第3章 谁能让时间增值，谁就能改变人生
用“四象限原理”规划时间
在竞争愈发激烈的现代社会中，每个人看起来都很忙，忙着生活，忙着工作，忙着奔向成功的彼岸。尽管忙得焦头烂额，很多人却在抱怨说：“为什么我的效率如此之低？”
管理学大师彼得·杜拉克说：“不会管理时间你就不能管理一切。”一句话道出了背后的真谛。如果你始终不懂得如何高效利用时间，就只能收获忙碌却又盲目的人生。
而普通人与成功者们的分水岭，正在于时间管理，这足以对一个人的事业成败产生影响。成功人士们总能将“四象限原理”运用得出神入化，以此来为自己的时间增值。
何为“四象限原理”？它实际上是时间管理的有效工具之一，由美国管理学家科维提出。
日常工作中，大大小小的事情繁杂琐碎。如果摸不清头绪，乃至“眉毛胡子一把抓”，你的事业会因此而停摆，生活也会变得糟糕起来。四象限原理有效地解决了这一问题。
你要明白，不是所有工作都是同等紧急且重要的。我们在处理事情的过程中应该先分好主次，依据一定的标准进行级别划分。那么，具体该如何来划分时间的四个象限呢？
一、工作的紧急程度。上司交代给你的某些工作，因为截止日期迫在眉睫，往往需要优先处理。这时候，集中时间和精力，全力以赴将它完成至最好的程度。至于一些不太紧急的工作，先放一放。如果你身兼管理责任，还可授权于他人完成。
二、工作的重要程度。现实生活中，某些重要项目往往需要花费更多时间来完成，期间还需全神贯注。将重要的工作排在前面，不重要的排在后面，才是明智的做法。
三、划分标准后，确定工作的重要性和紧迫性。重要且紧急的工作，是当下的要点，如果不能保质保量地完成，会对你的事业产生重大影响。至于其他工作，既然什么时候做都可以，又不会产生明显的后果，不如将它放在后面处理。
根据以上分析，我们可以得出这样一个结论：“优先工作顺序=重要性×紧迫性”。以此，可将工作划分为四类：既紧急又重要（位于第一象限）、十分重要但不紧急（位于第二象限）、紧急但不重要（位于第三象限）、既不重要也不紧急（位于第四象限）。
每个人的精力和时间都是有限的。权威研究表明，成功人士往往会将主要时间和精力集中于第一象限和第二象限。对于既紧急又重要的工作来说，他们肯定会第一时间去处理。但成功人士们在处理的过程中，会主动去思考：“真的有那么多重要且紧急的事情吗？”
他们很快便会想明白，第一象限中的80%的任务都来自第二象限。也就是说，一旦第二象限中的任务没有被完美地解决，很快会上升到第一象限的范畴中。为此，他们会将目光集中于第二象限，逐渐养成“做要事而不是急事”的良好习惯。
这是因为有些重要的工作足以决定你受教育的程度、你的工作业绩、你的未来发展。优先处理它们，是在为成功铺路。
而25%到30%的普通人会将大部分时间用于处理紧急事务，即第三象限。他们总是忙于应付那些层出不穷的紧急项目，像个陀螺般转个不停，却总是在原地踏步。
50%到60%的普通人会将几乎所有的时间花费在第四象限上，这是最糟糕的情况。他们工作起来没有主次，也不考虑目前的工作对自己是否有益，极其盲目。这一类人工作的自主性很差，效率更是低下，因此经常性地陷入被动的局面中。
徐勇刚刚升任部门经理的时候经常忙得一团糟。见他狼狈不堪的样子，总经理告诉了他一个好办法：利用四象限原理规划时间。徐勇将信将疑，准备先按这个法子试试看。
一早，徐勇令助理将自己一天的工作规划列了出来。他仔细观察这些工作，心中默念道：“查看报告，辅导下属工作，审阅市场部交上来的调研报告，向总经理汇报工作，与小王谈上个月的绩效问题，处理顾客投诉，准备财务预算报告，准备招聘工作……”
接着，徐勇在规划表上画了一个简易的四象限表格，慢慢将这些工作理出了头绪。
第一象限：向总经理汇报工作；处理顾客投诉；准备财务预算报告。徐勇在后面标记上：重要工作，今天必须完成。
第二象限：辅导下属工作；准备招聘工作；审阅市场部交上来的调研报告；与小王谈上个月的绩效问题。徐勇标记为：比较重要，但不是紧急事项，需要多花点心思处理。
最后，被划分在第三象限和第四象限的都是一些例行性的工作事项，徐勇心想，这完全可以交给助理去解决。就这样，徐勇按照这个方法试验了一个礼拜后，顿感神清气爽起来，以往的烦恼都一扫而空。
每个人都要根据自己的情况来合理安排时间。而四象限原理能帮助我们对时间进行优化，提高效率，保证工作及生活的条理性，让我们以更饱满的精神面对生活和工作，彻底与“瞎忙一族”隔绝开来。
