——沟通秘书“旧我”（原来的我）和“新我”的桥梁。即通过阅读，使自身的知识经验得以扩充，观点认识得以改变，思想情感得以升华，方法技术得以完善；实现自我在量度上的增加，在本质上的提高，在价值上的飞跃，在能力上的练达。

3. 提高创造能力

阅读行为依照其社会功能的目标指向，可分为由低到高的四个基本类型：学习性阅读、实用性阅读、审美性阅读、创造性阅读。秘书工作实务中的阅读属于实用性阅读和创造性阅读。它以解决生活和工作中的信息摄取、加工、利用等实际问题为目标，又注重以超越文本、改造世界、塑造自我为目标。

阅读创造力的标志是能够准确把握并越出文本，重构词、句、章、篇的新义，或补充加深、引申发挥，或转移重点、批评匡正，提出新见解，做出新答案。这时的秘书工作人员不单是资料的接受者、评论者，而且是所给文本资料的加工者、再造者。