第一节　集中采购降低采购成本

采购成本控制最常用的方法是集中采购，以最大化地利用采购规模优势，降低采购成本，尤其针对经营控制型集团企业。

一、何谓集中采购

集中采购是指集团或组织在采购商品时，进行统一集中的供应商管理与评估、采购价格管理、采购招投标管理，负责汇集分、子公司采购申请并进行调整汇总，形成集团采购计划，并进行货物的集中订购业务和集中结算业务。分、子公司根据需求向总部提出采购申请，进行收货入库，反馈收货状况给总部。集中采购是集团采购管理的必然趋势。

（一）一般意义上的集中采购

在一些集团公司或者政府部门，为了降低分散采购的选择风险和时间成本，除了一般性材料由分公司采购外，对于某些大型机电设备等由公司本部负责集中采购，也就是一般意义上的集中采购。

（二）实际操作中的集中采购

但在实际的操作中，总公司为了压缩分公司的采购主动权，防止分公司与供应商串通，将所有的物料统一将由总公司集中采购，被称为集中采购，如图3-1所示。

图3-1　集中采购

二、集中采购的优点

集中采购可以发挥规模效应，提高与卖方的谈判力度，获得低价进货的优势和更良好的服务；可以强化物资采购的集中管理，较容易统一实施采购方针，可统筹安排采购物料；可以精简人力，减少采购次数，提高工作的专业化程度；可以规范、协同、优化企业采购业务处理流程，提高采购工作效率，有利于提高绩效；可以加强供应商管理，以实时采集供应商的历史交易记录，建立实用、先进的模型，对供应商从质量、价格、交货期、服务、可持续的改进等多个方面进行科学的评估；可综合利用各种信息，形成信息优势，掌握市场价格、企业库存等信息，以利加强采购价格管理和压缩库存。具体而言，集中采购有如下好处。

（一）降低采购费用

共同利用搬运工具及仓库等而减少费用。

（二）采购单价便宜

集中购买，供应商会提供价格优惠，使得物料的价格便宜。同时，采购准备的时间和费用减少，工作效率提高。

（三）间接费用减少

物料采购所负担的间接费用包括定金、运输费、搬运费、质检费等，采购的数量越多，平摊到每一件物品的采购费就大大减少。

（四）大量采购

材料价格可以随着采购批量的不同有很大的变化，根据联合采购企业的不同情况，汇集成大量采购；在不同的企业间，把部分同类零件标准化，转换成大量采购。

（五）降低采购价

共同利用人力工资低的地区，或开工率不足的机器来制造产品，以进一步降低采购价。

（六）采购成本

对于采购成本而言，集中采购有利于：

（1）降低采购价格；

（2）减少采购行政支出；

（3）防止集团内部为了采购而相互提价。

三、集中采购的实施模式

实现集团采购业务集中管控的业务需求，集中采购包括以下几种典型模式的应用：集中定价、分开采购；集中订货、分开收货付款；集中订货、分开收货、集中付款；集中采购后调拨等运作模式。采用哪种模式，取决于集团对下属公司的股权控制、税收、物料特性、进出口业绩统计等因素，一个集团内可能同时存在几种集中采购模式。

