第一篇 职场写作应当遵循的逻辑

第1章 职场写作的底层逻辑：有效表达

写作是职场人士必不可少的工作内容之一，如工作总结、工作报告、会议记录、调研报告、方案等的写作。职场写作的本质是为了解决某个问题或某个事项。因此，必须做到有效表达，正确传递写作意图。

01 职场写作的本质：工作中涉及的写作

职场写作是指工作中涉及的写作，如写工作总结、工作报告、会议记录、调研报告、方案等。我们一般把职场中写作的文章称为文书，是指记录信息、表达意图的文字材料，其反映的内容是由职场中的实际工作所决定的。无论是计划总结类文书、规划部署类文书，还是讲话发言类文书、会议类文书、书信或公函类文书等，都与实际工作有关。

职场人士都应当具备一定的写作能力。无论是职场新人还是老员工，在求职、辞职的时候都要写求职信、辞职信；无论是销售人员还是行政后勤人员，都需要按照公司的要求撰写工作计划、工作总结；即使是企业管理人员，也需要写一些和企业发展战略、决策相关的文书……但是，仍然有很多职场人士没有认识到写作的重要性。他们认为只要把领导安排给自己的工作完成就行，写作能力强不强根本不会影响他们在职场中的发展。

畅销书《重来》的作者贾森·弗里德（Jason Fried）曾说：“如果你要从一堆人中决定出一个职位的合适人选，雇那个写作最厉害的人。不管他是营销人员、推销员、设计师还是程序员，他们的写作技巧会对此有益。”实际上，在职场中，写作能力强的人，往往更容易得到领导的关注，并且更容易得到晋升。究其原因，主要有以下两点。

第一，写作能力强的员工，能够有效地表达自己，清楚地传递信息，进而能够提升工作中的沟通效率。沟通效率越高越利于快速处理工作中遇到的问题，提升工作效率。对于职场人士而言，这无疑是提高自己的职场竞争力的一种有效方式。

第二，写作能力强的员工，能够为企业创造一些价值。例如，为公司写一个有创意的方案，进而为公司获取更多的利润。再例如，通过写作输出、分享自己的经验和知识，不但有助于对自身的知识系统进行复盘，还能够影响他人，为公司培养人才。

基于以上两点，职场人士应当改变自己传统的想法，努力提升自己的写作能力，进而提升自己的职场竞争力和影响力。

马尔科姆·福布斯（Malcolm Forbes）曾说：“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。”这句话非常直观地表达了职场写作的重要性。所以，任何一个职场人，无论你在哪一个行业，处于哪一个层级，都要深刻理解职场写作的本质，并掌握职场写作的底层逻辑。

02 有效表达方能产生有效影响

职场写作不同于我们平日写的日记或随手记录的文字。职场写作常常是为了解决现实工作中的实际问题，处理具体的事务。因此，在职场写作中要做到有效表达，精准地传递信息，进而产生有效影响。

在职场写作时，要做到有效表达就要遵循以下几个原则。

（1）观点精准

职场写作的目的是记录或者传递信息，促进工作顺利开展。如果文章的观点不够精准，那么传递出来的信息就会误导他人，进而很可能会造成不堪设想的后果。

观点精准表现在两个方面。

第一，内容要简练，突出主题。即职场写作中的一切观点都要服务于文章的主题，与主题内容相关性不大的内容一笔带过即可，或者直接删除。此外，要注意的是，切忌赘述。

第二，用词恰当、精准。法国著名作家居斯塔夫·福楼拜（Gustave Flaubert）曾说：“要描述一个动作，就要找到那个唯一的动词；要描述一种状态，就要找到那个唯一的形容词。”“唯一”这两个字体现的是表达的准确性和用词造句的严谨性。在遣词造句上反复推敲，能让观点表达更加准确，进而能更精准地记录和传递信息。