永远比别人更快一步
比尔·盖茨通过多年实践，总结出一句名言：“永远要比别人更快一步。”我们将人生当作一场赛跑，只有奋力奔跑，永远快人一步，才能避免被淘汰、被“吞噬”的结局。
非洲的大草原上，当太阳跳出地平线，向大地挥洒万丈光芒的时候，一只羚羊突然从睡梦中惊醒。它向着太阳，疾驰而去，脑中同时响起一个声音：“快一点，再快一点！如果落在狮子身后，我就一定会被吃掉！”
正在这个时候，一只狮子也猛然惊醒。它第一时间跑向太阳，一边跑，一边在心中默念道：“赶快跑！如果比羚羊慢了一步，我就可能会被饿死！”
自然界中，向来是谁快谁就赢。而在人类社会中，谁快谁生存也是亘古不变的道理。
比尔·盖茨认为：“竞争的实质，就是在最短的时间内做最好的东西。”实际上，质量是“常量”，时间却是“变量”。人人都可以通过努力，达到一流的质量；而赛道上的冠军，却往往只有一个。所以说，任何领先，说穿了都是时间的领先。
在时间比黄金还要昂贵的今天，谁能领先一步，谁就能获得主动权。正如那句著名的围棋口诀：“宁丢数子，不失一先。”失了“先手”，就得处处受人辖制。
商场上，快人一步才能抢占先机。美国某大学曾以500家成熟企业作为研究对象，通过调研得知，第一家进入市场的企业获得了最高的29%市场占有率；早期进入市场的企业平均市场占有率达到21%；剩下的那些慢人一步的企业的平均占有率是15%。
商场如战场，唯快不破。正因马云灵敏地嗅到互联网未来的广阔市场，比其他人更早去探索，才有了现在的阿里巴巴集团；正因雷军领衔下的小米团队远远快于市场上其他的国产手机商，才创造了小米的奇迹。这样的案例比比皆是……
职场上，走在人先才能赢在人前。比别人早一步，才是向上晋升的第一步。如果你始终跟在别人身后奔跑，就永远无法超越别人。这就需要你始终保持“引导者”的自主意识，坚决摒弃“跟随者”的自我定位。一马当先，积极开拓属于你的道路。
另外，职场机会稍纵即逝，如果你不去主动争取，反而被动等待机会降临，职场的路很快会被堵死。而比别人快一步的要诀是：时刻保持灵敏的“嗅觉”，勇敢地抓住机会。
年轻时候的古川是日本一家公司的职员。一开始，他的主要工作是为上司起草文书，整理相关报告、材料等。那时候，古川对待工作很是尽职尽责，做起事来远比别的同事高效快速。他很快便晋升了，但是他却不满足于此。
有一天，古川在报纸上看到一则专题报道，其中某段内容提到了美国的一种自动售货机。这让他眼前一亮。
原来，当时美国各地都在采用自动售货机来售卖商品，它不需要专人看守，任何地方都能营业，这意味着它能24小时不间断地给人们提供商品，极大地方便了人们的生活。报道后面这样写道：“随着时代进步，这种新型售货方法会越来越普及，前途可谓一片光明。”
古川想到日本还没有出现类似的项目，心中一阵激动。他想，如果能顺利进入这项新行业，无异于走在所有国人前面，这是个极大的机会。
古川立马发动亲戚朋友，在最短的时间里筹到了30万日元，并用这些钱购买了20台售货机，将它们分别散落在不同的公共场所中。他就此开始了自己的事业。
让他喜出望外的是，无人售货机给他带来了大量的财富。当越来越多的人加入这一行业后，古川当机立断，率先投资成立工厂，研究制造新的自动售货机。此后古川一路顺风顺水，成为日本知名的企业家。
速度是成功的助推器。纵观成功人士的人生经历，就会发现他们永远比普通人更快一步。他们处于市场的最前沿，寻找新市场，从事新的投资。正如那句俗语所言：“一步赶不上，步步赶不上。起跑领先一小步，人生领先一大步。”
我们想要快人一步，就得凡事都想到别人前面，做在别人前面。大量致富实例都在告诉我们，从起步到成功，其实用不了多少时间。想得准做得稳，才是不二法门。
从这一点来说，成功人士们大多思维缜密，洞察力极强。从年轻的时候起，他们就很注重培养自己的超前意识，利用一切渠道去开阔眼界，增长见识。这就注定他们一定会比普通人想得深刻，看得长远。另外，他们往往有着雷厉风行的性格，凡事都会遵循“先下手为强”的原则。掐准时机果断出击，绝不拖泥带水。这便是成功人士始终走在他人前面的主要原因。
排除干扰，控制你的注意力
每当你翻开一本书，想要好好学习的时候，脑中总会蹦出一些不相干的画面，莫名打断你的思路；每当你甩开那些无聊的念头，尝试着集中注意力的时候，手机铃声不合时宜地响起来，信息里的花花绿绿的新闻瞬间转移了你的注意力。
