4.7 结束项目或阶段
项目的结束并非都是如章程所界定的，所以在结束项目或阶段过程中首先要明确有哪些情况会终止项目（这一部分在本书第3章有说明），无论哪种情况下，终止项目都要经历完整的收尾程序才能真正意义上结束，即便提前终止也是如此。
交付了验收通过的成果只是完成产品范围并非项目的完全结束，项目范围还包括正式的收尾程序。只有完成外部合同要求，并存档项目或阶段信息，完成计划的工作，释放组织团队资源以展开新的工作之后才是最真正的项目结束。草草收尾并非成熟项目经理所为。
项目的收尾主要分为行政收尾与合同收尾，完成两者所有的工作活动才算项目的彻底结束。
行政收尾是为某阶段或项目的正式结束而建立、收集和分发有关信息，包括对项目结果的鉴定和记录，以便由发起人、委托人或顾客正式接受项目的产品；还包括项目记录的收集、确保项目记录反映最终的设计书、项目成功和效益的分析，以及对此类信息的立卷，以备将来之用。
行政收尾需要完成的主要工作：
● 确保所有文件和可交付成果都已是最新版本，且所有问题都已得到解决。
● 确认可交付成果已交付给客户并已获得客户的正式验收。
● 确保所有成本都已记入项目成本账。
● 关闭项目账户。
● 重新分配人员。
● 处理多余的项目材料。
● 重新分配项目设施、设备和其他资源。
● 根据组织政策编制详尽的最终项目报告。
● 为向下一个阶段，或者向生产和（或）运营部门移交项目的产品、服务或成果所必须开展的行动和活动。
● 收集关于改进或更新组织政策和程序的建议，并将它们发送给相应的组织部门。
● 测量相关方的满意程度。
合同收尾是把项目上的每个合同都了结，包括工作完成、产品验收和移交、价款结算和争议解决等。
合同收尾需要完成的主要工作：
● 确认卖方的工作已通过正式验收。
● 最终处置未决索赔。
● 更新记录以反映最后的结果。
● 存档相关信息供未来使用。
行政收尾与合同收尾的异同：
● 两种收尾都需要进行产品确认，都需要总结经验教训，对相关资料进行整理和归档，更新组织过程资产。
● 在整个项目结束时，行政收尾一般是在合同收尾之后进行的，是项目进行的最后一个过程。
● 整个项目在结束时或每一个阶段结束时都要进行行政收尾；合同收尾是针对合同的，每一个合同需要且只需要进行一次合同收尾。
● 行政收尾最终以资源释放为结束，并且要经过项目的高级相关方如发起人签发结束的书面确认才算完成。合同收尾要由买方的采购负责人向卖方签发合同结束的书面确认。
项目收尾的流程，如图4-5所示。
图4-5 项目收尾流程
4.7.1 结束项目或阶段过程的主要输入与输出（见图4-6）
图4-6 结束项目或阶段过程的主要输入与输出
4.7.2 典型试题
1．客户批准了最终产品，项目经理收到所有部门的报告。项目经理下一步应该怎么做？
A．查看沟通管理计划，并共享最终项目报告
B．执行结束采购过程，并记录经验教训
C．安排一次项目结束会议，并解散资源
D．安排一次所有团队成员参加的会议，庆祝项目成功
答案：D
解析：最终可交付成果已移交给客户，并收集了项目文档，应在庆功会之后再解散团队。
2．客户向供应商授予一个实现系统的固定总价合同，在该系统通过测试之后，供应商交付了系统并且项目收尾。三周后，客户投诉说系统缺失一项特定的法律要求。供应商首先应该怎么做？
A．立即安排一次与发起人的会议
B．立即纠正系统，以遵守法律需求
C．在法院解决冲突
D．审查项目收尾文件
答案：D
解析：组织过程资产更新是项目或阶段收尾文件。项目收尾文件是项目或阶段完工的正式文件，包括客户验收文件及合同协议，项目达到全部需求之后才正式结束项目。
3．项目虽然完成了，但是延期了，导致项目结束时成本超支。在这种情况下，项目经理应该怎么做？
A．将这种情况记录为经验教训
B．将注意力集中在存档该项目的财务记录上
C．评估项目的所有工作，并将结果与项目范围相比较
D．在范围核实过程记录项目完成的相关情况
答案：A
解析：项目或阶段收尾时，应把历史信息和经验教训信息存入经验教训知识库，供未来项目或阶段使用。
4．执行项目后评价时，项目经理识别到产品设计是各种制造问题的根本原因。项目经理应该怎么做？
A．更新风险登记册
B．审查项目管理计划
C．应用实施整体变更控制过程
D．更新经验教训知识库
答案：D
解析：进行项目后评价需要记录经验教训并对组织过程资产进行适当更新。
5．项目经理完成了一个项目。组织正常要求关于绩效评审的文件及每个完成项目的经验教训。这些属于下列哪一个过程的工具与技术？
A．合同收尾
B．行政收尾
C．绩效审计
D．正式验收
答案：B
解析：行政收尾包括：为达到阶段或项目的完工或退出标准所必需的行动和活动；为关闭项目合同协议或项目阶段合同协议所必须开展的活动；为向下一个阶段，或者向生产和（或）运营部门移交项目的产品、服务或成果所必须开展的行动和活动；收集关于改进或更新组织政策和程序的建议，并将它们发送给相应的组织部门；测量相关方的满意程度等。
要点总结
项目收尾工作的完整性。
合同收尾与行政收尾。
项目收尾流程。