Part2　行政管理制度

第6章　印信管理

6-01　公司印信管理规定

公司印信管理规定

1　目的

为维护本公司利益，加强自身权益的保护，就公司印信的制发、改刻、废止、使用等管理进行规范，特制定本规定。

2　印信范围

公司使用的印章、介绍信及各种证件等都是公司对外联系的标志和行使职权的凭证。

3　管理规定

3.1　种类（主要印章、介绍信及工作证三类）

公司印信的种类见下表。

注意：任何人员不得用公司的印信为个人和组织提供担保；用印人未经同意超权限、超范围用印的，用印无效，并视同盗用印信；由此引起的损失和纠纷，用印人承担一切法律和经济赔偿责任，监印人承担连带经济责任。

3.2　印章的制发、改刻与废止

3.2.1　印章的制发。

（1）公章：由市场监督管理部门批准在指定地方刻制和按规定发放。

专用章和领导人名章：由财务部或公司负责人书面提出，总经理或财务总监签署批准后刻制。否则公司将作为私刻公章处理，将追究所有法律责任和要求赔偿一切经济损失。

（2）其他印章：由部门主管或公司负责人根据内部管理需要刻制，并在公司财务部备案后，在确定的业务过程中使用（如凭证私章、审核章）。

（3）监刻、备案和发放部门：公司财务部总负责。

3.2.2　印章的改刻。

（1）公章：由公司财务部书面提出，总经理审核、批准后，报所属市场监督管理部门改刻。

（2）领导人名章：由公司财务部书面提出，总经理审核、批准后，报所属市场监督管理部门改刻。

（3）其他印章：使用部门提出，经部门主管或公司负责人同意后改刻。

3.2.3　印章的废止。

（1）原因：由于散失、被盗、毁损、废旧、换补、撤销等原因（凡出现遗失、被盗等异常情况的，经办人必须第一时间电话通知公司负责人和财务部，并采取有效措施进行补救，财务部及时将情况上报总经理）。

（2）保存。

——公章：送交工商管理部门。

——其他印章：截角注销或备案声明。

——保存3年，经原使用者同意后处理，销毁时应有监销人。

——印章的毁损、废旧、换补、撤销等，各监印人必须及时归财务部，财务部应予以注销或封存。

3.3　印章的管理和使用

3.3.1　监督管理部门：公司财务部。

财务部负责公司印章的监督管理工作，因监管不力导致印章使用不符合公司规定，致使企业遭受损失的，公司将视为严重失职行为，并追究相应责任。

3.3.2　监督管理责任人。

（1）安全责任人：行政部经理。责任人必须与公司签订《用印安全保证书》，对因监管不力和使用印章不当导致企业利益受损，责任人应赔偿一切经济损失和承担所有法律责任。

（2）监印人：即具体持印章的保管人（公司财务经理、助理、会计、出纳等），受自己直接的财务负责人授权对管理印章的使用进行监印，与公司签订《用印安全保证书》，必须保证在印章的使用范围和权限内使用。

（3）以上凡签订《用印安全保证书》的人员，对超范围、超权限使用印章时，必须书面请示财务经理、总经理，得到审批后方可用印，否则，视同愿意为用印事项承担全部法律责任和赔偿一切损失。

3.3.3　管理使用办法。

（1）行政部经理：对公司各类大小印章负责统一管理，所有印章情况填制“公司印章备案发放登记台账”，注明各种印信的名称、制发日期、使用范围、保管人及换、补、销情况，并在备注栏中拓具印模（负责办理一切相关手续）。

（2）公司行政经理必须对各部门的所有印章建立台账。

（3）监印人员必须要求“用印人”填写“公司用印申请表”，手续齐全后，再给予用印。

（4）使用公章和领导人名章时。

——对于非备案的经济合同或相当于合同性质的票据，或其他可能引起经济纠纷的材料的用印，两种印章的监印人员必须请示行政经理后，方能用印。行政经理对重大经济事项不能决定，应立即请示总经理。

