3.2.5 字段属性的设置

在数据表中每个字段都有一系列的属性描述。字段属性表示字段所具有的特性，控制数据的存储、输入或显示方式等，不同的字段类型具有不同的属性。图3-20所示为“教务管理系统”数据库中“修课成绩”表“学号”字段的属性，可按需要进行设置。

1.“字段大小”属性

通过“字段大小”属性，可以控制使用空间的大小。该属性只适用于“短文本”“数字”“自动编号”数据类型的字段。对于一个“短文本”数据类型的字段，其字段大小的取值范围是0～255，默认值为255，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”数据类型的字段，可以单击“字段大小”属性单元格，从下拉列表中选择一种类型，如整型、长整数、单精度（见表3-1）。

2.“格式”属性

“格式”属性用来定义数据的打印方式和显示方式，不影响数据的存储方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。

在Access中，系统提供了一些字段的常用格式供用户选择，也允许用户自定义字段格式（除 OLE对象数据类型外的字段）。常用的字段格式有“货币”字段的格式、“日期/时间”字段的格式和“是/否”字段的格式。可在其对应的格式单元格的下拉列表中选择某一种格式，也可以在格式单元格中直接输入自定义的格式（例如，显示“09月01日2021年”日期的自定义格式为mm\月dd\日yyyy年）。

图3-21所示为“货币”字段的格式。图3-22所示为“日期/时间”字段的格式。

3.“输入掩码”属性

“输入掩码”属性用来定义数据的输入格式。在创建输入掩码时，可以使用特殊字符要求某些数据是必须输入的，或者某些数据是可选输入的。这些特殊字符还可以用来指定输入数据的类型（例如，输入数字或字符）。用来定义输入掩码的字符列表如表3-7所示。

例如，为“修课成绩”表中“学号”字段设置输入掩码“0000000000”，可以确保必须输入10个数字字符。

操作步骤如下。

可以直接在“学号”字段属性的“输入掩码”文本框中输入“0000000000”，也可以在“自定义‘输入掩码向导’”对话框中，设置输入掩码为“0000000000”，占位符为“_”、示例数据为“2101020301”，单击“关闭”按钮，如图3-23所示。

需要注意的是，如果对同一个字段同时定义了“输入掩码”属性和“格式”属性，则在显示该字段数据时，“格式”属性优先显示，“输入掩码”属性被忽略。

4.“标题”属性

“标题”属性值用于在数据表视图、窗体和报表中替换该字段名，但不改变表结构中的字段名。在数据表视图中用户看到的列名显示的内容和在窗体、报表与查询的列名中显示的文本都是字段的标题，而在系统内部引用的则是字段名称。“标题”属性是一个最多包含2048个字符的字符串表达式，在窗体和报表中超过标题栏所能显示字符数的标题部分将被截掉。

5.“默认值”属性

可以使用“默认值”属性指定一个默认值，该值在新建记录时将自动输入字段中。

例如，在“学生”表中可以将“籍贯”字段的默认值设置为“江西”。在向表中添加新记录时，在“籍贯”字段中会自动插入“江西”，也可以输入其他内容。

6.“验证规则”属性和“验证文本”属性

“验证规则”属性用于指定对输入记录、字段或控件中的数据应满足的要求。

“验证文本”属性用于指定当输入的数据违反了字段的验证规则属性时，向用户显示的消息。

当输入的数据违反了验证规则的设置时，可以将“验证文本”属性指定的提示消息显示给用户。

例如，将“教务管理系统”数据库中“修课成绩”表的“成绩”字段“验证规则”设置为“＞=0”，“验证文本”设置为“成绩应该大于或等于0！”，如图3-24所示。

当为某条记录输入成绩的值小于0时（如输入“-1”），会打开“Microsoft Access”提示对话框显示“成绩应该大于或等于0！”，如图3-25所示。单击“确定”，当光标返回该记录“成绩”字段时，等待重新输入。

表3-8所示为“验证规则”属性和“验证文本”属性表达式实例。

7.“必需”属性

“必需”属性可以确定字段中是否必须有值。如果将该属性设置为“是”，则在输入数据时，必须在该字段或绑定到该字段的任何控件中输入数据，而且该数据不能为空值。

8.“索引”属性

索引是一种排序机制，它可以加快查询、排序、检索和打印速度，改变记录的显示顺序。一个表可以有多个索引字段。使用“索引”属性可以设置单一字段索引。索引有两类，一类是唯一（无重复）的索引，另一类是有重复的索引。例如，对于“教师”表的“工号”字段，在创建主键时会自动创建唯一的索引；对于“教师”表的“姓名”字段，因为可能有同名的教师，不能创建唯一的索引，可以创建有重复的索引。