于是，一小时过去了，两小时过去了……要看的书还停留在第一页。
不够自律的人就是这样，制订好的计划一再拖延，仿佛永远处于一种过度劳累的状态中，怎么也不会平衡生活与工作。这背后的原因在于，我们总是难以集中注意力。
心理学家解释说，注意力的集中其实是一种特殊的素质和能力，完全可以通过后天的训练来获得。只有足够的自律，才能顺利排除过程中的干扰因素。
那么，影响注意力集中的干扰因素主要来自哪里呢？
首先，现代社会是个电子数据化网络时代，我们的周围充满了来自微信、微博、邮箱及各种App发出的碎片化信息。你不会拒绝这些信息，缺少自律的能力，你的注意力很容易被撕扯得七零八碎，专注与深度便成为一纸空谈。
其次，发生在大脑中的一场场无形而又激烈的“战争”也是注意力难以集中的原因之一。我们都有过这样的感受：明明规定好要持续学习三个小时。然而，在实施的过程中，意志力稍一薄弱，注意力便瞬间溃散，不知不觉中，我们脑海里已经上演了无数幕“小剧场”……
在这个过程中，你越是想极力压制自己，拉回注意力，越是不得其法，往往将自己搞得筋疲力尽又灰心丧气。之所以发生这样的事情，可能是因为你对手头的工作或所学的内容并不感兴趣，处理好它们是个苦差事，所以较容易分心、走神。
也可能是因为你长久困于这种状态中，早已忘了什么才是真正的自律。《全神贯注：注意力和专注生活》一书的作者加拉格尔指出：“你才是自己头脑的主人，注意力只是一个工具而已，你可以操控它。”只要掌握好方法，注意力作为效率工具便能为你所用。
你可以尝试着为自己创建一片无干扰区。U.S.Cellular（美国蜂窝电话）、英特尔等著名企业已经尝试推行“无电子邮件日”来为管理人员及员工减少很多不必要的干扰。
哈佛商学院的领导力学教授莱斯利·佩洛主导的一个名为“安静时间段”的项目则引起了新的社会潮流。此项目规定，每天都要划出特定的时间来屏蔽所有干扰。
某一段时间里，佩洛对一家软件公司工程师的作息时间产生了兴趣。这家公司的某位工程师是他的朋友，有一次，对方向他抱怨：“我们必须要上夜班，或者周末加班，否则实在难以在规定时间内开发出新产品。”
佩洛皱眉思索起来。经过一系列调查，佩洛发现，该公司的工程师工作过程中频频受到干扰，以至于他们不得不主动加班去弥补工作进度。奇怪的是，每个人似乎都对这种“被打扰—难以集中注意力—进度延误—赶工期”的工作模式习以为常。
佩洛找到公司负责人，提供了一份解决方案：将一天中的某个时间段划为“无干扰工作时间”，比如说上午11点前，这一期间关掉手机、邮箱，屏蔽一切干扰。这个方案被实行一段时间后，所有工程师都反馈说他们的工作效率得到了前所未有的提升。
埋头于各类社交媒体，津津乐道于各种碎片式的无意义的信息是我们的常态，想要拯救自己的注意力，一定要尝试划出特定的“无干扰区”来学习、工作，将一切干扰隔绝在外。
你也可以进行适当的行为训练，逐步提升意志力。所谓罗马不是一日建成的，你的意志力也不可能一天之内达到梦想中的状态。这就需要你在日常生活中，不断对自己进行训练。
斯坦福大学的博士克利福德·纳斯说，一旦大脑习惯了随时分心，到了需要专注的时候，就很难摆脱这种陋习。“拥抱无聊”这种专注力训练法能有效地改善这一情况。
生活中的我们，无论是在排队的时候，还是坐地铁上班期间，都习惯拿起手机阅览信息。这导致我们的注意力处于长期分散的状态中。所谓的“拥抱无聊”，是在引导我们放下智能手机，利用这些时间做一些深度思考，或者更有意义的事情。
一开始，这对你而言可能很难。但不要因此而忧虑纠结，制订好计划慢慢来。比如打开App，进入设置里面关闭咨询推送；把微信的消息铃声设为静音；尽量少在交友软件上聊天。为什么要这样做呢？因为软件的设计者们为了能让消费者长时间使用他们开发的产品，会根据你每日点击的信息，自动计算你喜欢的内容，然后后台进行数据整理，了解到你的爱好，并每天推送你喜欢的信息给你看。这时，你会受到这些信息影响，分散注意力。久而久之，你做事的效率低下，难以自律。这时，你要排除干扰，让自己专心做事，不受信息干预；如果这些还不行，那就干脆删除这些App。当你慢慢远离这些时，你会发现你的专注力在不知不觉中得到了极大的提升。
