1.2 案例2 制作公司会议记录表
示例文件
原始文件：示例文件\素材\行政篇\案例2\公司会议记录表.docx
效果文件：示例文件\效果\行政篇\案例2\公司会议记录表.docx
【案例分析】
公司的行政管理经常会有一些大大小小的会议，如通过会议来进行某项工作的分配、某个文件精神的传达或某个议题的讨论等，这就需要行政管理人员制作会议记录表来记录会议的主题、会议时间、主要内容、形成的决定等。本案例将利用 Word 软件来为公司制作一份会议记录表，案例主要涉及的知识点是表格的创建、表格内容的编辑、表格格式的设置，制作好的公司会议记录表如图1.44所示。
图1.44 公司会议记录表效果图
【知识与技能】
创建和保存文档
插入表格
合并/拆分单元格
设置表格文本格式
调整表格行高和列宽
设置表格边框和底纹
【解决方案】
Step 01 新建并保存文档
（1）启动Word 2010程序，新建空白文档“文档1”。
（2）将创建的文档以“公司会议记录表”为名，保存到“E:\公司文档\行政部\”文件夹中。
Step 02 输入表格标题
（1）在文档开始位置输入表格标题文字“公司会议记录表”。
（2）按【Enter】键换行。
Step 03 创建表格
（1）单击【插入】→【表格】按钮，打开如图1.45所示的“表格”下拉菜单，选择“插入表格”命令，打开如图1.46所示“插入表格”对话框。
图1.45 “表格”下拉菜单
图1.46 “插入表格”对话框
（2）通过观察图1.44可知，我们需要创建一个10行6列的表格，所以在对话框中分别输入要创建表格的列数为“6”，行数为“10”。
（3）单击“确定”按钮，出现如图1.47所示表格。
图1.47 创建一个10行6列的表格
活力小贴士
自动创建的表格，会以纸张的正文部分左右边距之间的宽度均分作为列宽，以1行当前文字的高度作为行高绘制表格。
创建表格的常用方法如下。
① 使用“插入表格”对话框插入表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择选择“插入表格”命令，打开“插入表格”对话框，在其中输入表格的列数和行数。
② 快速插入表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，在“插入表格”区域中，用鼠标拖曳选取合适数量的列数和行数，即可在指定的位置插入表格。选中的单元格将以橙色显示，并在名称区域中显示“列数×行数”的表格信息。
③ 使用内置样式插入表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择“快速表格”命令，打开级联菜单，可以从中选择一种内置样式的表格。
④ 绘制表格。单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择“绘制表格”命令，此时鼠标指针变成铅笔形状，按住鼠标左键不放在Word文档中绘制出表格边框，然后在适当的位置绘制行和列。绘制完毕后，按下键盘上的【Esc】键，或者单击【表格工具】→【设计】→【绘图边框】→【绘制表格】按钮，结束表格绘制状态。
对于初学者，推荐使用前两种比较标准的创建方法。
Step 04 编辑表格
（1）编辑表格内容。按图1.48所示输入表格的内容，每输完一个单元格中的内容，可按【Tab】键切换至下一单元格继续输入。
（2）合并单元格。
① 选中表格第1行的第2和第3单元格。
② 单击【表格工具】→【布局】→【合并】→【合并单元格】命令，将选定的单元格合并为一个单元格。
③ 参照图1.49类似的操作步骤合并其他需要合并的单元格。
图1.48 “公司会议记录表”内容
图1.49 编辑后的“公司会议记录表”
（3）保存文件。
活力小贴士
合并单元格的操作也可选中要合并的单元格，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“合并单元格”命令。
Step 05 美化表格
（1）设置表格标题格式。将表格标题文字的格式设置为黑体、二号、居中，段后间距为1行。
① 选中标题文字“公司会议记录表”。
② 利用【开始】→【字体】工具栏上的按钮，将字体设置为黑体，字号设置为二号。
③ 利用【开始】→【段落】工具栏上的按钮，将段落的对齐方式设置为居中。
④ 利用“段落”对话框，将其段后间距设置为1行。
（2）设置表格内文本的格式。
① 选中整张表格。将鼠标指针移到表格上时，当表格左上角将出现“
”符号时，单击该符号，可选中整张表格。
② 利用【开始】→【字体】工具栏上的按钮，将字体设置为宋体，字号设置为小四。
③ 将表格中已输入内容的单元格的对齐方式设置为水平居中（空白单元格除外）。
活力小贴士
“段落”工具栏上的“段落对齐”按钮只是设置了文字在水平方向上的左、中或右对齐，而在表格中，既要考虑文字水平方向的对齐，又考虑垂直方向的对齐，所以这里使用了单元格中的9种水平方向和垂直方向结合的对齐方式之一“水平居中”，使得单元格中的内容处于单元格的正中。
（3）设置表格行高。
① 使用“表格属性”对话框调整行高。
将表格第1、第2、第5行的行高设置为0.8厘米，第3、第6、第7、第8、第9、第10行的行高设置为2厘米。
a.选中表格第1、第2、第5行。
b.单击【表格工具】→【布局】→【表】→【属性】按钮，打开“表格属性”对话框。
c.切换到“行”选项卡，设置表格的行高，选择“指定行高”复选框，指定高度为0.8厘米，如图1.50所示，单击“确定”按钮。
d.类似地，选中表格第3、第6、第7、第8、第9、第10行，将行高设置为2厘米。
② 使用鼠标指针调整第4行的行高。
将鼠标指针指向“会议内容”一行的下框线，当鼠标指针变为“
”状态时，按住鼠标左键向下拖动，增加“会议内容”一行的行高。
