05　“丰田一页纸”易懂背后的秘密

在丰田公司的时候，我负责丰田公司官网的更新。

那还是在2010年的时候。当时，丰田公司因为召回问题受到了很大的波动。这个问题解决后，丰田公司的交流方式被作为改善事项之一提了出来。

其中，丰田公司的主页也成为议题之一。有人提出，“为了加强与客户的互动，是不是需要改善下主页？”

确实，当时丰田公司的主页上排列着一排又一排的文字，而且专业术语很多，一般客户根本看不明白。但是，又没有具体的改正方案。

这时候，上司又对我说：“浅田，你把网站更新的事情总结到一页纸上。”

于是，我快速比较了竞争对手的网页等，将丰田公司主页上存在问题的地方列了出来，写上应对方案后，做成了一页纸文件。

然后，这“一页纸”被递到了高层管理者手中。我提交的网站更新方案得到了最终许可。

决定性的差异在于“是否一目了然”

丰田公司通常把A3纸横着使用。平时工作中，大多会用A4纸，但是每当处理企划书或日程管理等复杂工作的时候，就比较倾向于用一览性更好的A3纸。

“一览性”是“丰田一页纸”的三大特征之一，也是简单清晰传达信息的至关重要的一点。

例如，要看着地图去某个地方的时候，最简单的方式就是把从出发地到目的地的路径写在一张纸上。这样，从整体上来看，出发地到目的地之间的情况就一目了然，掌握距离感和方向感也更为方便。而且，还可以大概推测出到达的时间。

如果表示出发地到目的地路径的地图分成好几页纸的话，便不会有这种效果。找路径的时候，还要找“接下来的目的地在第××页”，横跨很多页的地图缺乏一览性，易懂效果也会减半。

换句话说，单凭“整理在一页纸＝具备一览性”这一点，一页纸文件也比多页的文件更具有传达力。

此外，A3纸的尺寸很适合插入图表等，非常便于观看。俗话说“百闻不如一见”，有时候叙述再多，都不如展示给对方传达得更加便捷、准确。

例如，口头强调“这个月的销售额只有××元”。这有问题！不如把一年之内每个月的销量做成图表，或者将数年以来同一月份的销量做成图表，更能让人一眼看上去就产生危机感。

我在做网页更新资料的时候，也使用了很多图表。

我发现了丰田公司官网存在的几个问题。于是，我把丰田公司和两家竞争对手的公司主页做成图片，列在一起展示给大家，并指出了其中最重要的几个问题。这样，大家一眼就意识到了问题所在之处以及和其他公司之间的差异。

比起“读懂”，“看懂”才是重点

为了提高易懂程度，剩余的两个特征——“框架”和“主题”也很重要。

我制作的文件分为几个主题：“分析目的”“评价角度”“整体概括”“具体评价”“今后的方向”。每一个主题都用边框框起来，里面最低限度地总结了最重要且最必要的信息。

框架和主题可以让人一目了然地明确“这个部分写的是什么”。综观整体，也可以把握“这份文件是关于什么和什么的”。

而且，有了框架和主题之后，某种程度上也能让人在读之前就预测到接下来的内容，增加了易读性。

此外，有主题的文件也方便读者在信息之间做出取舍。“这几个部分比较重要，需要特别关注”，一旦能快速把握重点，看的时候也会更加张弛有度。

只要忠实做到“一览性”“框架”“主题”这三个特征，“丰田一页纸”就不再是“读了才能明白”的东西，而是“一看便知”，甚至“传达力极强”的东西。

如何让对方在“3秒以内”做出决断？

我后来才知道，丰田公司社长有一个独特的原则：“在3秒以内做决断。”可能是因为下决定的时机稍有拖延，就会对重要的谈判等产生影响，所以才要尽快做决定吧。

也就是说，作为下属，必须准备可以让社长短时间内做出决断的“一页纸”。

不仅是丰田公司社长，所有的老板、上司及其他优秀的商业人士都非常忙碌，根本没有细细品读、认真思考、做决定的时间。

所以，做方案的一方需要事先耐心思考，认真想好方案，并将思考出来的结果做成一看便知的东西，而不是花时间阅读才能明白的东西。要把方案和结果呈现在一页纸上，让对方不花时间便能当场作出决断。

在这一点上，丰田公司的“一页纸”整理法发挥着很大的作用。