另外，你要有意识地建立起自己的工作节奏。先估算自己完成手头工作需要多长时间，为自己硬性设置截止时间。在这个过程中，一定不能不断分心，不断专注。哪怕这次失败了，下次坚持得更久一点就是胜利。慢慢地，你的专注力会越来越容易集中。
控制好自己的时间，把它用在刀刃上
时间对于任何人而言，都是无价之宝。
在现实生活中，很多人无法自如地控制时间。非但不能利用时间为自己的人生增值，反而成为时间管理上的弱者，成为忙碌糟乱的生活奴隶。
只有合理掌控时间，将每分每秒都用在刀刃上，你才能赶走脚下的一切障碍，从容不迫地走向未来。
夏铭的工作老不能按时完成，下班后经常得加班。他打算今天坚决不能再加班了，上班途中暗下决心：“今天无论如何也得将办公室的部门预算草拟出一份方案出来。”他踩着上班铃声走进了办公室。同事小何向他打招呼道：“老夏，你办公室太脏了，很久没打扫了吧？”夏铭不好意思地挠挠头，拿起扫帚和拖把，准备清理一下自己的办公室。
他花了很多时间扫地拖地，整理办公用品。中途又发现桌上的一沓文件实在是太乱了，没头没尾地堆在一起。夏铭心想：“难怪我之前工作效率这么差，想要找的文件老是找不到，这得赶紧整理好。”
这可是个大工程，他一一把文件分类，足足整理了三个小时，才收拾干净。夏铭看着焕然一新的办公桌，长舒一口气。之后皱着眉想：“还有一下午的时间，方案无论如何也得赶完。”结果到了下午的时候，小何在工作中遇到难题，赶紧找夏铭来帮忙。夏铭花了一个多小时才帮他解决了问题。夏铭焦虑地看了看时间，赶紧投入工作中，刚将方案赶出了个开头，电话铃声响了，原来是一位顾客打来的寒暄电话。
他硬着头皮陪对方聊下去。二十分钟后，夏铭叹了口气，放下电话。别的同事正聚在一起讨论着什么，小何大力邀请他加入。
夏铭很是犹豫，他想：“这时候是增强同事感情的最佳时机，还能了解他们的工作进度和状态，我得加入他们。”于是他放下工作，和同事们一起讨论起来。
慢慢就到了下班时间，夏铭看着电脑上写了一半的方案，叹气道：“今晚又得加班到深夜了……”
是什么造成夏铭的烦恼？最大的原因在于：他永远在将时间花费在无谓的事情上，却不懂得最大化地利用时间。
尽管做着同样的工作，有的人兢兢业业、勤勤恳恳，终其一生也难以获得更大的成就；另一些人却始终在有限的时间里发挥自己最大的实力，以便直线到达目的地。
无论是前者还是后者，似乎都很自律。区别在于，后者是时间管理的高手，他们的自律显得更聪明，更有意义，更容易帮助他们获得成功。
何为时间管理？时间管理的核心意义是在一段时间里进行有效的自我控制。这是一套行之有效的方法，缜密清晰的系统。掌握时间管理技能，能让我们最大限度地“压榨”目前所拥有的时间。
惠普公司的前任总裁格拉特认为，时间管理法则的重点在于：永远将它用在刀刃上。他每天花费35%的时间用来处理各种重要会议；再花20%的时间与客户协商、沟通；打电话、看文件各自耗费掉将近10%及5%的时间。
将这些事情处理完毕后，格拉特会自由分配剩下的时间。有时候，他将它运用在记者采访上，或者一些咨询活动上。更多时候，他会预留出这些时间用以处理突发事件。
这就是那些杰出人士和普通人的区别，他们明明拥有同样的时间，有时候甚至同样认真，最终却走上了天差地别的人生道路。最大的原因在于，他们知道如何才能将时间用在刀刃上。
可怕的是，生活中的大部分人不但对时间管理概念模糊，还缺少那种认真、专一的劲头。
想要把时间花在刀刃上，一定要对干扰因素说“不”。无论是在学习还是工作中，迎接我们的，肯定包括大量细碎烦琐的信息。除此之外，你还得面对外界更多诱惑的侵扰。而且，有时候身边的人会试图占用你的时间，强制性地打乱你的节奏，这些都是干扰因素。
面对不必要的活动，请你一定要学会说“不”。面对那些能分散你注意力的诱惑，更要坚定地拒绝。让你的目光始终紧盯在那些最重要的事情上，不要在无谓的事情上浪费精力。
比如说，有些职场新人受到“人际论”的误导后，会特意花时间和不熟悉的人相处，耗尽心力去维持一些繁杂的人际。而聪明人却懂得拒绝这些，他们会精简人际，让社交生活显得更简单而专注。面对别人的打扰，必要的时候，他们会当机立断地关掉手机。
记住，如果工作才能让你获得出人头地的机会，那就在工作上花费最多的时间，而不要一而再再而三地尝试无用社交。更不要左右摇摆，三心二意，被吃喝玩乐式的诱惑夺去注意力。
和拖延做斗争的正确姿势