（一）集收集结模式

集收集结模式（集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨）如图3-2所示。

图3-2　集收集结模式（集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨）

1.主要特点

（1）总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单。

（2）供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成。

（3）总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资。

（4）总部与供应商统一结算。

（5）总部和下级公司进行内部结算。

2.运作流程

集收集结模式运作流程如图3-3所示。

图3-3　集收集结模式运作流程

集收集结模式运作流程说明如下。

（1）各工厂提出物资需求申请。

（2）公司计划员汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向集团总部提出采购申请。

（3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划。

（4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员。

（5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。

（6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部。

（7）采购到货需要质检时，在总部进行质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入库。

（8）总部录入采购发票。

（9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。

（10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨。

（11）下级公司调拨收货入库。

（12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。

（二）分收集结模式

分收集结模式（集中采购、分散收货、集中结算、内部收付）如图3-4所示。

图3-4　分收集结模式（集中采购、分散收货、集中结算、内部收付）

1.主要特点

（1）总部负责统一向供应商下达采购订单。

（2）下级公司分别进行收货质检与入库业务。

（3）集团总部与供应商统一结算。

（4）总部与下级公司内部结算。

2.运作流程

分收集结模式运作流程如图3-5所示。

图3-5　分收集结模式运作流程

分收集结模式运作流程说明如下。

（1）各工厂提出物资需求申请。

（2）公司计划汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购。

（3）总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划。

（4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员。

（5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。

（6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司。

（7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库。

（8）总部录入采购发票。

（9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。

（10）总部与下级公司进行内部结算。

（三）分收分结模式

分收分结模式（集中采购、分散收货、分别结算、各自使用）如图3-6所示。

图3-6　分收分结模式（集中采购、分散收货、分别结算、各自使用）

1.主要特点

（1）总部负责统一向供应商下达订单任务。

（2）下级公司各自进行收货质检与入库业务。

（3）下级公司分别与供应商结算。

2.运作流程

分收分结模式运作流程如图3-7所示。

图3-7　分收分结模式运作流程

分收分结模式运作流程说明如下。

（1）各工厂提出物资需求申请。

（2）下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购。

（3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划。

（4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员。

（5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。

（6）总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司。

（7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库。

（8）下级公司录入采购发票。

（9）下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。

（四）统签合同集采模式

统签合同集采模式是指总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务的模式。

1.主要特点

（1）总部统一与供应商签订采购合同。

（2）下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。

2.运作流程

统签合同集采模式运作流程如图3-8所示。

图3-8　统签合同集采模式运作流程

统签合同集采模式运作流程说明如下。

（1）总部统一与供应商签订采购合同。

（2）下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制。

（3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。

四、集中采购的控制

集中采购，就是将分散的采购工作集中起来进行，从而形成规模优势，在购买中通过折扣、让利等方式实现降低采购成本的目的。

集中采购是降低采购成本的基本方法之一。许多企业建立集中采购部门，对生产性原料或非生产性物品进行集中采购的规划和管理，一定程度上减少了采购物品的差异性，提高采购服务的标准化，减少了后期管理的工作量。

大家都有这种经验，在买东西的时候，随着批量的增加，采购的价格也会不断降低。集中采购就是采用这种方法，通过大批量采购，争取到最优惠的价格。例如，某厂家规定以100件/日的销售量为底线，每增加10件返利2%，增加50件以上返利3%。大批量采购促使采购成本下降，因此判断好市场销售前景的情况下，用提高采购量来得到供应方的低价优惠和返利政策，比小批量频繁采购要节省许多采购成本。而且采购量越大，采购成本越低。

应用集中采购法必须做到以下几点。

（一）集中采购要实施集中管理

也就是说，商品采购计划、采购工作、供应工作都集中于物资管理部门，使其便于发挥大规模成批量采购的优势。如不实行集中管理，造成多头采购，必然形成管理混乱、成本失控的局面。

例如，电缆是海尔集团众多产品都要使用的部件，为了做到集中采购，采购部门和产品设计部门通力合作，对空调、洗衣机、电冰箱等产品所用到的电缆进行了统一重新设计，能够标准化的标准化，能通用的尽量使用通用部件。通过这些措施海尔集团采购的电缆由原来的几百种减少到十几种。采购产品种类减少，才能顺理成章地实现集中采购。据调查，仅这一项改进，使海尔集团在电缆采购上节约了大约20%的成本。

（二）集中采购要制订采购计划

制订采购计划是集中采购的前提条件。计划的制订，是根据市场的调查情况和收集的信息，再根据企业自身的特点制订一份适合本企业经营状况的计划书。

一份好的采购计划书可以达到以下目的：

（1）预计材料需用的时间和数量，防止供应中断，影响生产销售活动；

（2）避免材料储存过多，积压资金，以及占用堆积的空间；

（3）配合企业生产与资金调查；

（4）使采购部门事先准备选择有利时机购入材料；

（5）确定材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本。

集中采购计划表见表3-1。

表3-1　集中采购计划表

（三）集中采购要制定合理采购方案

材料采购是企业与市场联系的纽带，制定合理的采购方案是降低采购成本的有效措施。对需采购的材料，采购员要根据企业审定的渠道，根据到站情况、运输方式逐一测算采购总成本，以到达使用地的“到达价”作为比价依据，用比较法确定最佳方案。如一项工程需用6000吨，经测算初步确定使用A集团和B厂的水泥，两家企业到达价的测算如表3-2所示。

