第1章 管理信息系统的基本概念
21世纪，世界已经进入信息社会，信息处理成为人们日常最主要的活动。2011年底中国的手机普及率达到每百人73.6部，你和身边的人几乎每天都在用因特网收发邮件、用手机打电话、用各种智能设备上网。信息技术成为多学科关注的重要领域，在人类的社会、经济活动和日常生活中产生了广泛影响，成为当今社会最活跃的生产力。信息化水平的高低也成为衡量一个地区或一个国家综合实力的重要标志。
1954年10月，美国通用电气公司在 UNIVAC Ⅰ型计算机上计算职工工资，这一事件开辟了计算机辅助企业管理的新领域。计算机处理管理数据的快捷、准确引起了人们的关注，随着信息管理内容增多，计算机的应用范围也逐步扩大。1970年出现了管理信息系统的概念。随后，美国 IBM公司率先开发出适合加工制造业应用的商品化的管理信息系统软件。半个多世纪以来，计算机和通信技术的应用普及，极大地提高了企事业组织和政府机构的管理水平，改变了组织运作和服务经营的模式。刚刚迈进21世纪不久，《财富》500强企业中就有一多半对信息技术的投资超过了对生产设备的投资。
管理信息系统是一门新兴的交叉学科，涉及管理科学、系统科学、信息技术、现代通信技术、运筹学等多学科的理论和方法。例如，信息科学提供了应用系统开发和软硬件系统配置的基础；系统科学和信息工程学提供了信息系统设计的理论基础；管理科学提供了人机关系改善和组织环境协调发展的理论依据。随着信息技术的普及和应用领域的扩大，管理信息系统理论得到不断完善，其内容体系也在不断拓展。
本章将讨论管理信息系统的一些基本概念，包括信息、管理信息、管理系统、管理信息系统等，这有助于我们迅速了解本学科领域的入门知识。
1.1 管理信息
1.1.1 信息与管理信息
1．信息与数据
关于信息，至今尚没有一个统一、确切的定义，人们在研究信息的定义时往往与各自的工作领域相联系，在不同领域中对信息内涵的不同理解，形成了不同的定义和描述。例如，生物界将声、光、电、遗传密码等生物信号和现象视为信息；情报部门将情报作为信息。这里我们主要从管理学的角度来理解信息。
从广义上可以把信息定义为对事物的状态、特征运动及变化的描述。人们通过信息可了解所关注的事物，获得认识和概念，做出判断和行为决策。
数据和信息是紧密相关的两个概念，但它们又有一定的区别。国际标准化组织(ISO)曾经指出，数据是对事实、概念或指令的表达形式，它可以用人工或自动化装置进行通信、翻译和处理；信息则是对人有用的，能够影响客观世界中人们行为的数据。我们可以从以下几个方面进一步说明信息和数据概念的区别和联系。
(1)数据是物理的，而信息是释义的；信息是对数据的解释，是数据含义的体现。
(2)数据反映了事物的表象，往往是零散的，是对原始事实和状态的直接记录；信息反映了事物的本质，往往是相互关联的，是数据加工后形成的认识和概念。
(3)数据的形式往往变化多端，很容易受载体性质的影响；信息比较稳定，不随载体的性质而随意改变。
(4)数据是信息的重要来源，可以用人工或自动化装置进行通信、翻译和处理；信息是根据一定的规则对数据所承载的事实进行组织后形成的结果。
(5)数据与信息相互结合，辅以专家的认识，能够产生知识，可以用来支持决策或加以传承。
2．管理信息的含义
信息是企业管理的重要对象。企业在生产经营活动中会产生大量数据，可以用多种方式记录下来。不同类型的数据可以用来描述企业中各种资源获取、流动和变化的状态。例如，工业企业中的完工单、检验单、考勤卡等原始凭证，是用以记录产品完成数量、产品质量和职工出勤情况等实际状况的数据。如某班次加工主轴6件，出不合格品1件，某项目有应收款6万元等，都是数据。这样的数据如果孤立使用，看不出对管理决策的意义，但是，将所有的完工单、检验单、考勤、财务等数据经过整理分析后，就可以形成对管理活动有用的信息。比如将上述数据经过汇总、加工，与计划和定额标准进行对比分析，可得出生产计划完成的百分比，各种废品的数量和比率等，并据此分析影响计划完成的瓶颈、产生废品的原因、废品损失对产品成本的影响等，为管理决策提供依据。
我们一般将对人们所从事的社会经济活动有用的，可以影响和控制人们的生产、服务和经营活动的信息统称为管理信息。管理信息来源于数据，是对数据进行加工处理的产物。管理信息是对实际社会经济活动中的物质、人员、业务、资金、组织实体、变动关系等事实状态的真实反映，是极为重要的社会资源，是管理者进行各种决策的重要依据，也是人们彼此联系的纽带。随着决策环境变得越来越复杂，人们对管理信息的要求也不断提高。
