第4章 会议前期的服务工作礼仪

23.会场布置有哪些排列布局的方式？

规范有序、合理布置的会议环境，是保证会议成功的服务内容与必要条件。在会议前期工作中，会议环境布置应严格按照会议服务要求与礼仪程序进行周密的准备，既要突出会议的主题，又要达到烘托整个会场气氛的实质目的。会场的布置形式很多，从排列布局的不同可以分为以下几种形式。

上下相对式

上下相对式是指主席台与代表席上下面对的形式，它突出了主席台的地位。适合于召开大中型的报告会、总结会、工作会、代表大会等。上下相对式可以细分为剧院式和课桌式。

①剧院式。适合听众较多的场合，一般设在礼堂、会堂、影剧院、体育馆等。这类会场在舞台或高出代表席的地方设主席台，并有一定的距离。各种代表大会和其他大型、特大型会议常采用这种形式，显得隆重、热烈、庄严，主次分明。

②课桌式。如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板的椅子或布置成排桌子。一般设在中型会议室，也设主席台，但通常不高出代表席，距离也不大，大体上和教室摆法差不多。采用这种形式，显得紧凑、和谐、庄重。

全围式

全围式的主要特征是不设主席台，参加会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起，容易形成融洽和谐的氛围，体现平等互助的精神，适用于召开小型会议、座谈会、协商会等。

圆桌形如每个小组限于八人以下，而且无需使用黑板或其他展示品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。但桌子不一定是圆桌。

半围式

半围式的主要特征是在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛，使用于中型的工作会议、座谈会、研讨会等。可以细分为U字形、T字形等。

①U字形。U字形是一种最普遍的形式。将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口（空出一个短边），这种形式一般需要3张或3张以上的桌子，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放搁置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以作装饰，主持人坐在离U字形一端稍远的第4张桌子，常用于学术研讨会等类型的会议。此种台型容纳人数较少，能体现民主与团结的气氛，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。

②T字形。T字形布局最适合进行小组讨论。也可以将两排桌子改为一排，让与会者面对面地坐在桌子的两边。T字形的顶端是发言人的座位，因此不应该向两边伸出太多。

分散式

分散式即将会场座位分散为由若干个会议桌组成的格局，每一个会议桌形成一个谈话交流中心，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称为“主桌”，是用于召开规模较大的联欢会、茶话会等。可细分为圆桌形、方桌形、V字形等。

V字形布局可以使与会者彼此看到，以便增加相互间的目光交流。同时，这种布局也可以让发言人方便地看到与会者。如果发言人不喜欢和与会者分开，则可以采取倒V字形布局，这样就能和与会者坐在同一张桌子旁，不过可能不太容易看到所有的与会者，具体情形要根据V字的角度而定。

24.如何安排会场的座位、座次？

排列座次是会场布置的一项重要工作，座位编排与会议成效的高低具有密切的关系，使与会人员有固定的座位，感到舒适方便，会场也显得整齐有序。

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄形的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主持人之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

排列座次的几种规则

①凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。

②按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。

③按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。

④按照姓氏笔画为序排列座次。

排列座次的几种方法

①横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左至右依次排列座次。

②竖排法。即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

③左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主持人台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

④自由择座法。就是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

主席台座次的安排

一般与会者多、规模较大的会议，在会场上要设主席台。具体说来，安排主席台座次时遵循以下几点。

①主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到簿或会议手册上标明；在主席台的桌上，必须在每个座位的左侧放置姓名台签，以便对号入座。避免上台之后互相谦让。

②主席台座次排列，应以主要负责人为中心，然后按职务一左一右排列（按照我国传统以中心人的左方为上，若在台下看，即为右方）。若主席台上人员为双数，将主要负责人定位后按职务一右一左排列。

③几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

④对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现签名差错或座位空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

25.会议场地的装饰需要考虑哪些因素？

会议场地的装饰布置，一般指利用色调、尺寸和装饰进行会场设计布置，以适应会议中心内容的需要，起到突出会议主题和烘托气氛的作用，达到企业宣传的实质目的。拟订布置会场的方案时，要讲究一定的科学性、合理性和艺术性，更应细致周到，一般应考虑如下项目。

主席台的装饰

会场主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置的重点。现在一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台后方通常会搭建起一块主题背景（彩喷材料）板，背后悬挂会标或旗帜；会议名称的标语悬挂在主席台上方。背景上有会议主题及主办机构信息；主席台上可适当摆放鲜花点缀；主席台要求红色地毯，绒布主持台；主席台设席位若干，主席台两侧挂大型白色投影幕，配备激光指示笔（或者伸缩式教鞭）；主席台配置有线/无线麦克风、茶水杯（或者瓶装矿泉水）。