表3-2　两家企业到达价的测算表

经过测算，使用A集团的水泥，较B厂节省了15万元。

（四）集中采购要减少分散采购途径

集中采购就是要与具备大批量供货能力的供货方建立长期的供需关系，并签订合同。既然供需关系已经确定，只要此供货方有本企业所需要的物料就不能再到别家去进货，除非质量和价格都优于此家供应商。要实行货比三家、就地就近的原则。还要经常核实供货方是否具备供货及时、质量优良、价格合理、服务周到的能力，据此确定是否继续维持供需关系。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可以得到价格优惠。

五、集中采购的“雷区”

在公司整合、经济一体化的形式下，分散采购无法体现规模效益和满足全球化的要求。但是，规划、运用不当，集中采购往往会弊大于利。其弊端如下。

（一）集中采购会引发集团部门利益矛盾

在集中采购的各个环节中，各部门会维护自己的利益而引发诸多矛盾。

（1）子公司、分部认为分散采购有供应商选择权，灵活度高，利于快速应变；集中采购虽可带来价格优惠，但灵活性低，损失可能更大。

（2）设计部门为更快开发新产品，需要反应速度快，倾向于用小供应商。

（3）生产部门希望质量、交货稳定，更倾向于用大公司。

（4）采购部门更看重价格，而价格最低的供应商往往难以满足设计部门的要求。

（二）集中采购必须把握度

1.集中采购的度

集中采购的度，即一类物料，到底是全部归总部集中采购，还是适当授权，灵活处理。如何才能做到集中与灵活，总部与分部需要一段时间的磨合和总结，不能期望一蹴而就。即使是模式定下来之后，随着采购额、供应商、合作方式、公司战略的变化等，也要及时调整集中与灵活的比例。

2.集中采购的组织架构

集中采购的组织架构取决于要实现的目标、任务、公司文化和整体组织结构。例如有的公司采用委员会的方式，由采购、设计、生产等关键部门组成委员会，就具体的采购对象决定集中采购的方式；有的公司则由采购额最大的那个子公司或分部牵头，协调别的分部；有的公司则成立公司层面的集权采购部，把供应商选择、合同权全部收归公司层面，分公司只能有执行权。

【实例3-01】集团集中采购管理制度

集团集中采购管理制度

1.目的

进一步规范集中采购管理工作，打造统一的集中采购平台，维护集团的合法权益，控制经营管理成本，保证集中采购工作的有效性和工作效率。

2.适用范围

本制度适用于集团总部和全资、控股子公司（以下统称“子公司”）所有物资及服务类采购行为。

3.职责

3.1采购领导小组是集团采购管理领导部门，综合办是集团采购领导小组的办事部门，负责设计集中采购管理模式，建立采购制度。

3.2采购领导小组由采购项目业务主管部室（工程技术部、综合办、风险控制部、分管财务部和风险控制部的集团主管领导、集团总经理）组成。

3.3集中采购工作职责划分。

3.3.1申请部门职责：提出采购需求；起草采购技术指标；提出商务条件和评价标准；配合采购经办部门完成供应商选择；负责集中采购合同的履约和验收工作；配合集团采购经办部门对合同供应商评价等。

3.3.2采购经办部门：审核申请单位采购计划、采购项目技术指标；提出集中采购项目的商务条件和评价标准；组织起草和签订集中采购合同；监督子公司采购合同履约和验收；提出集团本部和分公司的集中采购款项的支付申请，并办理结算事宜等。

3.3.3采购结算部门：明确采购项目的预算资金；办理集中采购过程中的财务事宜；配合采购部对供应商进行财务审查；依据货物出入库情况和项目执行进度，负责集中采购合同款的支付，并进行账务处理等。

3.3.4采购监查部门：监督集中采购工作操作程序的规范性、管理环节的完善性和工作人员履职尽责的廉洁性；处理采购法律事务；对采购文件进行合法性、合规性审核；依据集团合同管理相关规定牵头组织采购合同审核；审定集中采购合同范本；配合采购部对供应商进行资格审查等。

3.3.5采购执行小组：负责非招标采购方式的市场调查、寻找供应商、供应商选择、竞争性采购谈判，最终确定采购方式和选择供应商。

3.3.6采购监督指导小组：由国资委、集团监事会、集团纪检部门分别指定专人组成采购监督指导小组，履行监督、指导的职责。

（1）定期听取集团集中采购工作汇报，对存疑事项有一票否决权。

（2）选择重大项目进行全程监督。

（3）对集团所有集中采购项目进行抽查，对发现的问题提出整改意见，限期整改。

4.集中采购解决方案

4.1实物类采购。

4.2固定资产采购，具体见固定资产管理制度。

4.3服务类采购。

4.4单次采购额不足×元小额零星物资或劳务等的采购。

5.采购方式选择

5.1按照“应招必招、能招尽招”的原则，优先选用招标采购方式，达到如下条件，必须实行招标采购。

5.1.1非工程类单项物资设备或服务一次性采购额超过50万元。

5.1.2施工单项合同估算价在200万元以上的。

5.1.3重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元以上的。

5.1.4勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元以上的。

5.1.5单项合同估算价低于上述规定的标准，但项目总投资额在3000万元以上的。

5.2集中采购方式选择。

5.2.1集团集中采购方式主要分为公开招标、邀请招标、内部招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购。

