1.3 管理Word文档
Word文档是文本和其他如表格、图形等各种对象的载体，管理好文档就能更好地利用这些资源。下面将主要讲解Word文档的一些重要管理操作，包括文档的新建、保存、打开、关闭、加密等内容。
1.3.1 新建文档
新建文档根据操作的不同，可分为新建空白文档和根据模板新建文档两种方式。
1.新建空白文档
启动Word 2010后，软件会自动新建一个名为“文档1”的空白文档。除此之外，新建空白文档还有以下几种方法。
◎ 通过“新建”菜单命令新建：单击【文件】→【新建】菜单命令，在界面右侧选择“空白文档”选项，然后单击“创建”按钮
，或直接双击“空白文档”选项新建文档，如图1-26所示。
图1-26 新建空白文档
◎ 通过快速访问工具栏新建：单击快速访问工具栏中的“新建”按钮
。
◎ 通过快捷键新建：直接按【Ctrl+N】组合键。
2.输入文本
在Word 2010中输入文本的方法很简单，常见的方法有如下几种。
◎ 在文档编辑区中单击鼠标定位插入点，切换到需要的输入法后即可输入文本，所输文本将在文本插入点处开始逐一显示。
◎ 在文档编辑区的空白位置双击鼠标，可将文本插入点定位到此处，然后可从此处开始输入所需文本。
◎ 文本输入后，会根据页面大小自动换行，若需手动换行，可按【Enter】键来实现。
知识提示
Word提供有两种输入状态，即“插入”状态和“改写”状态，“插入”状态是指输入文本后，原插入点右侧的文本会自动右移；“改写”状态则是指输入文本后，原插入点右侧的文本会自动替换为输入的新的文本内容。“插入”状态为默认输入状态，单击状态栏左侧的
按钮即可切换为“改写”状态，此时
按钮将变为
按钮，单击此按钮可重新更改为“插入”状态。
3.根据模板新建文档
根据模板新建文档是指利用Word 2010提供的某种模板来创建具有一定内容和样式的文档，其具体操作如下。
（1）选择【文件】→【新建】菜单命令，在界面右侧选择“样本模板”选项，如图1-27所示。
图1-27 选择样本模板
（2）在下方的列表框中选择某种模板，如“基本信函”选项，单击选中“文档”单选项，然后单击“创建”按钮
，如图1-28所示。
（3）此时将根据所需模板创建Word文档，其中包含了模板中已设置好的内容和样式，如图1-29所示。
图1-28 选择模板
图1-29 创建的文档效果
知识提示
如果计算机连接了互联网，则在“【文件】→【新建】菜单命令”后，可在右侧界面的列表框中选择网络提供的各种Word模板来新建文档。
1.3.2 保存文档
保存文档是指将新建的文档、编辑过的文档保存到计算机中，以便以后可以重新打开使用其中的信息。Word 2010中保存文档可分为保存新建的文档、另存文档、自动保存文档几种。
1.保存新建的文档
保存新建文档的方法主要有以下几种。
◎ 通过“保存”菜单命令保存：选择【文件】→【保存】菜单命令。
◎ 通过快速访问工具栏保存：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮
。
◎ 通过快捷键保存：按【Ctrl+S】组合键。
执行以上任意操作后，都将打开“另存为”对话框，通过双击右侧列表框中的文件夹来确认上方“路径”下拉列表框的保存位置，在“文件名”下拉列表框中可设置文档保存的名称，完成后单击
按钮，如图1-30所示。
图1-30 保存文档
知识提示
如果文档已经保存过，再执行保存操作后就不会打开“另存为”对话框，而是直接替换之前保存的文档内容。
2.另存文档
如果需要将已保存的文档进行备份，则适用另存操作，其方法为：【文件】→【另存为】菜单命令，在打开的“另存为”对话框中按保存文档的方法操作即可。
3.自动保存文档
设置自动保存后，Word将按设置的间隔时间后自动保存文档，以避免当遇到死机或突然断电等意外情况时丢失文档数据，具体操作如下。
（1）选择【文件】→【选项】菜单命令。