这篇决定的主题是“关于××的任职决定”。全文都是围绕这一主题在阐述内容，且语言简洁明了，用词精准。这就是一篇合格的任职文书。

（2）逻辑清晰

逻辑清晰是指按照一定的逻辑顺序表达观点，阐述内容。一般来说，职场写作中常用到两种表达逻辑：归纳逻辑和演绎逻辑。

归纳逻辑是指由特殊到一般的逻辑推理。在进行归纳推理时，要学会找到不同的事物（思想、事件、事实）之间的共性，然后将其归类，并说明其共性。例如，橘子、苹果、香蕉存在共性，都是水果，可以归为一类。

演绎逻辑是由一般到特殊的逻辑推理。演绎逻辑一般是由一个大前提和一个小前提推导出一个结论的论述形式。例如，“做好这3项工作就能增加产量，但是生产团队目前的人手无法做好这3项工作，因此，生产团队应当增加人手。”

写作者在写作时应当按照这两种逻辑阐述文章的内容，使文章的结构、逻辑更清晰，更利于读者的阅读和理解。

该年度工作总结就是按照归纳逻辑顺序进行阐述的，所以整个内容的表达非常清晰、完善。

（3）内容真实

内容真实强调的是职场写作中的内容一定要源于事实，要有根据，确保反映的是实际发生的情况，并且有利于解决实际问题，切忌假、大、空、套和陈词滥调。例如，在个人计划中写道“我非常热爱公司，我深爱我的领导和同事……我要努力工作回报他们……”这样的表达就是“大”“空”，对解决实际问题没有实际的作用。

（4）结构严谨

所谓的结构严谨，是指文章思路的展开要条理清楚，段落的划分和安排要恰当，且各个部分的布局要合理，要有头有尾，有过渡有照应。

例如，“在领导的指导、关心下，现将我这一年的工作总结如下”，这句话前后部分没有过渡，会让读者读起来很吃力。正确的写法应该是“在领导的指导、关心下，我的工作取得了一定的成绩，但也有一些不足之处。为了总结经验，吸取教训，更好地前行，现将我这一年的工作总结如下”。

只有做到结构严谨，文章的内容才能清晰地呈现给读者，你的行文目的才能达到。因此，写作者在写职场文书的时候，一定要厘清写作思路，确保文章结构严谨。

03 职场写作中常见的误区

一些初学者常常会陷入误区。这些误区不仅会影响职场文书的准确、朴实、严谨、规范性等，还会影响信息传递的效果，进而影响企业的工作进展。为了避免这种负面影响的产生，初学写作者应当了解职场写作中常见的误区，并尽量避开这些写作误区。

（1）标题表达的误区

写作者在拟标题的时候，常常陷入标题表达的误区。一般来说，写作者在拟标题的时候，常见的误区有以下两种。

误区一，标题概括不明确。例如，标题为《××公司关于××产品问题的报告》。标题看上去似乎很完整，但是仔细一想，你会有这样的疑问：产品哪个方面存在问题？生产还是供应？标题中并没有明确指出产品的具体问题所在，这很容易让文书接收对象一头雾水。所以，写作者应在问题前面加上限定词，如“生产问题”“供应问题”等。

误区二，标题不精简。职场写作的标题应简明扼要地概括文章的主要内容和用途。因此，职场文书的标题一定要尽量精简，避免过长、太复杂的表达。例如，标题为《××公司关于加强产品质量检查，保障消费者利益的通知》。实际上，该标题的前半句“加强产品质量检查”已经表明了该文的主要内容，后面的“保障消费者利益”就略显空泛、多余，应当删除。

（2）行文中常见的误区

行文中常见的误区体现在用词、表达、标点符号等方面。具体来说，常见的有以下4个误区。

误区一，词语使用错误。例如，“公司责令××必需改正”。这里“必需”的使用是错误的。“必需”多指原料、物品、用途等必不可少的需要。因此，这里应当写作“必须”。“必须”一般表示事请处理上的必要，它带有一定的命令的语气，即一定要的意思。

误区二，数字使用不规范。例如，“二十世纪九十年代”的用法就不够规范。正文中的公历纪年的世纪、年代、月、日，必须使用阿拉伯数字，因此，正确的写法应该是20世纪90年代。

误区三，标点符号使用不当。例如，按照“××”、“××”、“××”的标准。并列词语之间若本身包含书名号或引号，通常不使用顿号，因此，正确的写法应该是“××”“××”“××”。

