实例28 员工滞留档案存在的问题及处理方式

业务背景

法律顾问在为北京某公司提供法律服务过程中，发现该单位还有几份上世纪90年代的滞留档案，而单位对此风险依然浑然不觉。为此出具本法律意见。

法律意见

致：北京某公司

日期：2010年9月5日

关于滞留档案问题，法律顾问根据法律法规的规定及贵公司的具体情况，提供如下法律意见：

一、滞留档案的风险

根据国家和北京市的有关规定，单位与职工终止（一般指到期终止）、解除（包括以前的开除、除名、按自动离职处理等）劳动关系的，应当向职工出具终止、解除劳动关系书面证明，并将职工档案转移到其户口所在地的街道。

但实践中，很多单位与职工解除终止合同后，并没有履行或没有严格履行上述手续。于是，很多职工就利用单位怠于转移滞留档案的瑕疵，向单位提出解决工作，补偿离开岗位期间的生活费和社会保险等要求。由于劳动争议大部分实行举证责任倒置，在单位无法证明已经履行上述程序，且无证据证明确实与职工已经终止解除劳动关系时，单位在纠纷中往往处于被动的局面。

为了避免风险，很多单位前几年曾按照法定程序，集中处理过一大批滞留档案。贵公司也有必要借鉴相关经验，对滞留档案及时进行处理。

二、处理方式

处理滞留档案，需要先对职工的劳动关系进行处理，然后转档，转档时同时需要处理社会保险转移问题。

（一）对职工的劳动关系处理

1.根据《关于进一步规范劳动关系的通知》，对不辞而别的职工，单位可以按自动离职处理，与其解除劳动关系。

2.处理的程序：按照《关于进一步规范劳动关系的通知》、《关于转发劳动部〈关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函〉的通知》，单位通知职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续，以书面形式直接送达职工本人；本人不在的，交其同住成年亲属签收。直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，可公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发出公告之日起，经过三十日，即视为送达。经送达后，单位即可对劳动关系予以处理。

（二）档案的转移

根据《关于执行〈北京市失业保险规定〉有关问题的处理意见》，单位与职工终止、解除劳动关系后，未按规定及时转移失业人员档案的，可以分别两种情况，向区、县失业保险经办机构移交：

1.已经终止、解除劳动合同或者工作关系，并有终止、解除劳动合同或者工作关系证明或处理决定的，可以按照当时的终止、解除劳动合同或者工作关系的证明或处理决定的时间转移档案关系。

2.没有终止、解除劳动关系证明或处理决定的，可以在履行前述程序后，按照其自动离职的起始时间转移档案关系。

（三）社会保险问题

1.根据《北京市劳动局关于终止、解除劳动合同有关问题处理意见的通知》[3]，在职工不辞而别之前未建立养老保险等个人账户的，可不再补办社会保险手续，企业作出自动离职处理后，可将处理决定、处理过程记录及职工档案按规定转移到职工户口所在地的区、县劳动局。

2.根据北京市劳动和社会保障局《关于人事档案滞留原单位工作人员养老保险补费问题的批复》的规定，对于自行离开工作单位，工作单位未按有关规定对其做出解除或终止劳动关系决定的人员，因个人原因未给单位提供劳动、单位未给其支付劳动报酬的时间，视为劳动关系中断的时间。劳动关系中断期间，社会保险关系随之中断，缴费工资基数为零，不能以本市最低工资或社会平均工资为基数补缴基本养老保险费。

三、存在的问题及建议

从以上政策规定情况可以看出，处理滞留档案，首先应履行相应的通知程序，然后转档，转档无需考虑社会保险。

但是，在实际处理过程中，有的社会保险机构要求单位将社会保险补交到转档时。为此，虽然有的单位曾在没有补交社会保险的情况下，成功转档，但也有的单位却没有转成。

为此，贵公司可以一方面先履行上述程序，另一方面，需要和社会保险机构进行充分的沟通，充分了解社会保险缴纳情况。

另外需要注意的是，处理滞留档案有其现实的必要性，如果现在不处理，也许不会立即引起争议，但是会给将来埋下隐患且处理难度也会越来越大，因此，滞留档案宜尽早处理。

手记

滞留档案曾是国有企事业单位，含原国有改制单位比较严重的问题。形成的原因大体可分为三种。一是单位与职工对档案转移没有意识，认识不到档案转移的重要性；二是有的单位不同意职工离职，想以滞留档案作为对职工的牵制；三是职工可能出于某种目的，不愿意转档。

改革开放前，档案对一个职工非常重要，它曾是职工到其他单位办理“正式工”的必要文件。改革开放后，民营经济组织飞速发展，民营单位往往不需要职工档案；即便是很多国有企事业单位，现在对档案的要求也不如以前严格。所以，以扣留档案作为对职工单方离职的牵制作用已经大大弱化，相反，滞留档案可能还会给单位带来一些不必要的麻烦。因此，如果现在有职工无论基于什么原因终止或解除了与单位的劳动关系，单位一定要及时将档案转移出去。

本法律意见出具后，引起了该公司领导的高度重视，并设法将滞留的部分档案进行了清理。有的原职工要求暂缓转档的，则需要出具书面承诺，说明其个人原因要求暂缓转档，暂缓转档不代表劳动关系继续存在且因暂缓转档引起的一切后果由本人承担。