第一节 商务秘书与商务秘书工作
“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意即“可靠的职员”。英语中的秘书（sec-retary）与秘密（secret）有着密切的联系。国外“秘书”的概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物。20世纪中叶以来，随着科技的迅速发展，秘书工作在工具、技术、内容和管理方式等方面都发生了深刻的变革。在经济全球化、信息化、一体化的今天，秘书的培养教育模式正在逐步实现科学化、规范化、系统化和现代化。
一、商务秘书
商务秘书是我国改革开放的新生事物。要成为合格的商务秘书，我们需要了解商务秘书的含义，掌握商务秘书与其他秘书的区别，熟记商务秘书的主要工作内容、特点及类别，正确把握商务秘书的人际关系尺度和角色知觉，了解商务秘书的工作环境和应具备的各种素质与能力，并掌握商务秘书工作入门的基本技巧。
（一）商务秘书的定义
20世纪90年代以来，我国秘书学界对商务秘书的研究越来越重视，在借鉴西方学者关于商务秘书的定义和我国学者相关研究成果的基础上，对一些基本问题，诸如什么是商务秘书、商务秘书的基本职责是什么等，逐步取得了较为一致的认识。
国际秘书联合会对秘书这一职业曾经做过如下定义：秘书应是上司的特殊助手，她掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围内作出决定。[1]
欧洲职业秘书联合会对秘书的定义是：对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。[2]
从以上的各种定义和描述中我们可以了解到：在西方的一些公司和商务机构中，上司希望秘书能很好地成为自己的工作伙伴，能自觉地担负起自己的工作职责，能拥有良好的商业品质和个人品质，能正确地使用自己的工作系统，恪尽职守，精明强干，诚恳待人，能全面了解公司的业务和公司在本国以及全球经济中的地位，能够独立地建立和管理工作计划，能与团队成员密切合作，并能有效地开展工作，善解人意，处事老练，能够掌握有效交流和处理人际关系的技巧，能建立一套有效的归档系统，能监督下属做好工作，具有有条不紊的工作作风、积极乐观的工作态度，能担当起公关交流的职责，自觉树立良好的个人形象和公司形象。总之，所谓商务秘书，是指在各种从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担任上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。
（二）商务秘书的分类
商务秘书可按其责任的大小和能力、素质的高低分为助理级秘书、文书级秘书、执行级秘书和行政级秘书等。
1．助理级秘书
助理级秘书也常被称为“见习秘书”，包括接待员、打字员等，其主要工作内容是打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会等。
2．文书级秘书
文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工作内容是起草、打印文稿，收发、处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集和组织材料，制订旅行计划和做好差旅报销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会计出纳记账的工作，保管保密文件，等等。正式秘书无论是职位的性质、技术的要求、涉及的业务，还是工作的责任，都要高于见习秘书。
3．执行级秘书
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，例如：处理信函，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完成情况，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策，等等。执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外的联络和公关工作。
4．行政级秘书
行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总监、经理私人助理等。其主要工作内容包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养和调配工作。
另外，按不同标准，秘书还可作以下分类：按照秘书自身的特长和能力，商务秘书可分为参谋型秘书、办事型秘书、业务型秘书、公关型秘书、技术型秘书；按职务的性质可划分为行政秘书和专业秘书；按职位规定的时间长短可划分为专职秘书和兼职秘书；等等。
二、商务秘书工作
（一）商务活动的基本特点
在研究商务秘书工作的内容与特点之前，我们需要简单了解一下商务活动的基本特点。
1．交易性
各类组织由于各自的需要而产生交易的愿望，所谓交易，即买卖商品。在市场经济条件下，货物、技术、劳务、资金、信息、资源等都具有价值和使用价值，并都属于有形商品或无形商品。商务秘书的工作就是为买卖双方的商品交易提供服务。如果企业中没有一支服务于各种商务活动的秘书队伍，每天为企业搜集生产、需求、消费、技术、金融、法律等方面的信息，企业就很难在市场竞争中有所作为。
2．利益性
商务活动的任何一方都是以追求和实现经济利益为目标和归宿的，离开了经济利益，商务活动就失去了存在的价值。
3．竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘书熟悉和运用商业原则，准确地掌握商务秘书的工作内容、职业技能和职业规范，卓有成效地将专业知识、综合能力和实践经验整合运用于商业运作之中。
（二）商务秘书工作内容的分类
商务秘书的工作内容十分繁杂，我们在参考西方有关商务秘书工作内容分类的基础上，可以将其主要分为以下三种类型。
1．常规事务性工作
常规事务性工作主要是指秘书在没有上司指示、授意和监督的情况下进行的常规性工作。这类工作有：收发、登记邮件和文件，文件立卷归档，领取、管理办公用品，接受、记录上司的口述授意，安排上司的会见和预约，管理上司的时间和日志，管理好办公环境，准备定期的工作报告，收集有关的信息资料，等等。
2．指派性工作
指派性工作主要是指上司临时交办的事项，这些工作大多时间紧、要求高，无惯例可循，综合性强。这类工作包括依照上司的意图草拟信函、文件，拍发电报；帮助客户查找资料信息并回答其各种询问；接待、陪同来访客人；督促下属落实上司的各项指令；做好会议的筹备和组织；等等。
3．自主独创性工作
自主独创性工作主要是指秘书运用创造性、主动性和积极灵活的工作态度与方法来帮助上司。
（三）商务秘书工作的特点
1．辅助性
在商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时，都应根据上司的意图、指示来办理，而不能代替上司做决定；秘书应选择适宜的时机和场合，用提出意见、建议的方式提醒上司慎重决策；对上司已经决定的事项，秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。
2．中介性
商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员，起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介位置展开各项工作的，因此必须要树立中介的意识，正确地把握自己在工作中的位置，把工作过程视作发挥中介作用的过程。只要能真正起到桥梁、纽带、媒介的作用，秘书工作就一定能卓有成效。
3．综合性
秘书部门是综合办事部门，商务秘书是为上司的各种商业事务工作服务的，因此商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及商业事务工作的各个方面，内容具体而繁杂，因而具有鲜明的综合性。
4．机要性
机要性是指秘书工作的机密性和重要性。因为工作需要，秘书必须了解和掌握这些工作内容，甚至在有些必要的场合，还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。
在上司的工作中，相当一部分内容关系组织的重大决策和重要事项，由于办理事务的需要，上司对秘书是不保密的，秘书知道的组织秘密会比别人更多一些、更早一些，秘书还要负责保管组织的各种保密文件，这些都决定了秘书工作具有机要性。在商务秘书工作中，对于涉及本企业商务贸易、经济技术、产品开发、客户资料以及组织决策管理等方面的信息，都需要做好保密工作。
注释
[1]安娜·L．埃克斯利，等．韦氏秘书手册．严华，等，译．北京：国际文化出版公司，1989：73-74．
[2]约翰·哈里森．秘书的职责．谢振元，等，译．北京：档案出版社，1991：271．