设置表格行高后的表格效果如图1.51所示。
图1.50 设置表格行高
图1.51 设置表格行高后的表格
活力小贴士
调整表格列宽的方法类似于调整行高，可使用“表格属性”对话框的“列”选项卡设置选定列的列宽调整，也可使用鼠标指针调整选定列的列宽。在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖曳时按住键盘上的【Shift】键；若想实现微调，可在拖曳时按住键盘上的【Alt】键。
（4）设置表格的边框样式。
将表格内边框线条设置为0.75磅，外框线为1.5磅的黑色实线。
① 选中整张表格。
② 单击【表格工具】→【设计】→【表格样式】→【边框】按钮，打开“边框和底纹”对话框。
③ 切换到“边框”选项卡，设置为“全部”框线，线型为实线，宽度为“0.75磅”，可以在右侧的“预览”框中看到效果，如图1.52所示。
图1.52 设置全部框线为“0.75磅”的黑色实线
④ 单击右侧的“预览”中外框线处，将细实线的外框线取消，如图1.53所示。
图1.53 取消表格外框线
活力小贴士
取消某处的线条，也可以单击预览表格效果图外围的各处框线按钮。如要实现上步中的效果，也可以单击
、
、
和
按钮，若要“某线条”在表格中显现，该按钮就是凹陷的；若某处没有线条，则该处的按钮是凸出的。
⑤ 选择宽度是1.5磅的实线，再单击表格的外框线处或外框线对应的
、
、
、
按钮，使外框线应用1.5磅的黑色实线，如图1.54所示，单击“确定”按钮。
（5）保存文档。
图1.54 外框线设置为1.5磅的黑色实线
【拓展案例】
（1）制作文件传阅单，如表1.1所示。
文件传阅分为分传、集中传阅、专传和设立阅文室。分传是按照一定的顺序，分别将文件传送给有关领导人批阅；集中传阅是利用机关领导集中学习或开会的机会，将紧急而又简短的传阅件集中传阅；专传是由专人传送给领导人审批的过程；设立阅文室是由秘书工作人员管理，阅文人到阅文室阅读文件，文件传阅单是文件在传递过程中的记录单。
表1.1 文件传阅单
（2）制作收文登记表，如表1.2所示。
收文登记是行政部门日常工作中非常重要的一个环节，收到的公文启封后，收发人员要记载收文日期、来文机关、来文原号、文件标题、密级等信息。
表1.2 收文登记表
续表
【拓展训练】
发文是机关或企事业单位行政部门工作中非常重要的一个环节。发文单可供机关、企事业单位拟发文件做记载用。该案例为制作发文单，主要涉及的知识点是表格的创建、表格格式的设置以及表格内容的录入和内容格式设置，制作好的发文单如图1.55所示。
图1.55 发文单效果图
操作步骤如下。
（1）启动Word 2010，新建一份空白文档。
（2）将创建的新文档以“科源公司发文单”为名，以“Word 模板”类型保存到“E:\公司文档\行政部”文件夹中，如图1.56所示。
（3）制作表格标题。
① 参照图1.55所示录入表格上方的文字。
② 按【Enter】键换行。
（4）创建表格。
① 单击【插入】→【表格】按钮，打开“表格”下拉菜单，选择“插入表格”命令，打开“插入表格”对话框。
图1.56 将“发文单”保存为文档模板
② 在对话框中将列数设为3列，行数设为16行后，单击“确定”按钮，建立一个3列16行的表格，如图1.57所示。
图1.57 创建3列16行的表格
活力小贴士
建立表格时，如果所需的表格行列数不是太多时，还可以在如图1.58所示的“插入表格”区域中，用鼠标拖曳选取要插入表格的列数和行数，即可在指定的位置插入表格。选中的单元格将以橙色显示，并在名称区域中显示“列数×行数”的表格信息。
（5）合并单元格。
① 将A1:A3单元格选中，单击【表格工具】→【布局】→【合并】→【合并单元格】按钮，将其合并为1个单元格，如图1.59所示。
② 参照图1.55所示，将其余需要合并的单元格进行合并处理。
（6）录入表格文字。在表格中录入图1.55所示的表格文字内容。
（7）设置表格标题格式。
① 选中表格标题“科源有限公司发文单”，将其格式设置为黑体、小二号、居中，段后间距为1行。
图1.58 设置表格行列数
图1.59 合并单元格
② 选中标题下面的“密级”文字，将其设置为右对齐，右缩进6字符。
③ 选中表格的文字内容，将表格内的文字内容设置为宋体、小四号。
（8）设置单元格对齐方式。
① 选中整张表格，单击【表格工具】→【布局】→【对齐方式】→【中部两端对齐】按钮，如图1.60所示，将表格中的文字内容设为“中部两端对齐”方式。
图1.60 设置单元格对齐方式
② 设置表格中B1～B5单元格的内容居中。
③ 表格其余单元格中内容的对齐方式参照图1.55所示进行设置。
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设置单元格格式的方式也可先选中要设置对齐方式的单元格，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，再选择对齐方式按钮进行设置。
（9）设置表格边框。
① 选中整个表格，单击【表格工具】→【设计】→【表样式】→【边框】右侧的下拉按钮，从弹出的菜单中选择“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。
② 分别将表格的内外框线设置为0.75磅和1.5磅，制作完毕的表格如图1.55所示。
（10）单击可快速访问工具栏中的“保存”按钮保存所做的表格。
【案例小结】
本案例通过制作“公司会议记录表”“文件传阅单”“发文登记表”以及“公司发文单”等表格，使读者学会创建表格，学会表格中单元格的合并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表格内文本的对齐设置，并能对表格和表格中的内容进行相应的设置。