第一诀：学——腹有诗书气自华
对于文秘人员来说，学习的重要性、必要性不言而喻，关键是学什么、怎么学的问题。或许你读过很多书，拥有多方面的知识，但到了现在的岗位，还得从实用的角度出发，调整和优化自己的知识结构，该集中的集中，该充实的充实，该弥补的弥补，增强学习的针对性和有效性。也就是说，停留于原有的知识结构是不够的，饥不择食、乱学一气也是不可取的。那么，重点要学习掌握哪些方面的知识呢？
一、学习掌握公文写作知识，把基本的“套路”摸清楚
这对于所有写作新手都是最关键、最基本的第一堂必修课，必须学好、学深、学扎实，否则无论你有多么扎实的文字基础都对不上路。这方面的教材有很多。首先必须精读、深读中共中央办公厅、国务院办公厅制定印发的《党政机关公文处理工作条例》，熟练掌握有关公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理各项规定和要求。其中，决定、决议、意见属于表述重大决策部署的文件，尤应认真学习掌握。其余绝大多数法定公文都有相对固定的格式、规则可循，也应熟记于心。
其次要认真学习掌握机关应用文写作知识。它属于广义上的公文，包括工作报告、领导讲话、调研文章、汇报材料、工作总结、考察报告、经验介绍材料等众多文种，而且每一文种又因时期不同、主题不同、对象不同、领导的要求和风格不同而在写作上各不相同，可谓色彩缤纷、变化万千，一时难以全面把握、完全吃透。作为初学者，首先要去了解和认识它们。目前报刊上、书架上、网络上这方面的论著、教材、文章可谓汗牛充栋，要注意选取那些通俗易懂而不是故弄玄虚、有实践经验而不是空谈理论、源于自己提炼总结而不是模仿抄袭的有实用价值的书籍、文章进行研读，从中汲取营养，丰富感性和理性认识。同时，要从机关现有各种文稿中选取那些大家一致认为写得好的范文式稿子进行研究、琢磨，看看人家是怎么写的，为什么这么写，究竟好在哪儿。这一点特别重要，因为这多半是实战示范、现成管用的教材，把它们吃透弄通，对自己日后驾驭这类稿子大有好处，至少可以少走一些弯路。
再次，要特别注意把握机关文稿与其他各类文章的种种区别。一些同志以为，只要文字基础好，起草机关类文稿肯定没问题。这话并不准确。文字基础好，只能说具备了写好机关文稿的基本条件。为什么这样说呢？起草机关文稿固然离不开扎实的文字基础，包括怎样立意、怎样结构、怎样遣词造句等等，但光有这些还远远不够。作家、记者、语文教师们的文字基础好不好？当然好，但他们在其各自的领域尽可纵情发挥、占尽风骚，却未必能写好机关文稿。这是因为，机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。而这种“把握”又非一朝一夕之功，要经过一定时期的观察、实践和积累才能完成。为此，有必要将机关文稿与其他文章的特点作一比较：
作用不同。顾名思义，机关文稿是为领导活动和社会实践服务的，或作为决策的载体，或作为上传下达的纽带，或作为工作实践的书面反映，因而具有较强的政治性、政策性和指导性、实用性。比如领导讲话和文件的作用，就是对某项工作或某项重大活动作出部署安排；调研报告的作用，是反映情况、分析问题、总结经验或教训，为决策提供依据。而其他文体如文学作品、理论文章、新闻报道等虽然都是为现实服务的，但都各自有其独特的作用，不可混为一谈。
表达主体不同。机关文稿虽然由文字秘书执笔写作，但不能夹杂个人的感情色彩，不能由个人想怎么写就怎么写，而必须按照领导的意图，站在一级党政组织或一个单位、部门的角度想问题和提出问题，即公文姓“公”。当然，个人的思想觉悟水平、是非观念和好恶爱憎，会在写作过程中有所反映，但最终都得纳入“公”的轨道，而不可能也不应该有个人的完全“自由”。即使你在文稿中掺杂了某些个人的不同意见和看法，领导审稿把关时也会给你改掉。其他一些文体就不同了，文学作品可以直抒个人胸臆，学术研究文章可以坦陈一家之言，个人的情感和见解有着广阔的发挥空间。
文章语气不同。人们常说机关文稿是“官样文章”，如果排除贬义的意思，或者它的确不存在那种令人讨厌的“八股调”，这一说法倒是不无道理的。有的同志进一步说：“官样文章”也就是“‘要’字文章”。意思是，机关文稿中“要”字出现的频率特别高，“要提高认识”“要坚定信心”“要真抓实干”“要加强领导”等等。这也是情理之中的，因为领导讲话和文件都是用于对下级布置工作的，当然会更多地用到令使式、号召式甚至是命令式语言。由此还决定了文意表达上的确定性，一就是一，二就是二，不能或者极少使用“大概”“可能”之类的模糊语言。其他文体则不具备这种特点，不可能也不应该强制读者接受作者的观点，即便是比较严肃的理论探讨文章，也只能仁者见仁，智者见智，把自己的观点告诉读者就可以了，因而语气上也存在相对不确定性，如“笔者认为”“我觉得”“我建议”等等。