——用印时，需事先打电话和监印人联系，并事先按用印制度办妥审批手续后，方能在监印人处用印。

——行政部经理为公司监印主管，对监印事宜负全面责任。

（5）使用部门印章和专用印章时：该印章由行政经理或行政经理指定的监印人负责管理和使用，但必须坚决杜绝私自借给他人，并对该印章的管理和正确使用负责；如果超过规定的使用范围，必须请示总经理批准，否则行政经理承担失职责任。

（6）使用其他印章时：由部门主管或指定专人保管，在规定的范围内使用；如果超过规定的范围用印，需经公司负责人同意；公司负责人对部门章的正确使用负责；各种印章由监印人员负责保管，监印人员工作移交时，将印信向其主管的行政部经理移交，再由主管的行政部经理交新定的监印人员，移交时做好交接记录。

（7）公司用印原则：不准将公章外带出去，因特殊原因要外借公章时，经手人需填写“公司外借用印申请表”，经行政部经理审核，公司负责人签订授权书后方可外借，经手人必须按审批用途用印。

3.4　介绍信的管理和使用

3.4.1　管理监督部门：行政部。

3.4.2　管理负责人。

（1）总负责人：行政部经理和公司负责人。

（2）具体负责人：行政部经理和负责监信的行政专员。

3.4.3　管理使用办法。

（1）开介绍信应注意格式，如标题、称呼、用途、时间、生效期间、经办人、审批等内容应具体。

（2）严格履行开具介绍信的审批手续。

（3）填写字迹要工整、准确，不得涂改，撤出部分和存根联内容一致。

（4）先开介绍信后用印，不得预先盖印。填错的介绍信，应标出作废符号。

（5）不得分发和私拿空白介绍信，更不得发给外出人员自行填写。

（6）审批及保管人员不得私自为他人开具介绍信。

（7）接待外单位人员，应认真检查来人的介绍信。

（8）开出未用的介绍信，应及时收回，并注明未使用情况。

（9）妥善保管介绍信存根联，及时归档。丢失后应立即上报。

3.5　工作证的管理和使用

3.5.1　管理监督部门：行政部。

（1）总负责人：行政部经理。

（2）具体负责人：行政专员或行政助理。

3.5.2　管理使用办法。

（1）建立登记制度。对本公司发放的工作证进行登记，登记项目与工作证内容相同。员工调离时应收回工作证。

（2）发生工作证丢失现象，持有者应立即上报。

（3）员工都应爱护自己的工作证，防止损坏。

6-02　公司印鉴管理规定

公司印鉴管理规定

1　目的

为了有效管理公司各种印鉴，保证公司各项工作的正常、顺利开展，促使公司内部各部门印鉴管理工作统一化、制度化，避免因印鉴无序使用所导致的经济、法律等责任，特制定本规定。

2　适用范围

隶属本公司的各种印鉴的刻制、申请、使用、保管、销毁等。

3　权责

3.1　行政部：对公章全权负责，对各印鉴的使用等情况进行监控；负责对本规定进行修正、完善、废止等工作。

3.2　各部门：对本部门印鉴全权负责，如保管、使用、借调等。

3.3　财务部：对公章全权负责。

4　管理规定

4.1　印鉴的种类。

4.1.1　公章：公司面向主管机关的公司印鉴或指定业务专用的公司印鉴，如公司公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章等。

