1.1.1 文字处理

文字工作是办公室的主要工作之一，文字处理就是利用计算机处理文字，如常见的使用Word制作文档，其工作流程如图1-2所示。

图1-2 文字处理一般流程

办公自动化系统的文字处理功能可对多种文字数据进行处理，其主要功能有以下几点。

1.录入和编辑文字

在文字处理软件中可任意输入中、英文，并对其进行相应的编辑操作，主要包括设置文本格式，复制、粘贴、查找与替换文本等，还可根据需要在文档中添加图片等多媒体对象，以增加文档的观赏性。

2.编辑文档版式

当在一篇文档中完成基本的文字输入和编辑操作后，还可设置文档的版式，完善文档制作效果。版式的设计主要包括设置文档页面中的各项参数，包括分栏、页码格式、页眉和页脚等。版式设计可使文档更美观、规范和专业。图1-3所示为制作的文档效果。

图1-3 使用Word制作的文档效果

3.制作表格

表格是一种非常直观的表达方式，使用表格进行表达的效果往往比使用一段文字更清楚。在OA系统中使用表格并对其进行格式化设置，不仅可以美化文档，还能增加文档说服力。

4.智能检查文档

常见的各种文字处理软件都内置了基本字典和自定义字典，以及用户自定义的词库。通过使用这些工具可以对文档进行拼写和语法检查，以确保用户在编辑文档时及时发现错误并进行更正。