误区四，口语化倾向。例如，“今年不管什么乱七八糟的奖励……”。这种口语化的表达不适合用在比较正规的职场文书中，因此，正确的写法应该是“今年无论采取什么样的奖励……”。

以上列举的是职场写作过程中常见的4种误区。当然，在实际职场写作中还会存在各种各样的误区，如关联词使用不当、落款不规范等。造成这些误区的绝大部分原因是写作者并没有弄清楚职场写作的特点和规范，写作功底不够扎实。所以，为了避开写作误区，写作者要深入了解职场写作的特点和规范，掌握职场文书的正确方法。

04 零基础快速上手的途径

任何一个刚刚接触职场写作的人，都希望能够掌握其中的诀窍，快速上手。但是，实际问题是职场写作不是写日记、写朋友圈这种手到擒来的事情。职场写作对写作逻辑、词语及专业知识的要求比较高。对零基础的写作者而言，要想写出非常优秀的职场文书的确不是一件简单的事情。但是，这并不意味着零基础的写作者找不到快速上手的写作途径。

（1）临摹

临摹是初学画画、书法常用的一种方式，是指按照原作仿制书法和绘画作品的过程。初学职场写作的写作者完全可以借鉴这种方法。因为在临摹的过程中可以发现自己的问题，找到其中的诀窍。

如何临摹呢？

首先，根据主题从网络、报纸、杂志等渠道，收集、积累一些内容质量高且主题类似的文章。

其次，对文章进行拆解分析。所谓的拆解是指了解文章的整体结构、框架、用词、创造思路等。

再次，临摹这篇文章的结构、用词等。

最后，进行适当的修改，使其成为自己的文章。

临摹可以说是零基础职场写作者的捷径。但是，笔者要提醒大家，临摹只是为了帮助大家找到写作的感觉，摸清大概的方向，并非是要一直模仿。

（2）循序渐进

本书中所谓的捷径不是教会你一步登天，而是希望帮你找到快速上手的途径。所以，对于初学写作者而言，一定要打消自己一口气吃成一个胖子的想法，要学会脚踏实地、循序渐进地慢慢积累职场写作相关的要点和规范，掌握其中的技巧。只有这样，才能夯实职场写作的基础，才能写出高质量的职场文书。

通常来说，循序渐进的途径有以下3种。

一是从内容比较简单、结构比较单一、篇幅短小的文书开始临摹、学习。例如，从通知、报告等文书开始，然后再向工作规划、工作总结、商业计划等相对复杂的文书拓展。

二是从规范性较强、模式化较高的文书开始学习。例如，先学习条例、办法、规定等文书的写作方法，然后再逐步向领导讲话、调查报告等非规范化、模式化不高的文书拓展。

三是先从自己比较熟悉的领域开始。自己熟悉的领域，更容易下笔，而且自己也比较有信心。当你在熟悉的领域写作一段时间后，你会慢慢地摸清职场写作的要求和风格，然后就可以逐步向其他类型的文书拓展。

循序渐进其实就是一个由浅到深的过程。在慢慢学习、拓展的过程中，你的知识水平、思想境界、学习能力、认知程度等都会得到质的飞跃。当你的这些能力提升后，你自然能够写出优秀的职场文书。

（3）勤于总结

职场写作的能力依赖于学习和实践。但是，并不意味着这种能力在学习和实践中会自然增长。实际上，所有能力的增长，很大一部分原因在于学习之后的总结。因此，我们不仅要勤于学习职场写作的技巧，更要勤于反思、总结。

总结一般分为3个部分。

要明确自己在写作中存在哪些问题，要如何改进这些问题。

要明确自己在哪方面做得不错，如何才能继续保持下去，或者如何才能做得更好。

接下来需要做哪些努力才能提升自己的写作能力。

勤于总结，其实就是一个自我反思、解决问题的过程。当所有问题被逐个击破后，你便可以快速进行职场写作了。

05 精通职场写作的进阶攻略

人往高处走，水往低处流。对职场写作者而言，最终目的并不是写出一篇合格的职场文书，而是成为职场写作的能手。要成为职场写作的能手，仅仅停留在临摹阶段是远远不够的，还应当掌握精通职场写作的进阶攻略。

