3.2　核心要素：机关名称、事由、文种

同种类的公文，行文中会有一定的差别。公文内容由于文种不同，它的侧重点会相应产生差异。但公文的写作格式中都要包含机关名称、事由及文种，其中机关名称包括发文、受文双方的机关名称。公文中有了这三个核心要素，公文才可能真正实用起来，发挥其应有的效用。

无论属于何种公文，文内均须交代清楚发布该文的机关名称，该公文的主送机关及抄送机关名称，这样可以使人在阅读公文之后清楚了解发布者为何机关，以及哪些单位在该公文发挥效用的影响范围内，从而根据公文采取行动。公文内容相关的事项必须是在发文、受文机关职权范围之内，以及双方有能力可以进行处理的，写清楚相关方可以使人对于公文内事宜是否在机关的职权范围之内一目了然，在公文流转、公文办理阶段也有助于提升行事效率。

对于写作中具体的名称使用，《党政机关公文处理工作条例》中作出了相关规定，署名应为发文机关全称或者规范化简称，主送机关及抄送机关均应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。此外，在发文字号中需要使用机关代字，机关代字一般不超过三个字。各机关单位及部门都有其规定的简称，公文写作中不可按照撰写者自己想法理所当然地进行简化处理，避免因名称混乱造成对相关单位的错误认定而延误公务活动或者错误地办理了一些事项。

事由包括该公文所为何事，发出该公文的原因、依据、目的等，受文方应该要有什么认识、应该采取什么行动，使用的方法及操作步骤等。具体的事由内容根据文种及具体事项的不同，在写作中应该包含的内容会有一定差异。事由部分具体应该写什么、怎样写，这些问题都会在以下章节中随各文种进行详细阐明。

实用性是公文的一项基本属性，交代清楚相关事项是公文写作之中必须要做到的。不发挥相关效用的公文是不存在的，在公文中写明为何要做、做什么和怎样做，才能使相关机关单位及人员在进行行政、管理等公务活动中切实落实，贯彻执行。

文种是一篇公文的最核心的点，公文的写作首先需要确定文种，并根据文种具有的特点和写作要求来完成。不同文种有各自的应用范围，根据《党政机关公文处理工作条例》中的规定，决议适用于会议讨论通过的重大决策事项；决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；命令适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员；公报适用于公布重要决定或者重大事项；公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问；请示适用于向上级机关请求指示、批准；批复适用于答复下级机关请示事项；议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。有必要进行制发公文的机关首先需要判断为了达成目的需要使用何种文种，确定文种之后才能着手具体写作。

确定文种并按照文种要求而写作，也可以使受文方在接到公文后便一目了然该公文的主要目的，办理及管理的过程中可以适当分类，并交由具有相应职责与职权的人进行处理，提升办公效率，避免因公文处理流程混乱，导致公文没有及时到达负责相应工作的人手中而推迟办理，甚至于没有为公文找到归属而彻底延误。

总体而言，机关名称、事由、文种是公文内必不可少的核心成分，公文最规范也十分常用的标题格式也是由发文机关名称、事由和文种构成的，这样可以便于相关方了解公文是关于何事。标题下发文字号之后就要从左起不空格写明受文机关，除了一些需要广泛告知的公文外，由于其没有特定的受文方，所以这部分可以省略。