2.1　公文用语：判断公文语言是否规范化的4个基本维度

规范是公文的一项本质要求，是由其属性所决定的，写作中的用语、句法、格式等的规范更是公文规范性中最为基本、也必须要达到的要求。公文中的语言表述，与其他写作相同，离不开词语、句法、语气，以及标点符号等内容。结合这些要素，我们接下来分析一下如何判断公文语言的规范化，这主要可以通过4个基本维度判断进而得到答案，如图2-1所示。

1．词汇与搭配

词语与词语搭配是任何文章语言构成中最基本的单位，公文语言的规范首先需要考查词语的选用及概念表述，用语通常需要符合国家标准规定的书面用语，不可口语化。

公文必须反映事实，并具有实用价值，这就要求公文的语言必须准确，撰写者须准确把握词语的内涵与外延，使用最能精确传达所需要表达意义的词汇，用语凝练，表意清晰后无须赘述，做到既简明扼要又不缺失信息。在进行程度修饰时，用词应慎重，以求和事实情况完全相符，不可为引起重视而选用程度更深的词汇夸大事实，绝对性词语也应小心使用。在涉及范围描述时，应注意一般现象与特殊现象的区分，不应随意将个别现象演绎成一般事实，以偏概全，造成真实性的折损。

此外，公文中出现的专有名词不可进行随意修改、省略，应使用权威部门认定的规范名称或者长期以来通用的名称，如产生变化必须使用最新的版本，且全文中前后文同一概念表达应一致。

2．句法

句子是“语言的基本运用单位”，公文语言的规范化也需要结合句法来考量。公文语句的基本要求是合乎语法规则和语言逻辑性，语言简练，满足这几点要求的公文写作即可达到规范标准。

句子类别上，公文写作基本由陈述句和祈使句构成，一般不使用疑问句和感叹句等包含情感表达的句类。句式上，公文中单句、单层复句等简单句使用较多，尤其是公布性公文，长难句出现频率较低，这样文章意思明白晓畅，避免大众理解障碍，减少误读等情况的发生。

由于公文写作的特殊性，公文句法中存在一些在长期实践中固定下来的格式化用语。例如，通告结束语惯例使用“特此通告”，命令和法规性公文使用“本决定自×年×月×日起施行”及“请认真贯彻执行”等。对于这些固定搭配应该在写作中进行沿用，不宜随意进行更改、创新。此外，公文写作为求庄重，惯用一些具有文言色彩的短语及短句。比如，在开头使用“兹将”“兹定于”等，承上启下时使用“故此”“有鉴于此”等，公布类结尾使用“特予公告”等词。为了语言简洁，公文中会在适当语境下省略成分形成省略句。一般省略谓语较少，而省略主语的情况较多。

公文的写作一样讲求文采，固然跟文学写作的要求有区别，但在保证公文的简洁、明确、严谨的基础上，适度地运用适合的修辞方法，可以更加精确、明晰地传达意思，增强公文的可读性，有助于受文方理解。与文学写作不同，不是所有的修辞方法都适合于公文写作，公文中可以使用的修辞方法通常有比喻、借代、引用、排比、反复对比等，而夸张、比拟、反语、双关等则不适宜使用。

值得一提的是，词法与句法共同构成了语法，语法规范是公文规范化的基础。

3．语气

公文均有明确的受文方，因而公文的用语、语气需要根据接收对象的不同、己方与对方的关系差异而作适当调整。公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文，在这三类文种中使用的语气各不相同。

在上行文中，下级向上级进行报告或请示，语气应恭谨明确，不可过于生硬。比如，在请示中使用“一定”“不可”等强调意味很强的词汇，就会产生一些指示、命令的口吻，在该文种并不适宜使用。在报告中也不应夸大表现以图邀功或者过分自谦、妄自菲薄，前者显得狂妄自大、好大喜功，后者容易使人产生虚伪、不真诚的观感。还需注意对于“我们”“你们”等人称代词的使用，可能会形成一种上下级间互为谈判对手的语气，需要避免。

对于平行文，由于是向互不隶属的机关组织进行沟通的，语气应诚恳、平和、谦逊，有意见不合之处也应委婉阐明，用语不应过于激烈，令人读来产生平等互动的感受。语言不能凭生骄傲之气或者过分谦卑，傲气容易使对方感觉不受尊重而难以接受意见，过谦则与身份不符。

下行文如指示、意见、通报等，语气要掌握分寸，不可为了显示威严而过分霸道、强硬，不可省略礼貌用语。在进行命令时语气应当坚决，但也应注意分寸感，避免一味的教训口吻。下行文虽需表现严肃，但在对下级的态度上仍应表现出平易，体现出关怀为佳。

整体而言，公文中应使用确定的语气，一般不应使用模棱两可的口吻进行叙述，态度表达应明晰。

4．标点符号

标点符号是写作中不可忽略的一个部分，是帮助理解句意、表达语气的有效工具。公文写作中标点符号的使用必须规范，撰写者需要遵循2012年7月1日开始施行的《党政机关公文格式》及2011年12月正式发布、2012年6月1日开始施行的《标点符号用法》中对于标点使用的标准要求。

词法、句法包含修辞、语气和标点符号，是写作中的基本单位，对公文的语言规范可以从上述4个维度进行判断。公文撰写者应当能清楚辨析词义，选定最贴切的词语，把握好词语搭配、炼句技巧，并在适当条件下巧妙地运用修辞，正确使用标点符号，规范化地作好公文。