4.2 模板表单：确保行为的标准化

有了培训制度和相应的管理规定的指引，培训工作就可以按部就班地开展了。随着培训项目越来越多，制度和管理规定只告诉了我们要做什么，那么怎么做才会更高效呢？这就是我们这个小节要讨论的内容了，如何通过模板表单来确保行为的标准化，从而提升工作效率，起到事半功倍的效果。

4.2.1 如何高效地执行

培训管理者根据当年的培训计划会开展不同的培训项目，很多培训项目的实施其实都大同小异。可我们经常看到的却是大家做每个培训项目都像做新项目一样，很多工作的开展都是从头开始，项目计划重新编写，表格重新设计，邮件内容重新编写，项目汇报PPT重新构思，等等，严重浪费时间。为什么我们不能像第三章所讲的，在每次培训项目实施之后，把团队成员叫在一起开个复盘会议呢？把这个项目的成功和失败经验都总结一下，重要的是梳理一下项目中用到了哪些表单，生成了哪些报告，写了哪些邮件，有没有固定的模板可以提炼出来，有没有将经验归纳总结到流程制度中去。

比如我们在总结某培训项目时，可以从培训前、中、后三个时间点分别来总结提炼其中需要做什么事项，每个事项的做事标准是什么，什么时间完成，由谁来完成（参见表4-1）。

表4-1 培训实施流程

续表

续表

续表

通过上表的总结举例，我们下次再遇到类似的培训项目时，就不用再去费劲想应该做什么事，怎么才能做得更好，我们只需要按照上述顺序，一步步参照着做就行了。

当然，即使我们有了上述模板表单，当下次再遇到类似项目实施时，虽然会有所不同，但基本上原模板表单的70%~80%是可以用的。此时，作为培训管理者需要坚持的一点是，一定要要求团队成员按上次总结出来的模板表单和注意事项进行填写，可以对之前的表单进行优化，但绝不能弃之不用，另起炉灶。很多培训工作者的工作效率较低，就是因为大家没有形成一套固定的表单，把大量的时间都浪费在了沟通上。如果大家对固定表单中的字段要填什么内容非常清楚，在执行过程中就会做到心中有数，工作效率也会大大提升。

在培训项目结束后的复盘会上，由团队成员来谈之前总结出来的表单内容在新项目上应用的适合程度，以及建议做哪些方面的改进。这样每次做同类型的项目，大家就把总结出来的模板和表单用实际业务验证一遍，验证几次之后，这套模板表单就可以相对固化下来了，然后把它们固化到制度或管理规定文件中去，确保以后类似的培训项目可以高效执行。

4.2.2 确保数据进系统

在培训实施的过程中，模板表单中的数据是最宝贵的财富，需要运用科学有效的方法进行收集、保留和分析。但我们常常会遇到以下困惑，拿我们最常用的学员培训名单表来举例说明。例如，有的表数据结构不一致，缺乏统一管理：我们经常看到的现象是，虽然不同的培训专员在不同项目中做同样收集学员名单的事，但大家使用的表格结构不一致，而且数据存放在每个培训专员的电脑中，就算定期收集整理一下，也因为每个人的表格结构不同而导致数据无法被有效地整合。再如，有的数据结构虽然一致，但填写不规范，整合时需要再做调整：有的部门虽然要求所有培训专员必须用指定的表格填写数据，但如果不对填写数据的规范性提出严格要求，最终还是要花费很大精力重新统一整理数据的有效性和正确性，浪费大量的时间，比如“张三”和“张  三”在Excel表中做数据透视分析时就被认为是两个人，“××应用实践培训”和“××应用的实践培训”就是两个课程，还有日期格式输入不正确，文本和数值格式混乱等问题，都是严重影响数据有效性的因素。

为了解决上述问题，有的公司干脆要求大家把指定的表格放在共享里，大家统一下载使用填写。而且将数据填写的规范做出样例，大家随时可以在共享里打开填写，避免了数据整合的问题。但这样又会带来新的问题，人员多时，同一时刻，只能有一个人打开文件进行编辑，其他人无法同时填写数据，无论这个人是在看还是在编辑，别人都无法调整表格内容。即便使用Excel表的多个人能同时使用编辑功能，也往往会出现文件卡死或版本更新混乱问题，从而导致效率大大降低。那有什么好的解决办法呢？

既然数据对培训部门如此重要，建议大家还是要将培训数据输入系统中。如果公司没有相关的数据库系统可以使用，最起码也可以使用类似Office办公软件中的数据库功能，而不要用Excel表记录大数据。使用系统数据库的好处：一是可以将需要记录的数据字段提前定义好，每个字段应填写什么格式的内容，而且字段可以随着业务的需要随时增加或减少；二是确保大家输入的数据非常规范，因为输入内容不规范，就无法输入系统；三是不同人可以用不同的账户同时登录，进行数据录入、编辑操作，不会受到别人的影响。此外，数据库一般都带有报表功能。我们输入了那么多的数据，目的就是当我们需要使用时，可以方便查找，并对数据进行综合分析，类似于Excel的数据透视功能。数据库的报表功能可以根据我们不同的需要，将数据的不同字段提取出来进行组合，生成不同的报表，满足不同管理者的需求。