思维模型1：关注“重要”任务，忽略“紧急”任务

用于区分真正的优先事项和冒牌货。

即使在放松的时候，我们面临做出决策，也可能会突然陷入恐慌，肾上腺素飙升。我们可能在泳池里戏水，享受着闲情雅致，还是会突然产生这种感觉。为什么会这样？

这是因为大脑在欺骗我们，让我们相信了最危险的谬误之一——永远专注于无关紧要的事务。所有事情看起来都十万火急，需要尽快处理，若不马上采取行动，就会产生可怕的后果。

这里的错误在于把“重要”和“紧急”混为一谈，而没有意识到这两个词之间有天壤之别，你应该怎样分清事情的轻重缓急。掌握区分两者的能力，你就朝着减少焦虑、停止拖延症、确保采取最佳行动迈出了关键一步。

这个思维模型大概在生产力领域最为常见，在这个领域，时间就是金钱。我们把太多时间花在所谓“紧急”任务上，其实应该关注的是“重要”任务。

重要任务：这些任务为我们实现短期或长期目标做出直接贡献，对我们的工作、职业或生活绝对至关重要，不容忽视，应该优先处理。这些事或许不需要马上处理，所以看起来好像不重要，因此，我们很容易就会掉进忙于紧急任务而忽略重要任务的陷阱。但真正影响你最看重的方面的，其实是重要任务，一旦忽视，就会产生严重的不良后果。

紧急任务：这些任务只是要求你立即快速处理，通常是其他人提出的要求。当然，这自然会引起你的反应，可能会让你忘了重要任务。紧急任务可能会与重要任务重叠，但也可能只是无关紧要的琐事，其实并不需要你立即处理。这些任务通常较为琐碎，易于完成，所以我们经常出于拖延症，忙于琐事，自以为做了点有用的事，其实忽略了真正需要做的事。许多所谓的紧急任务其实是可以推迟、转交给别人处理，甚至索性置之不理的。

举一个简单的例子，如果你是作家，交稿期限很紧，重要任务是继续写书。你在未来两周内，每天要写出5000字，不然就得粗茶淡饭度日了，这算是优先事项。

紧急任务是你车里的“检查引擎”灯总是一闪一闪的，烦人得很。你的车再开几次多半也没有问题，虽然那盏灯向你挤眉弄眼、发出呼唤，但你需要抵挡住诱惑，因为这只是所谓紧急的琐事，只是假扮成重要任务而已。

通常情况下，你会发现在一项重要活动或项目中，或许并没有牵涉到那么多的紧急任务。这往往会令人混淆优先事项，幸运的是，要区分紧急任务和重要任务，有一个久经验证的方法。这个方法得名于美国最知名的总统之一：德怀特·戴维·艾森豪威尔（Dwight D. Eisenhower），被称为艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Matrix），艾森豪威尔矩阵会帮助你分清事情的轻重缓急，确定你目前真正需要处理的任务。

艾森豪威尔总统在二战期间是五星上将， 1953—1961年连续担任两届美国总统。除了带领同盟国军队在“二战”中获胜，艾森豪威尔总统还监督创立了美国国家航空航天局（NASA），建设美国州际公路系统，提出《新民权法案》，并带领美国走过冷战时期的风风雨雨。

为了把无比复杂的日程安排得井井有条，艾森豪威尔总统提出了一个系统性方法，把活动和需求分类，整理出最重要的任务，并找出为了实现这些重要任务需要采取哪些最关键的流程。这个方法也能帮助他确定哪些任务是不那么重要的，他可以分派给其他人完成，或者完全不用去做。换言之，也就是把重要任务和紧急任务区分开来。

有些任务可以推动《新民权法案》的立法，但看起来好像总是不那么紧急。还有些任务看似十万火急，但其实是否完成并不会产生重大影响。无论是谁，都应该分清任务的轻重缓急，更何况是美国总统。

艾森豪威尔矩阵简单易用，可以大大提高效率，取得更好的成绩。这个模板简单直观，是一个二乘二的栅格，分为“重要”任务和“紧急”任务（如表1.1所示）。

重要任务。矩阵第一行代表了一个人生活中最重要的义务或责任，这些事情需要我们积极主动地予以最大的关注。在工作中，这可能包括我们所在职位的职责说明中最相关的方面——监督预算、管理界定公司业务的长期项目或者维持运营。在个人事务中，可能包括管理我们自己（或爱人）的健康状况，维持恋爱或婚姻关系，出售房屋或者创业。会对我们生活或工作的所有其他方面产生最大影响的，就是最重要的。

然而，就算一件事极其重要，也不代表我们需要马上解决所有相关活动。有些活动可以先放到一边（甚至无限期推迟），有些活动还没有到处理的时候，有些活动要等到别人先完成其他活动后才去做。简言之，你不可能马上完成所有活动。这就是紧急指标的作用了：矩阵第一行的划分标准在于，什么是需要马上去做的，什么是可以推迟的（但日后某个时候还是必须去做）。