3．管理信息的递归定义
虽然数据和信息之间有区别，但这种区别往往是相对的，在管理领域，人们通常会不加区别地使用“数据”和“信息”这两个术语。管理活动具有连续性和广泛性，其中包括许多决策和控制过程，这些都需要有相应的数据处理过程。对某一个具体的数据处理过程来说，必须有数据的输入和决策信息的输出。比如根据库存数量的变动了解材料供应是否充足，通过具体的销售数据了解销售员的业绩，等等。但是从连续的决策过程看，信息与数据的区别并不明显。上述材料供应情况可以是库存决策的输出信息，也可以是下一步资金运筹决策的输入数据，管理者需要依据它来判断是否需要准备购买材料的资金；销售员的业绩也是下一步人才培养和提拔决策的依据。在企业中，下层管理决策的结果是上层管理决策的依据，上层决策的结果又成为下层管理工作的重要指导；企业内部的信息还可以提供给供应链上的其他企业使用。这就是管理信息的递归定义 (如图1—1所示)。
图1—1 信息的递归定义
管理中利用的信息十分广泛，既包括企业内部信息，也包括企业外部信息。内部信息如生产性企业的产品销售、新产品开发、生产制造、成品价格、成本、利润、技术设备、人力资源、生产技术资料、各种规章制度等；外部信息如市场需求、国家经济政策、竞争对手情况、原材料供应情况等，它们都是企业管理决策所必需的信息。
1.1.2 管理信息的作用
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。20世纪90年代以来，信息通信领域内国界和行业的壁垒已被打破，信息大变革已在世界范围内掀起。世界经济正处于由工业经济向知识经济转变的时期。信息已成为企业的重要资源，也是我国企业实现由传统的粗放型、经验型管理，向以信息技术为基础的集约管理和以数据分析为依据的科学管理转化的基础。管理信息的作用逐步为人们所认识，主要体现在以下几个方面。
1．管理信息是重要的资源
信息对经济发展、社会进步的作用越来越大。信息正与物质、能量共同成为人类社会赖以生存和发展的三大资源要素。信息技术的发展异常迅速，已成为推动社会进步和经济发展的关键动力因素，信息产业成为现代社会和新兴产业发展的支柱产业；信息的占有水平与利用程度，成为衡量一个国家现代化水平的重要标志，成为国家综合实力的重要组成部分。托马斯·弗里德曼在2005年颇具影响力的新书《世界是平的》中解释了经济的全球化，以及中国和印度的快速崛起。他提出，科技和通信快如闪电的进步，使全世界空前地彼此接近；互联网和全球通信网络极大地削弱了发达国家在经济、文化上的领先优势，资本、技术和信息超越国界的结合导致了全球化，这使世界变得平坦了；这并不是短暂的趋势。
在中国经济从传统的计划经济向社会主义市场经济转变，从粗放型增长向集约型增长转变的过程中，我们更要充分重视信息资源的价值，梳理好信息资源与人财物等资源要素之间的关系，通过对信息资源的管理，改善各种物质资源的配置和管理。对企业而言，随着组织的增长和成熟，管理复杂度也在提高。要驾驭越来越庞大的组织，管理好越来越多的产品和服务，参与越来越广阔的市场，也需要充分开发和利用信息技术和信息资源。信息是组织的所有生产要素转化为生产力的前提，将为企业确定正确的发展战略、制定有效的经营方针、提高组织的竞争力打下重要的基础。
2．管理信息是决策的基础
现代管理的核心任务是制定决策。管理决策的一般过程包括以下三个步骤。
(1)基本信息收集：发现和明确决策问题，寻找机遇，认知后果和风险；
(2)方案制定：拟定可能的解决方案，并明确各种方案对决策者的价值；
(3)通过评价和比较选定方案，得到决策结果。
信息是决策的基础。信息收集是决策的实际起点，也是制定决策方案的先决条件，虽然正确的决策取决于多种因素，如决策体制、决策方法、领导者的能力与技巧等，但决定性的因素是对客观实际、未来行动及其后果的正确判断。如果信息不充分，决策就失去了根本依据。决策的每个步骤都需要了解相关的信息。尤其是在科学技术飞速发展、日新月异的今天，要提高企业的竞争能力，实现正确的决策，必须关注信息要素的作用。戴维·查菲和史蒂夫·伍德曾经说：“要将信息作为有价值的资源来看待，它在实现组织价值的过程中起着非常重要的作用。必须引入相关的制度、战略和工具来管理这一资源，提高它的质量。”
