2.1 核心知识

使用Excel 2016制作办公用品管理电子表格将涉及工作簿、工作表、单元格、数据的输入与计算等各种基本操作，下面首先梳理一遍相关的核心内容，以便制作时更加得心应手。

2.1.1 认识Excel 2016的操作界面

由于Excel与Word同属Office办公软件，因此Excel 2016操作界面中的标题栏、功能选项卡、功能区、状态栏等部分与Word 2016的作用和使用方法是大致相同的，这里重点介绍Excel 2016独有的组成部分，即编辑栏和工作表编辑区，如图2-1所示。

1. 编辑栏

编辑栏的作用为显示和编辑当前活动单元格中的数据或公式。其组成部分包括名称框、“取消”按钮、“输入”按钮、“插入函数”按钮和编辑框，如图2-2所示。

• 名称框：名称框用于显示当前所选单元格的地址或函数名称。
• “取消”按钮：单击“取消”按钮可取消当前输入的内容。
• “输入”按钮：单击“输入”按钮可确认当前输入的内容。
• “插入函数”按钮：单击“插入函数”按钮可打开“插入函数”对话框，以便在其中选择需要应用的函数。
• 编辑框：编辑框可显示当前单元格中的内容，也可在其中输入和修改所选单元格中的数据。

2. 工作表编辑区

工作表编辑区是Excel 2016编辑数据的主要场所，它包括列标、行号、单元格和工作表标签4个对象，如图2-3所示。

• 列标：用A、B、C等大写英文字母标识，单击列标可选择该列单元格，拖曳列标与列标之间的分隔线可调整列宽。
• 行号：用1、2、3等阿拉伯数字标识，单击行号可选择该行单元格，拖曳行号与行号之间的分隔线可调整行高。
• 单元格：Excel最基本的数据存储单元。单个单元格的地址可表示为“列标+行号”，如位于第A列第1行的单元格可用A1单元格来表示；多个连续的单元格地址可表示为“左上角单元格地址：右下角单元格地址”，如A1:C6单元格区域。
• 工作表标签：显示工作表的名称，新建空白工作簿会默认包含一个名为“Sheet1”的空白工作表。

2.1.2 工作表操作

工作表是Excel存储和管理单元格的对象，熟练掌握工作表的操作就能更好地完成表格的制作与编辑工作。下面重点介绍工作表的插入、重命名、删除、选择、移动以及复制等基本操作。

1. 插入工作表

若需要在工作簿中使用多张工作表，则可通过以下3种常用的方法手动进行插入操作。

• 通过按钮插入：单击工作表标签右侧的“新工作表”按钮，此时Excel会在当前工作表右侧插入一张空白的工作表。
• 通过快捷键插入：按【Shift+F11】组合键可在当前工作表左侧插入一张空白的工作表。
• 通过鼠标右键插入：在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”选项，此时将打开“插入”对话框，在其中可以选择插入空白或带有相应模板的工作表。

2. 重命名工作表

重命名工作表对工作表的管理有利，特别是工作簿中包含多张工作表时，重命名工作表就显得更有必要。其方法为：在需要重命名的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项，输入需要的名称后按【Enter】键即可。

3. 删除工作表

对无用的工作表，可及时将其从工作簿中删除，其方法为：在需删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，如果该工作表中有数据，则Excel会打开提示对话框，询问是否删除，单击按钮即可删除该工作表。

4. 选择工作表

当工作簿中存在多张工作表时，可利用以下4种方法选择工作表。

• 选择单张工作表：单击相应的工作表标签。
• 选择多张工作表：选择第1张工作表后按住【Ctrl】键不放，继续单击其他工作表标签。
• 选择连续的工作表：选择第1张工作表后按住【Shift】键不放，继续单击任意一张工作表标签，可同时选择这两个工作表及其之间的所有工作表。
• 选择所有工作表：在任意工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”选项。

5. 移动或复制工作表

移动或复制工作表可以极大地提高工作表制作效率，其方法为：在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”选项，打开“移动或复制工作表”对话框，在“工作簿”下拉列表中选择当前打开的任意一个目标工作簿，在下方的列表中选择工作表移动或复制后的目标位置，选中“建立副本”复选框表示执行复制操作，取消选中该复选框则表示执行移动操作，确认后单击按钮即可，如图2-4所示。