5.2.2集中采购方式选择。

6.集中采购计划

6.1集团集中采购工作实行严格的计划管理，原则上下月启动的集中采购项目必须列入月度计划，以便公司整体安排。

6.1.1总务办公用品、固定资产、服务类采购。

6.1.2工程采购计划。

6.2分子公司集中采购需求的提报流程为：分子公司需求部门→需求部门负责人→分子公司总经理→采购经办部门（具体见本制度3.2条规定）。对于集团计划，财务部只对接各分子公司，各分子公司根据集团情况指定部门进行采购需求的汇总
整理。

6.3集团总部职能部门集中采购需求的提报流程为：总部需求部门→需求部门负责人→需求部门的分管副总经理→采购经办部门。

6.4采购经办部门汇总采购需求，形成集中采购计划。集中采购计划的审批流程为：经办部门部负责人审核→主管副总经理审核→采购领导小组审批。

6.5集中采购计划需知会项目管理部、风险控制部等相关部门。

7.集中采购管理程序

采购计划经审批通过后，进入采购管理程序，招标采购管理程序参见招标采购管理办法，非招标采购遵循如下程序：采购方式选择→市场调查→资格审查→供应商选择→结果确认→签订合同→履约管理→资金支付。

7.1采购方式选择。

由采购经办部门牵头组成采购执行小组，按照本制度第5条规定，选择相应采购方式，并经主管领导审批。

7.2市场调查。

进行市场调研、询价、确定供应商范围，收集产品和供应商的资料及信息，针对计划采购的材料设备建立专项数据库，对意向供应商，要求供应商递交报价表，以及各类证明文件（包括企业介绍、企业资质证明资料、产品质量证明资料、物资的相关证明、获奖证书等），并对其资格进行评审。

7.3供应商选择。

技术复杂或市场化程度不高或供应市场了解少或重要的集中采购项目，为保证采购质量，在实施进度允许的情况下，一般应当组织资格预审，必要时组织现场考察，在确定合格供应商的基础上实施采购。

7.4结果确认。

7.4.1采购执行小组初步确定供应商，提交相关交领导审批，在×万元以下的，由子公司总经理审批；采购金额在×万元以下的，由主管领导审批；采购金额在×万元以上的，由主管领导提出选择建议，上报招标采购领导小组审批确定。

7.4.2采取单一来源方式采购的，由协商小组所有成员在协商记录上签字后，报总经理办公会审批。

7.4.3小额零星物资或劳务等的采购可以采用统签合同集采方式，由需求部门直接向供应商下单采购。10000元以下采购均视为小额零星采购。

7.4.4在不违背本制度其他条款的情况下，为了规避年度多次进行小批量的同类物资采购造成的人力物力浪费，集团实行确定年度合格供应商，在合同框架下分批次购买的方式，详见《××集团供应商管理制度》。

7.5签订供货合同。

采购经办部负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。

7.6履约管理。

采购经办部门负责按合同约定的条件实施采购合同，并负责采购需求部门履约过程的管理和监督。

7.7资金支付。

集中采购项目的资金，原则上由集团财务部统一支付。资金支付申请由集团采购经办部门按合同约定发起，履行集中对外采购支付流程；财务部根据子公司采购申请及验收单，做好内部资金的内部划拨和内部。

8.监督及罚则

8.1各分子公司、各部门自觉接受采购监督指导小组的监督。

8.2集团风控部门对集中采购工作全过程进行监督。

8.3未按本管理办法对集中采购工作进行组织、管理、监督，给集团造成损失的，在集团范围内通报批评，并给予相应的经济处罚和行政处罚，涉嫌构成犯罪的，还将依法追究刑事责任。

9.支持文件

9.1总务用品需求单。

9.2总务用品管理流程。

9.3工程材料需求单。

9.4集中采购审批权限表。