时间管理最大的问题莫过于拖延症。因为拖延，很多原本能按部就班地完成的项目被我们拖成了紧急项目，很多可以立即处理的事情被拖到了最后一秒才开始进行。
莎士比亚说：“我以前荒废了时间，现在时间也把我荒废了。”时间不等人，一次次拖延，换来的是一次次熬夜，导致白天瞌睡连天，和逃不脱的循环怪圈。不想被时间甩在身后，就该拿起“武器”，勇敢地向拖延症宣战。
马薇是个名副其实的“拖延王”。她每天一到公司打开电脑，总是第一时间登录QQ和微信，与狐朋狗友们笑嘻嘻地聊几句，再漫不经心地逛逛论坛，看看八卦，上午的几个小时便飞快地过去了。
到了下午，眼瞧着一天的工作任务堆得像座小山包，马薇这才慌了起来。她没有立即投入工作，反而先去慢悠悠地泡了壶茶，看了会儿时下的爆点新闻，美其名曰“放松身心，找准工作状态”。
别看马薇悠悠闲闲地喝着茶逛着论坛，随着时间一分一秒地过去，她心里却煎熬不已。在无限的纠结中，马薇终于打开了PPT，正式开始了一天的工作。
工作的过程中，马薇还是不够专心，一会儿和同事聊聊天，一会儿低头看看手机，工作还没完成一小半，下班的时间到了。那些没完成的工作沉甸甸地积压在心里，她也没心思去玩，只好匆匆赶回家，点好了外卖，心想，看一集连续剧放松放松。
谁知折腾到晚上9点，马薇才打开电脑。她埋头直忙到凌晨，才勉强完成了第二天要交的各类文案……
我们为什么会拖延？以职场拖延行为为例，稍作分析，便可对拖延心理产生的原因窥知一二。上例中的主人公马薇逃不出拖延的恶性循环，便一直混在基层岗位上，三天打鱼两天晒网，眼瞧着自己年龄越来越大，却晋升无望。
依据一家招聘网站的调查数据，可知八成以上的职场人都受困于拖延症的怪圈。其中有很大一部分人会顶着领导连声的抱怨和催促，在战战兢兢的心境中“心不安理不得”地拖延着，每次都赶在截止日期的前一夜挑灯奋战，不眠不休，最后只能勉勉强强完成计划。
可是仓促赶出来的方案与策划，在上司那儿难以交差外，也难以让自己满意。他们反复重复着这样一个模式：工作太难，不行得先放一放，捋一捋思路再开工；工作简单，那就更得先放一放，喝杯茶逛逛论坛打个游戏再说。
在有限的上班时间里，“拖延王”们一再放弃工作，而去选择休闲和娱乐，这是因为工作的诱惑力相对于后者来说实在是太低。
选择休闲、娱乐，让我们即刻从繁重的工作压力中解脱，感受到愉悦和快乐，它的回报立竿见影。选择立刻着手展开工作，当下只能一心一意，全身心投入进去，它的回报却需要一定的时间才能被我们享受到。
所以说，努力工作虽然是正确的选择，当下的诱惑力却不如那错误的选择强。当心里那只拖延小恶魔不停地在你耳边叫嚣“去和朋友聊聊天吧，工作等会儿再做也来得及”的时候，你很难保证自己能抗住这份诱惑，最后只能缴械投降，又一次做了拖延的奴隶。
职场白领想要战“拖”成功，第一步试着将努力工作产生的回报具象化。在你又一次想要偷懒的时候，不妨闭上眼睛，想一想那些激动人心的时刻。比如说，按时完成工作任务的话，你就不用熬夜，还可以享受一整晚的悠闲心情；你会在第二天的方案会上脱颖而出，受到上司久违的赞扬；你甚至会升职加薪，走上人生巅峰……
反之，如果这一刻你又一次拖延了你会获得什么？呕心沥血、奋笔疾书到深夜；上司的雷霆暴怒；被裁员后流落街头……
尽情地想象吧，你想得越具体，越不容易去拖延。这些想象将激发你的上进心，与那些激动人心的时刻比起来，打游戏聊八卦显得那么肤浅空洞，纯粹是在浪费人生。
之后，请给自己做一份计划表，将这一天的工作任务仔细标好，分清楚轻重缓急，并逐一完成。如果你是因为职业倦怠或者缺乏自信而屡屡陷入拖延怪圈的话，不妨试着从最简单的部分开始，一点点去完成，慢慢适应工作的节奏，慢慢提升自信与个人成就感。这样，不知不觉间，你便已经完成了大半的工作。
最后，你需要认清的是，万事开头难。你是不是无数次想要开始，又无数次找借口推迟？这事其实没那么难，现在就打开你的电脑，什么也别想，直截了当地投入工作吧。战“拖”记由此开始，拖延症由你结束。
掌握“二八法则”，把握关键的20%
很多人喜欢把“我没有时间”挂在嘴边，这实际上是个蹩脚的借口。只因时间对于每个人而言都是公平的，你的一天永远只有24个小时。当别人能将时间安排得从容紧迫、有条不紊的时候，问问自己：“为什么只有我没有时间？”