语言风格不同。概括起来讲，机关文稿的语言风格应体现为严肃、通俗、简洁、朴实、准确。所谓“严肃”，就是不脱离上级大政方针和领导意图，不脱离客观实际，行文庄重得体，语句符合规范。所谓“通俗”，就是明明白白告诉人们要做什么、为什么要这样做和怎样做，使人一听就懂，而不能使用那些过于深奥的、人们不常见的晦涩难懂的语言。有的初学写作的同志意识不到这一点，以为写得让人看不懂、听不懂才叫有学问、有水平，结果只能适得其反。所谓“简洁”，就是要开门见山，干净利落，而不能拖泥带水，写得又臭又长。所谓“朴实”，就是遣词造句要做到朴素、实在，不能堆砌华丽辞藻，不能滥用文学化语言。有的同志文字功底好，喜欢运用修饰性、形象化语言，动不动来上几句“桃李盛开，春意盎然”“秋风送爽，丹桂飘香”之类的句子，不是不可以用，关键看在什么场合、对什么对象用，用多了，用滥了，就会显得花哨，使人觉得别扭。所谓“准确”，就是语言要有针对性、穿透力，把话说到点子上，而不能含糊其辞、模棱两可。这一点，与文学作品的生动形象、理论文章的严谨深邃又是大相迥异的。
把握好机关文稿与其他文体的种种不同，我们就会明白：文字基础好为什么不一定能写好机关文稿，同时也明白下一步该怎么做了。这里不妨再来点形象的说法：如果说文学是一个爱说爱笑爱哭爱闹的任性女孩，学术文章是一个皱着眉头对真理穷追不舍的倔犟老头，新闻报道是一个见多识广、快人快语的机灵小伙，那么，红头文件、领导讲话就是一个表情严肃、不苟言笑、挥舞着令旗叱咤风云的将军。这种比喻未必恰当，我想说明的只是：文字必须适应不同文章的不同特点和风格，这就同人们穿衣服一样，不同的人须用不同的尺寸、款式和颜色，否则就会显得不三不四、不伦不类。
二、学习掌握上级大政方针、决策部署，把“上情”吃透
党的路线、方针、政策，党和国家每一时期出台的发展规划、重大决策和工作部署安排，上级党委、政府和各部门、各单位、各行业作出的各项决策、提出的目标任务和措施要求，既是基层单位行动的指南、开展各项工作的依据，也是我们起草各类文稿的根本遵循。舍此，我们的写作就会成为无源之水、无本之木、无舵之船，甚至可能犯原则性、方向性错误。比如党的十八大以来党中央作出的“四个全面”——全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党战略布局，五位一体——经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设总体布局，党的十九大确定的新时代中国特色社会主义总目标、总任务，建设富强民主和谐美丽社会主义现代化强国分“两步走”的战略安排，特别是习近平新时代中国特色社会主义思想的深刻内涵、基本方略，这些都是当前和今后一个时期党和国家各项事业发展的路线图、导航灯，作为文秘人员理应认真学习、深刻领会，以利熟练运用于写作实践中。
学习掌握这方面的知识，必须保持高度的政治敏感性和坚定性。或许你不想成为、也未必能成为政治家，但既然吃了这碗饭，公文姓“公”，公务员也姓“公”，就应努力学政治、懂政治、讲政治，成为政治上的“明白人”。必须养成专注、用心阅读的习惯。有些人阅读上级文件、领导讲话和各种政策法律、制度规章，或许一目十行、读题读皮，但文秘人员却不可以，而是要静下心来通读、精读、深读，碰上重要的提法、观点、语句和段落还要画上横线、曲线、三角形、五角星等着重号，或写下批注，以防遗忘，写作中需要引用时也便于找到。必须联系实际学，一味埋头于阅读，难免枯燥乏味，也难于理解和掌握。把上级精神与本地本单位正在做的事情联系起来，设想一下：“我们的工作哪些方面做得好、哪些方面还存在差距？”“如果我是领导者，应该怎样抓好贯彻落实？”学习效果就会好很多。另外，上级下发的诸多文件、领导讲话中不乏高水平的精品范文，我们钻进去学、去悟，不仅可以提高阅读兴趣，对自己写作也大有帮助。
三、学习掌握与写作相关的其他各类知识，努力拓宽知识面、增加信息量
只掌握公文写作知识和上级大政方针、决策部署显然不够，写作中必然涉及的其他各方面知识也要尽可能多掌握一些。这些知识包括但不限于：
一是历史知识。以史为镜，可以知兴替。忘记历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂，其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员，除非毕业于历史专业，不可能都对历史有全面的、详细的了解，但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解，对党史、国史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心，对地方史和有关专业史也应有所掌握。当前还要特别注意学习和了解党史。习近平总书记告诫全党：“一切向前走，都不能忘记走过的路；走得再远、走到再光辉的未来，也不能忘记走过的过去，不能忘记为什么出发”，并发出号召：“不忘初心，继续前进。”对此，文秘人员尤应深刻领会，铭记在心。这不仅是加强思想武装的需要，也是拓宽知识面、胜任本职工作的需要。起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导同志发表讲话也会运用有关史实，或用于探讨事物发展规律，或用于阐释某种道理，或用于印证观点、警示世人，如果我们不懂得一定的历史知识，常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然、想说清楚但说不清楚、想说透彻但说不透彻的窘境，文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩。