色调的选择

色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调。与会议内容相协调的色调，可以对与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。要与会议内容、对象、气氛相适应，能考虑季节因素更好，包括地毯、窗帘、桌布等。法定性、决策性会议，以褐红色、墨绿色为主，显示隆重、庄严的气氛；庆典性会议则以暖色调为主，显示喜庆、热烈的气氛。

幕布的选择

可选择一层幕，也可根据需要选择多层幕。但底幕应选用重质材料。分幕可用轻质或亮彩材质。在幕布的周围可加简单的配色构图或人物构图，这样既简练又大方而且还美观。整个幕布的色系要搭配得当，主次分明，特别要突出企业独有的特色来，当然喜庆是不可缺少的。此外，可在幕布底边处点缀些鲜花或气球等具有动感之物，这样会更佳。

徽标的布置

在主席台或主席位的上方悬挂会标和会徽。会标一般要标明会议的全称，多用宋体，红底（蓝底）白字，有的会议如追悼会则应用黑底白字。主席台底幕上有时需要加挂徽标。

标语的布置

会场入口处及会场内是给与会者进出时的首先印象，可适当悬挂一些鼓动性、庆祝性的标语。标语应该是口号式的，字数不宜过多。也可以用气球悬挂。庄重严肃的会场悬挂的会标通常是红布作底衬，再印上白色的字幅。小型会议，在会场前面的墙上或黑板上可以剪贴或写上字体端庄的会标。

指示标志的设置

在较大的会场，指示标志对于与会者迅速地找到会场位置非常重要。要在会场入口及场内悬挂或放置指示牌，指明各座区的方向和方位。

报到台的布置

供来宾签到或咨询以及办理手续的地方，在报到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；报到台的设计要根据需要用中英文字母醒目标出，才能引起来宾注意。

花摆的装饰

花草是软性的视觉注意力，根据会议性质和主题需要，在主席台底幕下、主席台与代表席的隔离处、讲台和会场四周可适当摆放若干花草盆栽，以表达会场的热闹和生气，但不失庄重。VIP室、签到桌及讲台等位置一般都应放置鲜花，开业典礼及其他庆典往往还需要花篮花门等装点，在主席台后侧适当摆些棕榈树、花草植物盆栽，显得既庄严又朴实，这对烘托会场气氛，营造优美的环境很有好处。

会场的照明

照明要明亮而不耀眼，通常使用人造光源。亦可利用阳光，应备有窗纱，以防强光刺目；使用人造光源时，要合理配置灯具，使光线尽量柔和一些。

不要向发言者打上太强的光，这会使他们感到不自然。

如果需要全程录像，应确保有足够的照明度，使录像机能拍录到高品质的影像。可以考虑购买或者借用先进的录像机，在彩排时拍下会议，以免与会者受到过强的灯光照射而苦恼。

黑暗也有特殊效果，如果把会场变成一片漆黑，可以产生很好的戏剧效果。

26.会标、桌签、座签有哪些制作要求？

制作会标

会标是会议名称的标志，根据会议类型或主题，会标可以横幅或展板的形式显示。通常较庄重正规的会议应制作横幅，即会议的会标都是以红布横幅作底衬。其制作方法主要有三种。

①选用适当规格和颜色的纸张，用广告色书写，随后将书写有会议名称的纸张均匀地排列并固定在横幅之上。

②按照适当的规格，将会议名称的每一个实际情况用铅笔在白色（或黄色）胶版纸上打出草稿，随后将字剪下并排列固定于横幅之上。

③请广告公司用专门制作设备将颜色适当的不干胶纸，按照电脑设计好的字形刻出，并粘贴于横幅之上。

在制作会标时，每一个字的规格，根据主席台的台口宽度和会议名称的字数确定。具体方法可按下列公式进行：

会标每个字的规格=（台口宽度-间隔）/（字数+2）

制作桌签

会议桌签是在会议活动中标明桌号和就座人身份的标签。桌签多用于茶话会、宴会等会议。会议组织者在发出会议请柬时一般在请柬上同时注明桌号，使与会人在进入会场后能按桌签所标明的桌号入座。

制作座签

会议座签是在会议的各席位上标明就座人姓名的标签。会议座签一般在引导与会人员时使用。常用的座签有两种形式：一种是三棱形，一种是卡片形。

①三棱形座签是用硬质材料做成的三棱柱体，平放于桌上。在柱体前后两面夹层插入就座人的姓名卡牌即可。这是目前会议活动中较多使用的一种座签形式。

②卡片座签是一种最为简单的座签形式，多在一些宴会或招待会上被采用。此种座签是用卡片纸做材料，按适当的规格剪出一个长方形，然后再将一端剪成锥形，将锥形部分后折90℃平放于桌上，写上就座人的姓名即可。