有没有时间，都是你自己选择的结果。没有坚定的意志，不够自律，是你失败的主因。其实，只要牢记“二八法则”，把握住关键的20%，所有问题都将迎刃而解。
美国有句俗语：“美国人的金钱装在犹太人的口袋里。”只因犹太人经商向来遵循“二八定律”，这是他们的生存与发展之道。
美国企业家威廉·穆尔曾与格利登公司有过一次合作。靠着为对方公司销售油漆，他第一个月挣到了160美元。这报酬少得可怜，根本对不起付出。穆尔失望至极。
偶然情况下，犹太人经商的某项法则引起了他的注意——永远将最多的时间集中于那20%的最重要的客户上。穆尔对照着自己的销售图表，做了一番分析后，突然醍醐灌顶。
他发现，他大部分的收益确实来自20%的客户，余下的80%的客户却没有给他带来更多好处。而过去，他却会在每一位客户上都花费同样的时间，这无疑是走上了一条弯路。
穆尔根据“二八法则”做出了调整，他将自己所有的客户姓名列在一张表上，标出其中20%的重要客户。
这以后，穆尔集中精力，几乎将所有的时间都倾注到那20%重要客户的身上，这样做收效明显。不到一个月的时间里，他就赚到了1000美元。此后的九年时间里，穆尔一直遵循这一法则行事，终于创下了一番事业。
对“二八法则”毫无概念的人总认为抓紧时间把所有事情做完是时间管理的实质，这实际上是走入了某种认知偏差之中。“二八法则”实际上是在告诉我们：你要决定什么事情该做，什么事情不该做，这才是时间管理的目的。
“二八法则”由经济学家维尔弗雷多·帕累托提出，他在研究意大利经济形势的时候发现，20%的人口占有80%的土地，20%的植株产生了80%的豌豆。帕累托立即想到：原来能够产生大部分效果的往往是少数派，控制重要的少数因子便可控制全局。
这一研究成果后被应用到时间管理上，逐渐形成“二八时间法则”，它带给我们的启示是：工作中，应避免将时间花费在普遍而又琐碎的多数问题上，提纲挈领，关注重点，抓住事物的主要矛盾，便可达到事半功倍的效果。
现实生活中，普通人所做的绝大部分事情都是低价值的，真正关键的那20%的事情，却被我们含糊带过，淹没在密密麻麻的行程表中。
比如说，如果你的本职工作是文案编辑，你却倾注了80%的精力去提升自己业务谈判的技能，这一定会引来老板的痛骂。如果你人生的80%的时间都这样迷糊度过，你绝不可能有机会加入20%的优秀精英的行列之中。
“二八法则”若应用到日常生活中，应该遵循以下步骤来进行：
首先，明确每天最重要的一件或两件事，在日程表上将它们重点圈画出来。将一天中的大部分时间都应用于这些主要问题的解决上，确保能顺利完成任务。
需要注意的是，部分人可能会无法取舍，认为很多事情同等重要。这就需要你根据自身情况，严格遵循“不定太多任务，任务一定完成”原则，做下明确的判断。
其次，制订“一周关注计划”。我们可将每一周都视为一整个循环周期，重点关注任务完成情况，效果好的，宣布循环完成，效果不好，再持续进行下去。
最后，一定不要忘了撰写工作日志，记录下每天具体的时间运用情况。这份日志能够起到的作用有很多，它促使我们反思，亦推动了之后的改进计划。
时间管理实际上是服务于个人管理的。若将“二八时间法则”运用到人生道路的规划上，则必须牢记以下原则：
首先，弄清楚目前生活的主要矛盾是什么。进行到这一步的时候，自我审视是必要的。如果提升工作技能是现阶段最重要的事，那么不妨将大部分时间和精力投入在这上面。如果拓宽事业道路对你而言最为重要，那么大胆地放开眼界，积极走出舒适圈。
其次，弄清矛盾的主要方面是什么。比如说，你想学习某项专业技能，为自己的人生增值。编剧技巧、人际沟通技巧、演讲技能、摄影知识等都在你感兴趣的范围内，那么先学哪个？重点学哪个？抓住了矛盾的主要方面，你的问题便迎刃而解。
效率第一，勤奋并不等于高效
很多职场白领在总结工作经验的时候，诧异道：“我每天加班加点的工作，总是奔波在出差的路上，几乎所有的节假日都献给了公司，为什么始终进步不大呢？”
很多大学生也曾有过这样的疑惑：“我上课认真做笔记，下课泡在图书馆，为什么成绩始终不如那些从不看书的同学呢？”
如果你也有类似的想法，不用怀疑，你一定是掉入了“勤奋式懒惰”的陷阱中。记住，不是所有的勤奋努力都能得到预期中的回报。失去效率的勤奋比懒惰还要可怕得多。
王奋刚刚工作就经历了一件对他启发很大的事情。那一次，公司安排员工去旅游。老总将购买火车票的任务交给了王奋，并提醒他说最好在一天之内办成这件事。