紧急任务：今天就做。“今天就做”的对象应该是绝对刻不容缓的事情，必须尽快完成，才能避免不良后果或不可收拾的局面，越早完成，日后需要做的工作就越少（越是轻松）。“今天就做”的任务通常是有期限的：期末论文、法庭文件、新车登记、入学申请，等等。

这也包括为了避免发生灾难而必须完成的紧急情况或活动。“今天就做”的任务是需要立即履行的职责，需要在今天结束之前完成，或者最迟明天完成。这些责任需要你付出很大努力，你害怕去做，却也不得不做，所以会引起焦虑。

不紧急任务：安排时间去做。处于第二象限的任务需要在某个时候完成——但未必是现在。就算今天不做，也不是世界末日，完成这些任务没有严格的期限。可是，这些任务迟早都要完成，通常是在相对短时间内就要做，所以需要制定时间表。要“安排时间去做”的任务包括约定与大客户开会的时间，安排时间修补漏水的屋顶，学习或阅读课堂材料或工作文件，或者履行长期的责任。

你可以把这些任务的时间安排在火烧眉毛的事务之后，计划在不久的将来去做，但时间安排不要妨碍到你真正紧急而又重要的任务。“安排时间去做”的任务也是中长期计划的关键元素：你在制订未来一周或一个月的计划时，应该把“安排时间去做”的任务纳入时间表。

安排这些不紧急任务时，你要避免掉进一个陷阱：把优先等级排得过于靠后。要保持正常运营，必须处理这些重要任务；如果你弃而不顾或抛在脑后，这可能很快就会变成紧急任务。以上文提到的“检查引擎”灯为例——说一件趣事，我车上的“检查引擎”灯亮了接近一年，我一直开着车，也没出什么事。所以，这些任务虽然理论上重要，但不必马上去处理。

不重要任务。艾森豪威尔矩阵的最后一行是对你自己不那么重要的任务，但不代表对别人不重要（不过也不排除这种可能），这些活动由其他人来完成或许更合适或更有意义。

其他人肯定会跟你说，这件事对你来说是重要的，但他们往往只是把自身利益投射到你身上。这件事真的对你有影响吗？即使有，也只是微乎其微。不重要任务也可以按相对紧急程度划分为两项。

紧急：分派给其他人。或许在矩阵中，最令人迷惑不解的方框是不重要但紧急的任务。或许在工作环境中最容易理解：这些任务或许真的需要完成，即使你可以去做，但也不必由你亲自处理。如果你确实自己完成，就可能会干扰你绝对需要现在或日后处理的重要任务。

出于这些原因，这样的任务最好分派给其他人去做。如果你是团队领导人，就应该找人帮你处理这些任务。

要辨认不重要／紧急任务，可以衡量这些任务对正在发生的事情有多么重要。我们可以非常笼统地称之为干扰：电话、电邮、家里一直有事，等等。或许在闲暇时候，专注于这些事情也是重要的，但就目前来说，这些任务可能对你造成干扰或误导，妨碍你为了实现整体目标而完成必要的任务。

即使你担任一家公司的首席执行官（CEO），手下有100人，你可能还是会处理客服电邮。这些客服电邮是极其愤怒和不满的客户发来的，对所牵涉的每个人来说都是需要紧急处理的任务——只有你除外。

这些日常工作中的琐事，真不该由你亲自处理，因此，你必须分派给其他人去做，从时间表中清除这一项目。

不紧急：清除。最后，有一些活动和职能，对你手头的优先事项来说，既不重要，也不具有时效性。那么，你还留着干什么呢？休闲活动、社交媒体、追剧、煲电话粥、沉迷于个人嗜好……这些活动多半只会对你产生干扰，或者让你逃避真正需要去做的事，增加无谓的负担，妨碍你提升效率和分清任务的轻重缓急——我们未必总会优化这些方面，但还是要做到心中有数。

总会有一些事情出于这样那样的原因，吸引你的注意力，想要迫使你做出回应。有时这些事情实在无关紧要，转瞬即逝，你甚至难以说明白，但积少成多（如果想让自己大吃一惊，看一下加起来究竟有多少，你可以在手机和电脑上安装监控应用程序，看一下自己花了多少时间在做完全无用的事）。

你根本不该把这些活动纳入时间表，只有在做完其他事之后，才能去做这些事。只保留对你的项目和人生取得根本成功而言重要的任务。这不代表你永远也不能做这些事（不时解脱一下也是好事），但如果你正在从事其他重要任务，需要投入注意力或进行监督，就应该把这些活动完全排除在外。总之，你在完成重要任务之后，再去做这些事，会更有意义，获得更大的满足感。

纵然有些事情仿佛要求你快速回应，但这并不代表你必须马上去做；纵然有些事情仿佛是嘀嘀嗒嗒，不急不缓，但这并不代表你可以听而不闻。学会平衡这两点，你才能做出最佳决策。