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二、 初始阶段
(一) 阶段特点
此阶段事件急速发展、严峻态势出现,强度上事态逐渐升级,引起越来越多的媒体注意和社会普遍关注,对当前社会状态产生冲击,影响到了社会正常生产生活秩序。此阶段的风险沟通工作特点是需要提供简单、可靠、可查、一致和及时的信息。初始阶段往往是媒体强烈感兴趣的时期。但是,此时信息通常又是不完整的,事实相关信息是分散的。重要的是要认识到,卫生部门如果不能提供信息,媒体从其他渠道得到的信息往往是不准确的。卫生应急人员需要及时了解事件发生的基本情况,确定需要解决和应对的问题,并在核实事件真实情况下尽可能快地进行沟通,发布相关信息。
(二) 主要工作
1.快速、客观、简单明了的通报事件和解释风险;
2.在公众中建立和维护沟通组织和新闻发言人的信誉;
3.向公众提供应对突发事件的措施与建议,提供获取相关信息的渠道;
4.向利益相关者和公众承诺将根据事态的发展持续沟通并及时公布信息。
(三) 重点措施
1.进行风险判定与应急响应
事件发生后,最初的风险评估至关重要,可以利用《危机强度判定一览表》对风险强度进行测评,根据测评结果,按照《推荐响应计划一览表》选择应急响应计划。随着事件的进展,根据最新信息开展第二次风险判定,判定工作需要不断进行。
2.确定风险监测和预警方法
动态监测目标人群反馈及媒体发布的信息,以确定对目标群体信息需求、沟通中存在的问题、公众认识误区、集中的意见及担心的问题、流言及舆论导向,以指导风险沟通工作。采取能及时快捷的送达到风险沟通领导小组的预警方式,如短信、电话、内部文件或内部工作网络等渠道,做到随时发现、随时报告、快速反应。编制风险监测及预警情况报告定期上报给风险沟通领导小组或主要决策者,上报周期根据事件发生情况动态决定。报告内容应包括风险监测情况概述、舆情监测情况(包括舆情走势、媒体报道主体部分、报道关键词、新闻及网络论坛焦点文章及主要内容、观点等)、热线电话的民意反馈情况、风险级别的初步评估与行动建议等。
3.信息编写与发送
开发保护公众健康的信息,告诉公众如何进行自我保护;开发告知公众和相关部门我们所采取的应对措施和所开展的协调工作信息,介绍政府用来防控健康威胁所采取的措施,表达卫生部门对公众的同情;对媒体可能提出的问题进行预测并准备相应的答案;对所有信息的准确性进行核实;获得信息上报、通报和发布的授权。
4.针对不同的沟通对象采取不同的沟通措施
针对媒体要尽早、正确、可信和给出事实,即尽早在媒体上发布声明,表明你的机构已经意识到事件的发生,并积极参与应对;要进行媒体舆情监测,发现那些必须被纠正的错误信息;要告诉媒体什么时候、在哪里可以获得来自你机构的最新信息;要以事实为依据,确保相关部门和机构与你提供的信息保持一致。针对公众,要立即开通、公布咨询事件相关信息的热线电话号码;以最初在媒体上发布的声明为基础,通过其他渠道(网络、社区板报、热线电话、传单、会议等)向公众发布;指引公众到其他可靠的信息提供者那里获取相关信息;告知公众你的机构有应对突发事件的应急预案和程序;通过舆情监测掌握公众的关注点、舆论趋势和谣言。针对相关部门和合作伙伴要及时建立好内部沟通渠道和信息共享的机制,并获取他们的支持。