王奋急匆匆赶去火车站，只见售票室里的队伍排成了长龙。他焦急地排在队伍末尾，一直朝前眺望。王奋足足等了好几个小时，才轮到了他。谁知这时候售票员却面无表情地通知王奋道，他购买的那一班次的火车票早已售罄。
王奋一听，只得垂头丧气地赶回了公司，向老总汇报说：“现在正是出行高峰期，咱们要买的火车票早就卖光了。”老总听了没说话，将吴奇叫进了办公室，将购买火车票的任务重新交给了他。吴奇回到工位后，拿出手机一查，发现该班次的火车票早已销售一空。
他没有急着向老总汇报情况，而是通过各种渠道收集到各种资料后，再次走进了老总的办公室。只听他说道：“火车票虽已售光，但我联系了火车站的其他人员，可以买到黄牛票，只是价值稍贵。我们可以采取搭乘火车再转车的方式，或者直接搭乘大巴。我建议选择后者，因为前者会延迟到达的时间。”老总听了，满意地点点头。站在一旁的王奋傻了眼……
没有效率的勤奋堪称最笨的努力。效率才是勤奋的首要目标，而非时间。如果你只拿投入时间的长短来衡量自己是否勤奋，无疑是中了“假努力”的圈套。
很多人热衷于向周围人“表演”自己的勤奋，一方面是因为我们身处一种社会舆论压力中——只有长时间学习，才算勤奋，才了不起。从另一方面来说，我们实际上是在用这种表面上的忙碌状态来代替深度思考，同时用这种方式缓解内心的焦虑。
因此，学生哪怕坐在自习室里昏昏欲睡，只要挨够了时间就心安理得。白领们永远奔赴在去办公室、各种培训班的路上，将自己的时间安排得满满的，就以为自己已足够努力。
实际上，这所谓的“勤奋”只不过是自己的一厢情愿罢了。成功的关键不在于你勤奋与否，而在于你勤奋的结果。没有效率，你的勤奋就成了一纸空谈。
很多小型创业公司完成的那些创举令很多大企业都望尘莫及。Facebook就曾花费10亿美元的巨资收购了Instagram，而后者仅仅拥有13名员工。绝大部分原因在于Instagram是一家联系紧密、运转高速、成员分工明确而高效的公司。
Instagram的员工并不是传统意义上那种忙得团团转的“标准员工”，相反他们的工作时间极其自由。Instagram的总裁曾总结道：忙碌不一定等于高效。
那么，怎样做才能带给你真正的勤奋呢？
首先，将有效时间和有效精力真正匹配起来。不管是工作还是学习，想要达到超高效率，一定要对自己的最佳状态有充分的了解。
如果早上上班的时候，你的精力比较好，就充分利用那几个小时去集中处理手头最重要的工作。如果午睡后你倍感精神，就利用这段时间来看书学习，提升自己。找到自己的巅峰状态，就能用更少的时间达到更好的效果。
其次，避免做重复的工作，避免犯重复的错误。很多人终日忙来忙去，其实忙的都是一件事情。他们永远会被同一件事绊住脚步，在同一个问题上犯错，时间就这样悄悄溜走……
所谓吃一堑长一智。做任何事之前，心中都要有计划、有条理，不要盲目去做。完成一件事情后，也要及时总结、反思相关经验。这都是避免重复工作的窍门。
最后，很多人总以忙碌为借口，认为自己已经足够努力，却忘了时间是可以高度拉伸的。你若能如下列故事中一般像对待“坏掉的热水器”一样对待工作，就能得到很多富余的时间。
曾有人花了1001天做了一个项目，项目主角是一些行程忙碌的女人。其中一个女人在某周三下班的时候突然发现家中的热水器出现故障，弄得地下室都是水。
那天晚上，她花了一个小时清理水迹。到了第二天，之前联系好的清理工来到家中，帮她修好了热水器。第三天，女人特意请专业人士来家中帮她清洁地毯……项目主导者发现，那一周，女人一共花了七个小时的时间将这件事处理完毕。
他不由得感慨道：“如果一周之前你问这位女士：‘你有七个小时的空闲时间吗？’她一定会回答说：‘你疯了吗，看看我的日程表，你没看到我有多忙吗？’”
当我们感到自己的付出与努力不成正比的时候，先问问自己：“你真的努力了吗？你珍惜时间了吗？”
我们的努力不是做给别人看的，关心别人的评价不如将全部的精力投入眼前的工作上，切切实实地提高效率，永远不要在同样的错误里打转。
在正确的时间做正确的事
工作前该做哪些准备？执行工作任务的过程中，应保持怎样的状态？完成任务后，怎样去做复盘总结？这三个问题烘托出了时间管理的另一层意义：在对的时间做对的事。
可是现实生活中，大部分人并不知道“正确的时间”意味着什么，也闹不清楚哪些事情能被称得上是“正确的事”。解决这个问题前，不妨全面审视自己的生活与工作，理出重点，加深对“正确时间做正确事情”的认识。