4.1.2　部门章：刻有公司各部门名称的印鉴。

4.1.3　业务章：公司有关部门日常工作中所需使用的印鉴，如合格章、报废章、固定资产章、出门用章等。

4.2　管理办法。

4.2.1　印鉴的刻制、领取。

（1）各部门填写“印鉴刻制申请”，由行政部统筹后，指定专人、到专门机构进行刻制工作。

（2）印鉴的形式、字样、材质。

——公章、部门章：由行政部统一标准刻制。

——业务章：各部门的业务章形式、字样由各部门申请，行政部进行统筹刻制。

（3）印鉴使用部门主管到行政部领取本部门印鉴，并指定专人负责保管。

（4）行政部对印鉴进行编号，做好领取登记手续，并留印模备案。

4.2.2　印鉴的补发与加发。

（1）已经申请核发印鉴的部门，如无正当理由，不得要求补发。

（2）印鉴的核发应以每部门一枚印鉴为原则，如因业务确实需要，须经总经理核准后才可加发。

4.2.3　印鉴的使用。

（1）凡已领用保管印鉴的部门，须设置并填写“印鉴使用登记簿”。

（2）凡因业务需要使用部门章时，使用人须填具“印鉴使用申请单”，由部门主管和印鉴管理人审查核准，监控使用。

（3）凡因业务需要使用公章的部门，使用人须填具“印鉴使用申请单”，由行政部印鉴管理人审查核准，监控使用。

（4）未经部门主管、印鉴管理人核准而擅自使用印鉴，或实际使用的印鉴内容与所申请使用的内容不符者，一经查实，除按公司相关规定惩处外，情节重大者，移送司法机关查办。

（5）各部门的“印鉴使用申请单”须依使用先后顺序编号列册，连同“印鉴使用登记簿”定期存档，以备查核。

4.2.4　印鉴的保管。

（1）各部门印鉴保管人应随时注意印鉴的保养工作。

（2）印鉴应放置固定安全处，不得随意放置。

（3）印鉴保管人请假、出差期间，应将印鉴交予相关代理人进行保管。

4.2.5　印鉴的报废。

（1）保管不善，印鉴遗失时。

（2）使用次数过多而损毁时。

（3）字迹不明或脱落时。

（4）因业务或工作需要更换新章时。

但凡印鉴因上述原因须报呈销毁时，应由印鉴保管人填具“印鉴报呈销毁申请单”，呈主管核准后连同印鉴送行政部办理。

4.3　附则。

4.3.1　因报呈销毁须重发印鉴时，得依本办法有关规定办理。

4.3.2　印鉴销毁时应会同企管部经理以上主管办理。

4.3.3　印鉴报呈销毁理由不实或有虚假时，一经查实，除按公司有关规定惩处外，情节重大者，将送司法机关办理。

4.3.4　所刻制印鉴不符合标准时，按上述流程办理。

6-03　公司证照管理制度

公司证照管理制度

1　目的

为加强公司的证照管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法地使用，服务好企业的经营管理工作，特制定本制度。

2　适用范围

适用于公司各类证照。

3　责权部门

行政部负责统筹组织、监督检查及协助各种公司证照的管理工作。

4　管理规定

4.1　证照种类

证照种类包括基础证照和专业证照两类。

4.1.1　基础证照是指各公司的营业执照、组织机构代码证、税务证、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。

4.1.2　专业证照是指各公司在经营中取得的专业类证照，如酒店的特种行业许可证、卫生许可证、烟草专卖许可证、酒类零售许可证，建设集团的资质证书、安全生产许可证、专项工程设计证书、质量体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书以及各类专业管理人员学历证、职称证、专业资格证，及房地产开发企业的资质证书等。

4.2　证照办理

4.2.1　办理部门。

（1）营业执照、组织机构代码证由公司行政部统筹办理。

（2）税务证、银行开户许可证由财务部统筹办理。

（3）公司专业证照由行政部主要办理。

4.2.2　证照除正常的年审和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。

4.2.3　证照的办理必须在规定期限内完成，如因超过规定期限未办理以致证照过期的，由经办人员负主要责任，经办人员的直接领导负连带责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人及其直接领导共同承担。

4.2.4　所有证照办理完毕后，必须将复印件备案至行政部。

4.2.5　证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。

4.3　证照保管及使用

4.3.1　公司所有证照原件由专人专柜负责保管，行政部登记、备案并保留复印件。

4.3.2　各公司行政部统一管理证照复印件，如因业务需要使用证照复印件的，由行政部统一提供，并做好登记，注明用途及有效期。

4.3.3　如因业务需要借用证照原件的，需填写“证照借用申请表”，由主管领导批准后，到保管员处借出，并在“证照借用登记表”上做好登记。

4.3.4　证照使用完毕后，必须立刻归还，并在登记表上注销。

4.4　证照遗失处理

4.4.1　证照遗失必须马上告知行政部，由行政部登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。

4.4.2　遗失证照的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担，并处以××元/次罚款。