对企业的战略性决策而言，及时获得关键信息更是正确决策的必要条件。随着信息社会的到来，多变性和复杂性逐渐成为常态。企业越发关注对国内外市场和新技术发展动态的扫描和追踪，以便及时了解最新的科技成果，发现新的成果转化机遇；越发关注市场和客户的需求变化，以便及时采取策略，赢得转瞬即逝的先发优势；越发关注潜在的风险，需要随时了解环境变化及对手动态信息，以便作出快速反应，采取有效对策，提高企业战略决策的有效性。
3．管理信息是实施管理控制的依据
从控制论的观点看，管理过程是对相关信息进行收集、传递、加工、判断、决策的过程。无论是国民经济和社会系统，还是企业及组织系统，它们的全部活动可简化为两大类：一类是生产活动，即输入物质资源，经过加工处理输出成品 (或服务)；另一类是管理活动，即围绕和伴随一系列生产活动，执行决策、计划和调节职能，以控制生产秩序的有效进行。生产活动中流动的主要是物质，从输入、处理转换到输出形成系统的物流 (或业务流)；管理活动中流动的是信息，从输入、处理转换到输出形成系统的信息流 (如图1—2所示)。
图1—2 物流和信息流的相互关系
物流是企业生产经营活动的主体流动，信息流伴随着物流产生，反映物流的状况。管理人员通过信息流了解物流的动态，掌握物流运动规律，同时也通过信息流去计划和调节物流的流量、运动方向、速度和目标，对物流进行控制。因此，在经营管理中信息流发挥着主导作用。
由图1—2可知，企业生产活动中物流是单向的、不可逆的，信息流则是双向的，即有信息反馈。信息反馈是指控制物流的输入信息作用于受控对象后，产生的结果信息 (各种统计数据)重新返回输入端，对信息的再次输出产生影响的过程。返回输入端的关于受控结果的信息称为反馈信息。
信息反馈在管理中起到重要的作用。它的基本思路是用输出的结果影响输入，以保持系统的稳定。当管理的目标、计划信息输入企业系统后，会受到来自内外部因素的干扰，结果往往会偏离计划预期的目标。管理者必须不断观察实际执行结果信息，查明偏离发生的原因，采取纠正措施，调整下一周期的输入，才能使系统按预定的目标计划继续运行。信息反馈是控制论的基础，也是科学管理的基础。如果反馈信息与控制信息的差额倾向于加剧系统偏离目标的运动，称为正反馈信息，它会使系统波动增大并趋向于不稳定状态；如果反馈信息与控制信息的差额倾向于削弱系统偏离目标的运动，称为负反馈信息，它会使系统波动减小并趋向于稳定状态。
4．管理信息是系统内外联系的纽带
社会再生产过程是生产过程和流通过程的统一，生产领域和流通领域由众多部门、行业、企业组成，其服务对象是成千上万的消费者。企业必须运用各种形式的经济信息，沟通产、供、销联系，才能将经营搞活。从企业内部来看，企业本身是一个复杂系统，内有各种职能部门、生产或业务组织、人员和业务领域。为将企业各组成部分联结为一个整体，使之有条不紊地为了共同的目标协同运作；又为使组织内部彼此协调，必须将信息流很好地组织，使之合理流动。因此，信息既是系统之间联系的纽带，也是系统内各组成部分联系的纽带。
应用现代信息技术对供应商、生产商、经销商的信息进行集成管理，发展了供应链管理、电子商务、准时化生产等先进管理方式，极大地降低了交易成本，提高了企业对市场的反应速度和竞争能力。
1.1.3 管理信息的特点和质量
1．管理信息的特点
从信息处理的角度出发，可将管理信息的特点归纳如下。
(1)原始数据来源广泛。管理活动所要处理的数据来源广泛，既有分布在企业内部各生产、作业环节和职能部门的原始数据，也有来自有业务来往的单位、供应商、用户、国内和国际市场、竞争对手的信息等。信息的发生、加工、利用，在空间、时间上差别甚远。例如，日化企业每日的产品销售要通过直销店、大型超市、大客户销售中心、地区代理商、网站等多条渠道，相应的销售信息也会因这些不同的主体和地点而高度分散。
(2)信息量增长迅速。管理活动中要接触处理的信息量巨大。例如，我国某大型机电企业集团存储数据达4 000GB，通过条形码阅读的信息有2 500万字节，与各分厂和下属机构交换的数据达1.5亿字节。同时，来自企业和社会经济活动各个环节的信息量一直在高速增长。2005—2006年间，借助大规模扩容后的谷歌搜索引擎，人们发现所能找到的网络信息在数月之内便增长了数百倍。就像树木的生长需要将能量、水和营养物质输送到全身一样，信息也需要高效率地传送到组织的全身才能够使它生存。巨大的信息量和信息流量对所有的组织都是严峻的挑战。
