涉及生物安全的文件除了相关法律法规、技术规范和标准等外来文件之外，还包括单位内部制定的生物安全管理手册、程序文件、作业指导书等内部文件。内部文件和外部文件都属于生物安全管理体系文件，是生物安全管理和开展各项实验活动的依据，必须进行规范化管理，即受控管理。应确保有关部门和工作人员均能及时获得现行有效版本的文件。

1.实验室设立单位应建立文件控制程序，明确各类文件的标识（编号）、收集、编制、审核、批准、发布、受控发放、回收、定期审查、有效性跟踪、更新、废止和销毁等具体要求，包括规定如何更改和控制保存在计算机系统中的文件。

2.应明确文件管理部门并指定文件管理人员。管理体系的所有文件在发布实施前应经过授权人员的审核与批准。

3.文件管理人员应编制受控文件一览表，对所有受控文件进行唯一性编号，便于后续的发放、回收等。

4.对外来文件应进行有效性跟踪，及时撤掉、回收无效或已废止的文件。

5.对内部文件应至少一年一次定期组织适用性的评审。内部文件应包括标题、文件编号、版本号、修订号、页数、生效日期、编制人、审核人、批准人以及参考文献或编制依据。如果允许在换版之前对文件进行手写修改，应规定修改程序和权限。修改之处应有清晰的标注、签署并注明日期。被修改的文件应按程序及时发布并发放给相关部门和人员。

6.应将受控文件备份存档，并规定其保存期限。文件可以用任何适当的媒介保存，包括硬拷贝、电子媒体或者数字的、模拟的、摄影的形式，不限定为纸张。

7.对需要保留或归档的作废文件，应清晰标注，防止误用。