二是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常地、大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想，用以武装头脑，指导写作。也许有同志会说，理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗？这话大错特错。首先，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用。不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺乏创意，当然没用。我们所需要的是，通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中。
三是经济知识。实现中华民族伟大复兴中国梦是全党全民的奋斗目标，经济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不了解发展战略、不懂得基本经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要，因为党是领导一切的，各级党委是对“四个全面”战略布局、“五位一体”总体布局起核心领导作用并担负总体责任的，组织、纪检、宣传、政法、统战等各项工作无不与经济工作密切相关。而客观上，文秘人员接触党务工作多，接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题，所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些，因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道，但也有一个懂得多与少、深与浅的问题。概而言之，无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等，尤其要注意学习社会主义市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着我国经济进入高质量发展阶段和“一带一路”倡议的实施，还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识，我们才能贴近改革与建设的实际需要，通过起草文稿为优化决策、加快发展献计出力。
四是科技知识。科学技术是第一生产力。现代科技日新月异、迅猛发展，尤其是随着大数据、云计算、物联网、VR等高端技术的出现，注重科技、创新驱动越来越成为发展的加速器，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变发展方式的需要。同时要积极掌握计算机操作等现代化办公技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。
五是法律知识。随着全面依法治国的战略实施和我国社会主义法治的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动，有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此，作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法，包括宪法、各种基本法和有关专门性的法律法规，即使不可能全部学深学透，也要尽可能地多学、多懂一些。这样，起草文稿时才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定，不至于出现与法律法规相悖的现象。当然，作为政法机关和行政执法部门的文秘人员，则应学得更精，懂得更多一些，在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中，很多关系需要依靠法律来调整，很多矛盾需要运用法律来解决，所以不仅单位负责人要懂法，文秘人员也应懂法，否则就可能给工作带来被动。
六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，是起着参谋辅政重要作用的，所以就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全局、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上，文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握。怕只怕把自己隔离于决策理政活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。
七是文学和音乐知识，这话听起来好像有点离谱，文学和音乐这浪漫的玩艺儿难道与一本正经的“官样文章”还存在什么联系吗？难道可以在某篇讲话稿或某份文件中来上几句“啊”“哦”之类的抒情语言吗？音乐的作用又从何谈起呢？