（1）积累

俗话说，巧妇难为无米之炊。职场写作也是如此，如果没有材料，写文章我们会不知从何写起。所以，职场写作进阶的第一步是积累。

积累是指把所学到的、看到的有价值的东西或者必须掌握的东西，通过一定的方式聚积起来。从专业角度来说，这些东西就是写作素材。

无论是对职场写作的初学者还是职场写作的能手来说，积累材料和信息都是最基础也是最关键的一步。因为信息千变万化，你永远无法收集完所有信息。只有不断地更新自己的材料库，你才能用更新鲜的素材写出更符合当下实际情况的职场文书。所以，写作者对材料和信息的积累不应该止步。

一般情况下，职场写作中应当积累以下4个方面的材料和信息。

第一，大政策方针和重要言论。积累这方面的信息要持续关注新闻联播、相关机构的官方网站、官方自媒体等。

第二，名言佳句。积累这方面的信息要多读书，或者关注相关的知识网站。

第三，历史和现实的、国内外发生的大事、要事，重要成果和重要经验等。积累收集这方面的信息比较简单的途径就是经常看网络新闻，关注专业的新闻、时评的自媒体等。

第四，工作情况。工作情况方面的信息积累，要求我们在平时工作中多留意身边的信息，尤其是工作中遇到问题时要多记录，多想一步，多思考。

写作者在积累材料和信息的时候要注意有所侧重，明确哪些内容与你的写作主题非常密切，然后将更多的时间和精力投入其中。

每一个职场文书写作者都应当努力学习和积累知识，不断丰富自己的知识。只有这样，才能写出优秀的职场文书。

（2）思考

学习任何东西，思考是前提。职场写作也是如此。如果不思考，即便你积累了大量的材料和信息，有了丰富的知识，你也无法将这些信息和知识有效地输出。因此，在职场写作的进阶阶段，写作者必须具备思考能力，要勤于思考“这篇文章的读者对象是谁”“要如何呈现文章的内容”“内容框架如何搭建”“如何才能写出合格、优秀的职场文书”等。

只有不断提出问题，思考问题，你才能发现问题，解决问题。同时，勤于思考还能够帮助你建立自己的写作思维体系。一旦思维体系建成，任何职场文书的写作你都可以得心应手。

（3）实践

实践是检验真理的唯一标准。这句话在职场写作中同样适用。因此，写作者在积累、思考后，请立刻拿起笔开始写作。

为了能够通过实践提高写作能力，笔者建议写作者在刚开始写作的时候，不要给自己提出太高的要求。你可以先按照规范格式，搭建基本框架，然后再把可以引用的资料填充到正文中。最后，结合实际情况进行修改、润色。

按照以上几个步骤，进行多次实践之后，我们往往就能够掌握一定的写作规律和技巧。

需要强调的是，实践的根本目的是发现问题并解决问题，以提升自己的写作能力。所以，在实践过程中你不要担心出现问题，也不要害怕问题。因为这些问题都解决了，你后面的写作之路会更加通畅。

（4）勤耕

绝大多数非常擅长职场写作的人有一个共同特点：笔耕不辍。所以，对想要进阶的初学者而言，勤耕是非常重要的一步。

刚开始写作的时候，写作者难免会遇到各种问题，总觉得还差点儿火候，其实这没有关系。只要你勤于练笔、勤思考，改正错误，就能做到熟能生巧。慢慢地，你会摸索出方法，找到一套属于自己的写作方式和风格，写出优秀的职场文书。

勤耕是不断提升文书写作能力、夯实基础的有效方法。所以，写作者在闲暇时不妨多写写。例如，每天开始工作之前尝试写一下当天的工作计划，每天工作结束之后做好工作总结等，这些都是职场写作练笔的好办法。

职场写作的进阶之道并非我们想象的那么困难。实际上，只要你多输入（积累、思考），多输出（实践、勤耕），如此不断循环下去，你就能写出高质量的职场文书。