(3)信息具有共享性。管理信息一经搜集，就可以多次使用，供更多的用户和组织共享，而不会影响内容本身。或者说，信息的使用价值不会因为曾被消费过而降低。例如，超市产品的销售信息录入数据库中后，企业的采购部、配货中心，有时甚至连外部供应商都可了解该信息，用来完成自己的管理业务。管理信息的共享会提高信息利用的总价值。但是有时共享会使信息所有者的利益受损，此时共享就可能是有条件的。比如一项技术发明信息的潜在用户会有很多，可能要借助专利手段，来适当保护发明者的利益。信息用户越多，使用越广泛，花费在收集、检查、存储、加工数据方面的费用越可分摊到每个信息用户身上，因而可降低信息使用的单位费用。
(4)信息的处理方法多样。管理信息以多种多样的形式存在。既有数字信息，也有声音、文字、图形、图像等信息。不同载体承载信息的方法和特点不一样，信息的提取和集成也有一定的难度。企业在信息处理方面，除采用传统的数学运算和数理统计方法之外，还广泛采用运筹学方法和数据分析技术；在信息呈现方面，除文字和数字之外，也越来越多地利用了图表、声音、照片、影像等多种方式，并可以在不同载体之间转换。同时，管理信息加工的复杂程度也越来越高。
(5)信息具有可变性。也可以说信息具有可伪性。管理信息依附于载体，而载体是可以被编辑和修改的，比如文字、数据都可能被更改。管理信息可以被复制共享，还需要传递给用户，在复制和传递过程中信息内容都有可能发生变化。管理信息需要以人的理解为基础，人们理解能力的差异有时会影响原有信息的正确性和完整性。另外，管理信息本身具有价值，其价值因人而异，对价值的不当追求有可能出现信息修改和作伪行为。
对于管理信息的上述特点，企业在从事信息管理工作，以及建立企业信息系统时必须予以充分重视。
2．管理信息的质量特性
对企业来说，并非所有的信息都是有用信息。管理信息要对决策者有用，需要具备表1—1所述的基本特性，有较好的质量。
表1—1 管理信息的质量特性
1.1.4 管理信息的分类
为了科学地管理和合理使用信息，必须按不同方法对管理信息进行分类。信息的分类方法有很多，如按信息来源可分为内部信息和外部信息；按信息流向可分为输入信息、输出信息和反馈信息；按管理对象 (资源类型)可分为人事信息、物资信息、技术信息和资金信息；等等。常用的分类方法有以下两种。
1．按信息稳定性分类
可以将管理信息分为固定信息和流动信息两类。
固定信息 (或静态信息)是具有相对稳定性的信息，在一段时间内可以在各项管理任务中重复使用，不发生质的变化。比如单位职工的个人档案或设备档案，生产企业的产品结构、工艺流程、消耗定额，各种国家和行业标准信息，各种评价标准，等等。它是企业一切计划和组织工作的基本依据。人们处理固定信息的方法是建立比较稳定、可靠、便于访问的数据存储系统，比如基础数据库文件。
流动信息又称作业统计信息，是反映生产经营活动中实际进程和实际状态的信息。它随生产经营活动的进行而不断更新，比如各种人工作业和物料消耗信息、产品销售数量信息、质量监督结果变动以及各种运营反馈信息等，这类信息的时效性都比较强，需要及时收集才能获知当前的实际状况。将这些信息与计划信息进行分析比较，是评价企业生产经营活动，揭示和克服薄弱环节的重要手段。
2．按决策层次分类
可以将管理信息分为战略信息、战术信息和业务信息。
企业具有不同的管理层次，各个管理层都需要有针对性的信息来支持其相应的管理工作，这些信息分别被称为战略信息、战术信息和业务信息。不同层次的信息性质不同，在信息来源、使用寿命、加工方法、精确程度等方面都有所差别。战略信息的使用者为企业高层管理者，信息的来源广，使用寿命长，加工方法较为灵活，但对信息的详尽程度要求不高；业务信息的使用者为基层业务人员和管理人员，信息来源较为单一，但数量大、变化快，使用寿命较短，加工方法固定，信息的详尽程度高；战术信息主要为中层管理者所使用，信息的使用寿命和精确性等性质介于前两者之间 (如图1—3所示)。
图1—3 信息按决策层次分类
(1)战略信息。供企业高层管理者进行战略决策使用，包括系统内外、过去和现在、各种环境的信息。
(2)战术信息。供企业中层管理人员使用，以完成计划编制、资源管理、任务分配等工作，主要包括系统内部各种固定信息、历史与现状信息，以及有用的外部信息 (如近期市场需求等)。
(3)业务信息。供企业基层管理人员使用，用来执行已经制定的计划、组织生产或服务活动，主要包括直接与生产、业务活动有关的，反映当前情况的信息。这些信息数量大、变化快，包括大量反馈信息和监控信息。