首先我得说，具备了前面所说的那些知识，对于起草机关文稿的确基本够用了，但如果能懂点文学和音乐，则更有助于写作，甚至能达到更高的境界。我们先看文学。文学知识在机关文稿写作中的运用虽然不是主要的、大量的，但文稿质量的好与差，必定与一个人的文化底蕴、文学素养有关。写作是需要有“灵气”的，这种“灵气”在很大程度上表现为想象力和创造性。而文学的特点恰恰在于想象和创造，没有想象和创造就没有文学。所以，通过文学知识的熏陶和潜移默化，可以帮助我们扩大视野、丰富思维，使文章多几分“灵气”，少几分“呆气”。第二，起草机关文稿虽然主要靠逻辑思维，但并不完全排斥形象思维，相反，恰到好处的形象思维可以为文章增色。如毛泽东同志在《星星之火，可以燎原》一文中预言中国革命胜利时写道：“它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮红日，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。”这里运用的即是文学中的比喻手法，显得文采飞扬、气势如虹，令人神情激奋、信心倍增。第三，随着领导同志文化水平的不断提高，很多领导已不习惯过去那种“观点加例子”式的文章格调，而喜欢在某些文稿中运用一些与文学有关的东西，如某部名著、某个故事、某个文化名人、某段名人名言或古诗词等。大家可能注意到了，很多文稿偶尔会出现“好风凭借力，送我上青云”和“得民心者得天下，失民心者失天下”“学者非必为仕，而仕者必为学”之类的古训名言，“青山遮不住，毕竟东流去”“水载舟，水亦覆舟”“日出江花红胜火，春来江水绿如蓝”之类的文学佳句，或用于表达某种信念，或用于鼓舞人心，或用于揭示某种道理，既有形象性，又有鼓动性，这种作用就不是一般的机关常用语言所能替代的了。习近平总书记善于引用典故和格言警句来阐释道理、表达见解，这是他的讲话使人爱听、想听的重要因素之一。可见，文秘人员的确应该懂点文学，读读中外名著，记记佳句格言，这对于提高思维能力、丰富知识涵养、提高写作水平，必定大有裨益。
比较而言，音乐知识对于机关文稿写作的作用则较为隐晦、空灵一些，这里就不展开说了。
除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。总之，学历史可以使人明智，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人严谨，学领导科学可以使人宽广，学文学和音乐可以使人灵动。一句话，有了丰富的知识，写作中就能得心应手，左右逢源。
四、正确处理“通”与“专”的关系，努力把自己造就成为“通才”
从一般要求来说，文字秘书无论处在综合部门还是专业部门，都应通过学习努力使自己成为“通才”。综合部门的工作涉及方方面面，固然要“通”；专业部门内部又有多方面的具体业务，所以也要“通”。不“通”，就难以完成各式各样的文稿起草任务，至少会降低文稿质量。不过，这里所说的“通才”只是相对的而不是绝对的。一个人的时间和精力毕竟有限，古往今来真正的“通才”其实从来没有过，即便是那些绝顶聪明的领袖人物、大科学家、大文学家、大艺术家，也只是在一个或几个领域大有建树，而不可能样样精通。这里所说的“通才”，是指文秘人员为适应工作需要，各方面的知识都应涉猎，尽可能知道得多一些。“知道”和“精通”当然不是一回事，二者之间有着“量”和“质”的区别。比如，党委机关的文秘人员学习金融知识，懂得基本的金融政策和基本概念就可以了，具体的存贷业务知识不一定要去学；同样地，政府机关的文秘人员学习党建知识，了解有关基本任务和基本要求也就行了，而不一定去死记硬背有关具体规定。这么说来，文秘人员不就成了“万金油”了？对，也可以这么说，因为你的工作性质决定了你必须“样样都知道一点”，知道得太窄、太少不行，知道得太多、太具体又不大可能。
当然，文秘人员在广泛获取各种知识的基础上，突出学习和掌握一项或几项专门知识，即在“通”的基础上求“专”，是可行的，而且是必要的。至于“通”与“专”的关系如何处理，这主要是学习方法上的问题。有些同志学习积极性很高，一有空就埋头读书，不管什么书都仔细研读，认真消化，这固然可以获取不少知识，但方法太笨，效率太低。世界上的知识浩如烟海，就是长年累月不吃不睡也学不完，像这种学法，何时才能达到既“通”又“专”的要求呢？可行的方法应当是：根据本人的知识基础和与业务的关联程度，采取缺什么补什么的办法，做好学习计划，选定一批必读书目，并划分为粗读、通读和精读三大类。粗读即一般了解，可以选择性、跳跃性地读，知道个大概就行；通读即从头至尾看完，整体把握，记住重点；精读则要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到学懂弄通。在具体方法上，要通过合理分配学习时间（如零碎时间用于粗读、整块时间用于通读和精读）、采用不同记忆方法（如一般内容记大意、重点内容记原意），区别不同理解程度（如全面理解和局部理解、深度理解和一般理解）等，使学到的知识既全面又有重点，既不因过于宽泛而停留于一知半解，又不因过于狭窄而显得见识不广。对各类文件资料、报刊和网络上有关文章、言论，同样应采取上述方法进行学习掌握。