1.1 如何做好预算前的准备工作

解读与分析

要想使所编制的预算合理和具有可执行性，事前的准备工作是非常重要的。不管是综合预算，还是各个子预算，要想成功地完成预算编制任务，相关人员都必须做好以下几项重要的工作。

1．收集与本预算有关的信息和数据

虽然不同的预算所需要的信息和数据不同，并且会随环境的变化而发生相应的变化，但收集信息和数据是绝大多数情况下各项预算准备工作共同的要求。其涉及的因素一般包括以下几种。

（1）预算限制性因素。预算限制性因素是指将会对与之相关联的各种预算都产生重大影响的因素。例如，原材料缺乏将会约束生产能力的充分发挥，生产能力则会直接影响销售预算，同时会对固定资产费用及部门预算产生影响。因此，预算管理人员必须在预算前明确企业所存在的各种直接或间接限制性因素，并对它们可能对预算造成的各种影响进行认真仔细的考虑。

（2）内部能力影响因素。对公司进行检验分析，了解公司或部门内部的各种影响因素，针对每一个因素进行认真分析并找到规避这些因素负面影响的办法。

内部能力影响因素主要包括员工的工资要求、产品（如成本、供应商、技术水平、产品结构等）、财务（如财务方面的变化、资本结构等）、信息（如信息来源、沟通瓶颈、硬件软件等）、管理（如管理制度、管理缺陷等）及人事（如报酬激励项目、福利、员工士气等），这些因素都会或多或少地对预算的编制执行产生影响。

（3）外部环境影响因素。在实际工作中，公司外部环境也会对具体的预算活动产生影响。

外部环境影响因素包括市场状况（如市场容量、市场发展趋势、市场份额等）、行业状况（如直接或间接竞争者策略、发展前景、目标计划等）、技术状况（如影响公司发展的技术、工艺状况等）、政策因素（如各级政府发展方向、各级政府规章制度、政策的变更等）、文化因素（如社会的思想意识、习惯、观念及行为等方面的变化）及经济与人口因素（如经济发展导向、社会利率、资本投资、宏观经济状况、人口状况、人均收入）等。相关人员需要列出这些因素并分析它们对公司发展将会产生什么样的影响。

2．预测经营收入

了解分析了预算限制性因素以及内、外部各种影响因素之后，相关人员便可以开始进行经营收入的预测。经营收入的预测一般包括三个阶段。

（1）确定收入类型。确定收入类型的目的是便于管理者进行预算监督，更加合理地分析预算数据并对其进行修改。在实际工作中，预算管理人员可以根据需要对收入类型进行更具实际使用价值的细分。

例如，收入可以划分为来源于销售的收入，来源于生产的收入，来源于固定资产投资的收入和来源于人事、财务、行政等管理部门的收入等。来源于销售的收入又可以按照销售种类、销售代表区域、销售市场等进一步细分。

总之，划分一定要便于公司的预算及其他各方面的管理。同时值得注意的是，无论进行哪种类型的统计，相关人员都要注意在公司各个预算中保持主标题与子标题的统一。这样做，一是有利于使用者相互配合，提高工作效率；二是便于管理人员准确有效地完成对综合预算的编制。

（2）确定收入数额。不同类型收入数额确定的难易程度是不同的。销售收入数额的确定比较复杂，要想对其进行准确预测，就必须从基础做起，先向销售人员了解客户可能购买的数量，然后要向每一个代理商去核实这些数据的合理性，利用以往销售成绩，代理商的可信度及对内、外部影响因素的判断来评价这些预测数据的可靠性。此外，相关人员还可以通过了解提前付款和批量采购的折扣率等对销售额的影响及各类客户的付款记录进行判断。

有些收入数额可以在预算过程中直接获得，如出售原有固定资产得到的收入等，还有一些有关收入的信息可以从会议或平时讨论中了解到，如公司将发行股票、购买设备等，但对于耳闻的不确定的事情，管理者应该有自己的判断，以免受到错误信息的干扰而做出错误的决策。

（3）确定收入发生时间。这一做法在有些公司没有得到相应的重视，但实际上由于收入不能及时到位而引发的公司倒闭事件屡屡发生。因而不管是小企业还是资金来源充足的大企业，都应该注意及早回收应收款项，以争取获得最大限度的资金利用率。

管理者应该及时向财务部门了解客户付款的状况，掌握下一个业务周期可能出现的收款状况；通过询问销售人员及其他一线工作人员来了解客户的付款能力；利用各种途径对所需信息进行及时地跟踪。

3．预测费用支出

对费用支出进行预测同样是预算准备工作当中的一个重要环节，与对经营收入进行预测类似，预测费用支出同样包括三个阶段。

（1）确定费用类型。不管是生产预算、销售预算还是部门预算，都包括费用的预算，只不过费用类型不同。费用分类标准并不是统一的，在实际工作中，管理人员应根据实际情况确定企业实际管理所需要的费用类型。

例如，管理人员可以将费用分为启动费用（首次从事某项活动所必须花费的费用）、直接费用（随企业生产和销售变化而变化的费用）、间接费用（定期发生、不直接随企业生产和销售变化而变化的费用）、固定资产费用（可供企业长期或永久性使用的非消费性支出），也可以根据同产品之间的关系分为生产费用（按计入成本的方式分为直接费用和间接费用）、期间费用（经营过程中发生的应计入当期损益的费用，包括销售费用、管理费用和财务费用）和营业外支出。

（2）确定费用数额。由于实际工作中，可能发生的相关活动及费用多得几乎无法预料，因而确定费用的数额是一项复杂而且有难度的工作。

以将费用分为启动费用、直接费用、间接费用和固定资产费用四类为例，确定启动费用时，需要对手中的每一项数据进行核查，有时还必须与有关部门的工作人员逐一进行沟通，请他们对成本费用的预测提出自己的意见，同时必须对这些意见的可靠性进行理性判断，并结合可能存在的内、外部影响因素进行综合分析。确定直接费用时，则必须在各类相关预算中查找相关数据，然后结合当前生产数据、人工成本等情况进行计算。因间接费用变动情况不大，故管理人员可以通过查看过去的记录和文件，轻松地做出事前测算。因固定资产费用不经常发生，故比较容易计算。但是值得注意的是，不论做哪种费用预测，管理人员都要注意内、外部因素对它们的影响。

（3）确定费用发生时间。安排好各项费用的发生时间，对其进行周密的计划，有助于协调费用与收入之间的关系。一般情况下，费用不能超过收入，这是一个企业运营的基本原则。在此原则下，企业可以根据自己的实际情况安排确定各项费用发生的先后顺序，这对企业来讲是一项相对简单的工作，但同时也不要忘记内、外部因素可能对费用发生时间产生的影响。

预算前做好充足的准备，有利于制订切实可行的预算方案，减少日后修改的工作量，提高工作效率，有利于预算人员成功地完成预算任务。