首先我们先来分析一下日常工作开始前的那段时间里，应该做的准备有哪些：
一、提前来到办公室，及时整理办公桌，做好当天的准备工作。
很多人都有这样的体验：气喘吁吁地赶往办公室打卡，等回到工位上时，至少还得花费半小时的时间才能真正平静下来。如果迟迟不能进入状态，一个上午的时间都会被白白耗费掉。这就是在正确的时间里做了错误的事的典型案例。
与其这样，还不如早半小时起床，从容不迫地来到办公室，花二十分钟的时间整理桌面、煮咖啡、泡茶、打开电脑挂上各种通信软件。等到一切准备完毕后，再以饱满的精神投入工作中去，这是为一天的高效工作开了个好头。
二、整理日清单手账本，纵览一周工作流程，做到心中有数。
尤其在周一的时候，一定要将一周的工作安排整个梳理一遍。只要多花几分钟的时间，就可以获得很多信息：哪天比较忙；哪天有空闲时间可以应对临时任务……
其次，我们来分析一下工作过程中，应该注意哪些问题：
一、接到任务后，先“审题”，别急着开展工作，这样反而能提升效率。
在刚刚接到工作任务的那个时间段里，有的人习惯马上开始展开工作。实际上，这种争分夺秒的状态对之后的执行过程反而会产生坏的影响。
项目开始前，先“审题”，确保自己不会出现理解偏差的情况。同时通过口头询问、邮件或者会议的方式去了解项目的背景，及各方面信息，加深印象。
之后，必须查阅大量资料，做分析、比对、提炼、总结等工作，确定执行方案或者大致的流程框架，再着手进行。
二、执行任务的过程中，有条不紊地应对每一个环节，并保持专注。
在你真正开始执行任务的那一刻起，必须集中精神，并确保自己能够在规定的时间段保持高度的注意力。这不是一件容易的事情，因为很多突发情况都是你事先无法预料得到的。比如说，你可能会被各种通信工具或者突如其来的会议打断思路。
为了将负面影响降至最低，我们可根据现实情况，灵活调整项目进度。或者设置“工作一小时，休息五分钟”模式，这对长时间保持工作激情有很大的帮助。
最后，完成工作后，回想曾经的工作经历，做好复盘总结。
大家在完成一个项目后，恨不得立刻去庆祝。如果这时候让你回过头来，依据每日的工作历程逐一总结经验，恐怕你是极其不乐意的。但事实是，这个时间段里，你最应该做的事情不是庆祝，而是复盘总结，少了这一环节，便称不上圆满完成了工作。
纵览整个项目过程，回想一下自己做得不到位的地方在哪里，哪个环节的结果令你比较满意，拎出失败的原因，提炼成功的规律，这是自我提升的最好机会。另外，别忘了及时整理项目执行过程中留下的诸多资料，建立一系列文件夹，分门别类地保存。
同样，一天工作结束后，也得有个总结、分析的过程，养成了这个好习惯后，你的进步将肉眼可见。
人们常说：“要在该做事的时候做事，该休息的时候休息。”这是“在对的时间做对的事”的另一层含义。除了工作日程外，对空闲时间的规划也很重要。
首先要保证足够的休息。无论平日工作有多繁忙，也不能将休息时间挪用在工作上，这样反而会拖累你的工作效率。该休息的时候就休息，注意劳逸结合，始终保持充沛的精力。
其次，留出部分空闲时间去学习。加强为脑袋“投资”，增强自我竞争力，才能为未来多增加一点筹码。
周晓媛毕业后顺利通过一家知名公司的面试，刚刚入职三个月，她出众的工作能力就让大家对她刮目相看。
每一天，晓媛都会早早来到办公室，将办公桌打扫得干干净净，并将各类文件报表按序号摆放得整整齐齐。她有一本手账本，专门用来记录每日和每周的工作计划，上面用红笔标注好了重点。
上班这几个月来，晓媛一直保持着稳定的工作节奏。她几乎每一天都会按照计划表去逐一攻克分内的工作，不愿意耽误工作进程。每天下班前，晓媛还会专门空出时间来清理电脑桌面，整理资料，撰写工作小结。
下班后，她一边给自己足够的时间去放松身心，一边匀出部分时间去充电学习。到了晚上11点，晓媛一定会按时睡觉，确保第二天能精神饱满地面对新的挑战。
晓媛保持着这样的工作状态，不到半年便被破格提拔。到了年底，她作为“优秀员工”代表，发表讲话时称：“我唯一的心得是：在正确的时间做正确的事，一切困难将迎刃而解，每一天都能过得很充实。”
是的，成功哪儿有捷径。能在对的时间里做对的事，把每一天都安排得井井有条，长期坚持下来，你就会获得巨大的成长，离成功越来越近。