27.会场可以使用哪些视听设备？

麦克风

①微型麦克风。这种麦克风需要挂在脖子上或夹在衣领上，演讲人还可以四处走动，而不会影响声音传送。

②手持麦克风。是一种传统形式的扩音器，电线可有可无。

③固定桌面麦克风。固定安放在讲台上或桌子上的麦克风，演讲人讲话时不能离开讲台，限制了演讲人的行动。

④落地式麦克风。这种麦克风放置在可伸缩的金属架上。

屏幕

屏幕可以是固定在墙上的墙式屏幕，用时放下，不用时卷起，也可以是能移动的三脚架式的屏幕。由金属材料制成的固定三脚架可放在会议室的任何地方，具有灵活、轻便、多功能的特点，常用于小型会议。

投影仪

投影仪在教学中很普遍，在会议中也经常使用。投影仪与计算机连接，即可将计算机中的资料投放到屏幕上。

激光笔

激光笔是利用激光原理制成的，可以发出红色光点，投影到白板、银幕或其他对象物上，起指示作用。它光束集中，投射距离可达100米之远，不阻挡视线，增大了使用者在会议厅的移动范围，而且很灵活。

录像机、闭路电视

与会者可以离开会议室，到接有装置的地方收看电视录像。录像在培训会议中广泛使用，这是声音与图像的一种新结合体。它能将演讲内容事先录下声音和图像，然后播放，并且可以重复播放。

DVD机

用于放映光盘，取代录像机。其自身体积小，操作方便，所放的光盘小而薄，可压缩进大量图文、声像信息，而且清晰、保真，制作价格也不贵，比录像带更易携带。

电视屏幕墙

电视屏幕墙是一种新型的会议视听设备，其高科技特点体现在它的图像大且清晰、色彩鲜艳、声音效果好，可连接电视机、录像机、摄像机、计算机、VCD机等。与多媒体投影仪相比，电视屏幕墙放映的图像巨大，适合大型会议，能让距离较远的人员看得清楚，还能同步播放现场会议情况。

28.会议开始前，应对哪些设备、用品进行检查？

在会议召开之前，为确保准备工作做得完备，必须对会议设备及用品进行全面的检查，以防百密一疏，影响会议成功。

做好会议设备、用品的检查工作

①提前到达会场，检查空调设备，必要时做好开机准备，空调设备一般应在会议前两小时开机预热或预冷。

②检查好会场灯光、扩音设备。

③检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放好图架，准备好配套图表和足够的纸张。

④一些重要会议的主席台或会议桌上事先要摆好就座者的名牌，注意名牌文字的大小要适当，清楚易认。如果是工作性质的会议，名牌底色宜用白色。如果是庆典或总结等类型的会议，名牌底色宜用淡粉色。

⑤在每人座位前摆放纸笔等所需文具（或签到时发放）。

⑥投影仪、屏幕、录音设备等需要在会前安放好。

⑦如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

⑧会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

⑨如果是电话、视频会议，需提前检查线路，保证传输效果良好。

检查会议设备的注意事项

①会务工作人员应在会前向设备供应商明确具体的解决程序。如果会议租赁的设备比较多，要提前向租赁公司问清楚其免费提供的各种服务的范围和联系方式。

②在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。

③会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。如果会议过程中出现了紧急情况，可以判断应该先处理哪里的问题。

④有些设备故障（如灯泡报废等）可以由会议工作人员自行处理，因此在可能的情况下，应该在会场准备一些备用的设备。无论问题多么简单，都不应该让与会者和发言人参与紧急维修。

⑤发现设备故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。

⑥有些设备在出现故障时最好更换新的设备，等到会议结束后再进行修理。

29.会场的选择还需考虑哪些因素？

会议地点是否有汽车租赁服务

在选择会议地点的时候要考虑到那里是否有汽车租赁服务。虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车，但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务，以备不时之需。

会议地点是否有商店

大多数会议地点都有商店，出售一些基本的日用品。如盥洗用具、全国性报刊及其他读物、小食品。此外，那里通常还应有美容院和理发店等。

是否有足够多的电梯供与会者使用

所有活动都在一层楼上进行的会议在这方面没有很大的问题，但是大多数的酒店在建筑时主要都是为了提供客房。有些酒店将较低楼层上的客房改建成会场，结果可能导致电梯的拥挤。

走廊和公共区域是否存在隐患

会议承办者可以亲自到会议地点的走廊各处走走，查看那里的状况。如果可能的话，承办者应该在一天的不同时候到走廊中进行查看，查看那里是否有不足之处，如设置过低的烟碟或其他可能给行为障碍者和大量与会者带来不便的墙壁结构。