（2）打开“Word选项”对话框，选择左侧列表框中的“保存”选项，单击选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在右侧的数值框中设置自动保存的时间间隔，如“10分钟”，如图1-31所示。完成后确认操作即可。
图1-31 设置自动保存文档的时间间隔
1.3.3 打开与关闭文档
打开文档是指将Word软件生成的文件重新再打开进行浏览和编辑；关闭文档则是关闭当前的Word文档对象但不退出Word。下面分别介绍这两种操作的实现方法。
1.打开文档
打开文档有以下几种常用方法。
◎ 通过“打开”菜单命令打开：【文件】→【打开】菜单命令。
◎ 通过快速访问工具栏打开：单击快速访问工具栏中的“打开”按钮
。
◎ 通过快捷键打开：按【Ctrl+O】组合键。
执行以上任意操作后，都将打开“打开”对话框，在列表框中通过双击文件夹找到需打开的Word文档（也可利用上方的“路径”下拉列表框选择文档所在的位置），选择文档并单击
按钮，如图1-32所示。
图1-32 选择需打开的Word文档
2.关闭文档
关闭文档是指在不退出Word 2010的前提下，关闭当前正在编辑的文档，其方法为：选择【文件】→【关闭】菜单命令。
知识提示
按照本章前面介绍的退出Word 2010的方法也可同时实现文档的关闭操作，需要注意的是，当关闭未及时保存的文档时，Word会自动打开提示对话框，询问关闭前是否保存文档。其中单击
按钮可保存后关闭文档；单击
按钮可不保存直接关闭文档；单击
按钮取消关闭操作。
1.3.4 加密文档
加密文档的目的是防止他人恶意修改或删除重要文档，当打开加密的文档时，必须输入正确的密码才能成功打开文档，此功能对数据的安全性有一定的保护作用。加密文档的具体操作如下。
（1）选择【文件】→【信息】菜单命令，单击界面右侧的“保护文档”按钮
，在打开的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如图1-33所示。
（2）打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入打开此文档时需要输入的密码信息，单击
按钮，如图1-34所示。
（3）打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入相同的密码信息，单击
按钮，如图1-35所示。
（4）此后在打开该加密的文档时，会首先打开“密码”对话框，如图1-36所示。只有输入了正确的密码后，单击
按钮才能打开文档。
图1-33 加密文档
图1-34 输入密码
图1-35 确认密码
图1-36 打开加密文档
1.3.5 课堂案例3——创建“工作计划”文档
根据“平衡报告”模板新建Word文档，通过“另存为”操作将文档以“工作计划”为名保存在桌面上。最后关闭文档，再退出Word 2010。
（1）通过“开始”菜单启动Word 2010，选择【文件】→【新建】菜单命令，在界面右侧选择“样本模板”选项，如图1-37所示。
图1-37 选择样本模板
（2）在下方的列表框中选择“平衡报告”模板选项，单击选中“文档”单选项，然后单击“创建”按钮
，如图1-38所示。
（3）按【Ctrl+S】组合键打开“另存为”对话框，选择左侧列表框中的“桌面”选项，在“文件名”下拉列表框中输入“工作计划”，单击
按钮，如图1-39所示。
（4）选择【文件】→【关闭】命令，关闭Word程文档，如图1-40所示。
（5）单击Word 2010操作界面右上角的“关闭”按钮
退出Word程序，如图1-41所示，完成本次课堂案例的练习。
图1-38 选择模板
图1-39 保存文档
图1-40 关闭文档
图1-41 退出Word
职业素养
工作时应养成妥善保管文档数据的良好习惯，特别是当文档较多时，建议按文档类型、部门、创建时间等依据分门别类地进行存放，这样在日后使用时也能更快地找到相应的文档对象。另外，通过另存或复制粘贴等操作对文档数据进行备份也是应该重点注意的环节，如将文档数据复制到U盘、移动硬盘等移动设备等，这样可以最大限度地保证数据安全。