（一）應用文的定義

1　甚麼是應用文

如今，應用文仍是我們學習、工作和日常生活中經常用來辦事的具有某種固定格式的文體，它的功能不在欣賞而在實用。簡而言之，應用文就是「應」付生活，「用」於實務的文章，是人們直接用來辦事的一大類文章類別。

2　應用文用途廣泛

應用文用途廣泛、名目繁多，對社會大眾而言，它甚至不可須臾而離。日常生活中，應用文可說是無所不在，從一般書信到路標、商標、廣告、招牌、啟事、簡訊、傳真、電郵等等，觸目皆是，因社會越文明、越進步，應用文的使用範圍就越廣泛。

歷代的中文應用文，由於文化淵源相同，具有一脈相承的關係，但它們又因時代、地域、習慣、外來影響和使用語言等原因，在行文格式和用語風格上存在很大的差異。按時間先後分，有古代應用文、近代應用文和現代應用文。就地域而言，不同國家、地區乃至不同的行政範圍，往往使用不同形式的中文應用文。

現代中文應用文中，有台（灣）式應用文、大陸（內地）應用文、（香）港式應用文、新（加坡）馬（來西亞）應用文、美（國）加（拿大）應用文等。它們之間有共同點，也有差異，並具有不同的優缺點。總的來看，台式應用文較為傳統，文字用繁體，內容偏深奧，格式多沿用豎式，雖然規範但有些陳舊過時，已不大適應國際潮流的需要。大陸應用文在格式上有所創新，橫排為主，較為科學，文字已作簡化，易寫省時，但套話口語多，平鋪直敘，顯得生硬，商業色彩和人情味略嫌不足。港式應用文受西方和外來影響較大，格式五花八門，自由發揮，極不規範統一，但它兼收並蓄，處於不斷變革完善之中，這對豐富和改進傳統應用文亦有幫助。

3　應用文的規範化

各地中文應用文由於在格式上和用語上不統一，形形色色，存在差異，也由於它們自身存在固有的缺點和局限性，這就給人們的相互交往帶來不便，甚至造成某些誤解，影響到各地日益擴大的交流和溝通，不利於增進彼此的了解和提高辦事效率。

應該指出，各地中文應用文在格式上、用語上的不相同和不統一是歷史局限性的產物，它們必將隨着時代的進步和人們交往的擴大而不斷變革，而變革的方向是推動本地應用文的正規化和規範化。一方面，政府的行政當局和教育部門，應適時公佈一些規範行文格式的指引文件，以供內部人員和民眾參照，發揮重要的引領和帶動作用；另一方面，傳媒、社團、學校、公司和每個具體使用應用文的人，都應自覺地按照規範的標準和格式行文，才能起好示範作用，有助於中文應用文在更大範圍的普及和提高，有助於中文應用文的進一步規範化。