会议纪要及其它

部门管理者主持召开会议，注意利用好“会议纪要”这一工具是很必要的。

实际工作中，有新手部门领导存在不重视会议纪要的情况。研究完了事项，却没有安排专人拟出会议纪要，要么草草出份会议纪要为的仅是应付痕迹管理。这本质上是对会议纪要重要性认识的不足。

应该看到，会议纪要既是部门管理者推行其意志的重要载体，也是部门管理者高效推进下属工作的重要依托。

《忙总管理笔记·管理闲谈》一书中说：我的会议纪要经常与会议记录相去甚远，甚至风马牛不相及，但是又是会议讨论的范畴。很多时候，在开会前我就把会议纪要和会议决议都写好了。

你是否如此借鉴，也许你有自己的看法。但这其中把“会议纪要”当成推行管理意志重要工具的把握，却是值得称许的。

通过“会议纪要”这一方式，你把待解决事项的任务书、路线图、时间表进行了专项列明，事项的保质保量完成就与领导意志有机地做了融合。其次，会议纪要也是高效推进工作的重要依托。待解决的事项，在部门召开会议研究部署后，后续进展如何，是否按计划完成，日后的督促督查工作，其所依托即是本次会议形成的“会议纪要”。

就部门管理而言，“会后要落实”是管理常识，会后的落实比会议本身更重要。基于此，以下的做法就很有必要：

一是“会后”要立即形成会议纪要，并抄送涉及到的部门或个人。法约尔在《工业管理与一般管理》中说：每次会议都要做笔录，并且在下次会议开始时进行宣读，这种笔录一般是由一个部门经理以外的、被称为秘书的人来做。

二是对会议纪要列明的代办事项，要由专人形成书面督办事项，明确办理时限、责任部门、责任人等，并按照办理时限的50%、75%时段下发完成或进展情况反馈。责任到人，人、岗、责相对应，就会较大程度上实现压力自注。知名企业万达对会议结果的追踪机制值得学习，比如目前完成了哪些工作、还需要做哪些工作、下次开会预计进度是百分之多少、能否在预定时间完成整个项目目标等，记录员会将这些数据一一录入系统，下次开会一一核对复盘，并再次建立新的任务进度；此外，手机会在快接近任务节点时，自动提醒负责同志加快项目进程。

三是对及时完成的事项，可以予以书面排名表扬（但要知道，善于表扬，是领导者有效用权的一种手段。在特定的时间内，领导表扬下属的次数要适当。否则边际效用递减）。对未及时完成的，要求负责人写出原因以及下步计划，并承诺完成时间。