是否有足够多的公共卫生间

这些地方是否有干净且设施齐备的公共卫生间。会议工作人员应该根据会场的位置和与会者的数量来判断公共卫生间的数量和分布是否合适。

30.如何做好会议接待服务？

会议接待就是指在会议正式召开前和召开后的一系列接待工作，要本着热情诚恳、细致周到、照章办事、讲究礼仪的要求进行组织和筹备，力求保证会议的正常和顺利开展。

掌握与会者详细信息

通过会议回执或电话联系，掌握与会者详细信息，包括姓名、性别、职务及所在单位等，详细准确记录与会者抵达的具体时间、地点。

确定迎接规格

重要领导或外宾前来参加会议，要事先确定迎接的规格。主办方应当派有一定身份的人士前往机场、码头、车站迎接。会议接待人员要事先了解他们抵达的具体时间以及所乘的交通工具，并通知迎接人员提前到达迎接现场。

竖立接待标志

与会者集中抵达时，在接站处要竖立醒目的接待标志，以便与会者辨识。

掌握抵达情况

随时掌握并统计抵达的名单和人数，特别要留意因飞机、火车晚点抵达的与会者，避免漏接。

热情介绍

与会者到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，并主动与其握手以示欢迎。如果领导人亲自前去迎接重要的与会者，且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。通常先向来宾介绍主办方欢迎人员中身份最高者，然后再介绍来宾。主客双方身份最高者相互介绍后，再按先主后宾的顺序介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面。

主动握手

见面、介绍的同时双方要握手。握手是国际、国内常见的礼节。主人主动、热情地握手会增加亲切感。

安排献花

对重要的与会者（如知名专家、劳动模范、获重要奖项者）可安排献花，献花必须注意以下几点。

所献之花必须是鲜花，花束要整齐、鲜艳。

对少数民族或者外籍与会者献花要尊重对方的风俗习惯，花的品种和颜色要根据不同的对象来选择。

一般安排少年儿童或女青年献花。如与会者夫妇同时到达，由女少年向男宾献花，男少年向女宾献花。少先队员献花时，应当先敬礼。有时也可由主办方领导人亲自献花，以表示最诚挚的欢迎。

献花一般安排在主客双方见面、介绍和握手之后。

陪同乘车

陪乘礼仪是伴随宾客乘车的礼仪。迎送领导和与会人员时，有时需要陪同乘车，这时需要注意应首先为客人或领导打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒领导或客人小心，等其坐好后再关门。抵达目的地后，应首先下车，下车后，绕过去为上司或客人打开车门，并以手挡住车门上框，协助上司或客人下车。

31.参会者到达后，需要服务人员做哪些工作？

做好报到登记

会议报到是与会者到达会议活动所在地后办理的登记手续，主要作用在于使主办方掌握实际到会人数，便于会议管理。

会议报到处应设置在会议举办地的显眼处并设置指示标志。报到处一般在大厅等比较宽敞的地方，便于与会者有序进入，又不影响其他人。

在报到处应准备好与会者登记用的笔、纸、票据、电脑等工具，还应提供与会者临时休息的地方及暂时放置行李处。大型会议应多设几个会议登记桌，分组报到登记，减少登记时的拥挤与等待时间。

查验证件主要是检查与会者身份证、会议通知、所在单位的证明或介绍信等有效证件，其目的是确定与会者的参会资格。

会议登记表内容的多少取决于会议主办方需要了解与会者信息的多少。通过会议登记表，会议主办方可以更好地了解和收集与会者信息。会议登记表一般包含以下项目：报到序号，姓名，性别，单位名称及地址，职务，类别（出席、列席、旁听、嘉宾、媒体记者），电话号码，电子邮件，随行人员姓名、关系，登记日期。

安排与会者住宿

会务服务人员交给与会者住宿房间钥匙，必要时，应引导与会者去其住宿房间。在安排好与会者住宿的基础上，报到时与会者如有特殊需要，在现有条件下尽可能给予满足。

检查与会者身份证、会议通知、所在单位的证明或介绍信等有效证件，其目的是确定与会者的参会资格。

做好会议签到服务

与会人员在进入会场时一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计与会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会间会务工作。会议签到一般有簿式签到、会议工作人员代为签到、证卡签到、座次表签到、电脑签到等几种形式。

发放会议议程表和日程表

向与会者发放会议议程和日程表，以便与会者了解本次会议的议程和日程安排。

发放会议简介与会议须知

发放会议简介，向与会者介绍会议的重要意义和作用，同时起到宣传会议的作用。会议组织者应在实事求是的基础上，对会议的意义、影响、作用进行介绍、宣传，不夸大其词，符合会议的客观实际。

须告知与会者需要注意的问题，为大会的顺利进行提供保障。会议组织者必须细致考虑问题，将会议的注意事项毫无遗漏地告知给与会人员，以保证会议顺利召开。