2.1.3 单元格操作

单元格的操作主要是指对单元格的选择、插入、删除以及合并等，这些操作可以调整表格的布局，是使用Excel 2016需要掌握的基础知识。

1. 选择单元格或单元格区域

选择单元格或单元格区域的常用方法有以下4种。

• 将鼠标指针移至目标单元格上，单击鼠标左键即可。
• 在某个单元格上按住鼠标左键不放并拖曳鼠标指针，至目标位置后释放鼠标左键，可选择连续的单元格组成的单元格区域。
• 选择某个单元格，按住【Shift】键不放的同时选择另一个单元格，可选择以这两个单元格为对角线的矩形范围内的所有单元格区域。
• 选择某个单元格，然后按住【Ctrl】键不放，继续选择其他单元格或选择单元格区域，可同时选择多个不相邻的单元格或单元格区域。

2. 插入单元格

在制作表格的过程中若遗漏了某些数据，可以在原有表格的基础上插入单元格进行补充，其方法为：选择单元格或单元格区域，在“开始”→“单元格”组中单击“插入”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入单元格”选项，或直接在所选的单元格或单元格区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”选项，此时都将打开“插入”对话框。选中与需插入方式对应的单选项后，单击按钮即可，如图2-5所示。其中，“插入”对话框中各单选项的作用分别如下。

• 活动单元格右移：在当前所选的单元格左侧插入单元格。
• 活动单元格下移：在当前所选的单元格上方插入单元格。
• 整行：在当前所选的单元格上方插入一行单元格。
• 整列：在当前所选的单元格左侧插入一列单元格。

3. 删除单元格

删除单元格的方法为：选择单元格或单元格区域，在“开始”→“单元格”组中单击“删除”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除单元格”选项，或直接在所选的单元格或单元格区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，此时都将打开“删除”对话框。选中与需删除方式对应的单选项后，单击按钮即可，如图2-6所示。其中，“删除”对话框中各单选项的作用分别如下。

• 右侧单元格左移：当前所选单元格右侧的单元格来填补删除后的位置。
• 下方单元格上移：当前所选单元格下方的单元格来填补删除后的位置。
• 整行：删除当前所选单元格所在行的所有单元格。
• 整列：删除当前所选单元格所在列的所有单元格。

4. 合并单元格

合并单元格是指将选择的单元格区域合并为一个单元格，其方法为：选择需合并的单元格区域，在“开始”→“对齐方式”组中单击按钮，此时所选的单元格区域不仅将执行合并操作，而且合并后的单元格数据将居中显示。

2.1.4 数据的基本操作

在Excel 2016中对数据的基本操作主要是数据的输入、移动或复制、填充和计算等。掌握这些操作后，就能完成对数据表格的制作工作。

1. 输入数据

在Excel 2016中可以先选择单元格，然后输入数据并按【Enter】键完成数据的输入操作。如果需要修改单元格中的数据，则可以双击单元格，将光标定位在单元格的目标位置或在编辑框中定位光标，输入数据后按【Enter】键即可。

需要注意的是，由于数据的类型不同，输入时采用的方法也不尽相同，下面将一些常见的数据输入方法归纳到表2-1中，以供参考。

2. 移动或复制数据

实际操作中，一般会通过组合键或拖曳鼠标指针的方法实现数据的移动或复制操作，具体实现方法如下。

• 组合键：选择单元格后按【Ctrl+X】组合键剪切数据，选择目标单元格，然后按【Ctrl+V】组合键可实现数据的移动操作；选择单元格后按【Ctrl+C】组合键复制数据，选择目标单元格，然后按【Ctrl+V】组合键可实现数据的复制操作。
• 拖曳鼠标指针：选择单元格，在其边框上拖曳鼠标指针至目标单元格，释放鼠标左键即可实现数据的移动操作；选择单元格，按住【Ctrl】键的同时拖曳所选单元格的边框至目标单元格，释放鼠标左键可实现数据的复制操作。

3. 填充数据

当需要在一列或一行单元格中输入递增的数据时，可以通过填充的方式快速实现输入操作。比如A1单元格为“序号”，需要在A2:A11单元格中依次输入数字1～10，此时可首先在A2单元格中输入“1”，然后选择该单元格，按住【Ctrl】键的同时拖曳该单元格右下角的填充柄至A11单元格，释放鼠标左键即可完成输入操作，如图2-7所示。

4. 计算数据

Excel 2016具有强大的数据计算功能，对普通数据表格而言，只需借助“=”号就能实现数据的计算操作。例如：A1单元格中的数据为5，A2单元格中的数据为6，若要在A3单元格中计算前两个单元格数据之和，则可在A3单元格中输入“=A1+A2”，然后按【Enter】键确认即可；若要在A3单元格中计算前两个单元格数据的乘积，则可在A3单元格中输入“=A1*A2”，按【Enter】键确认即可。