第二节　文秘写作的性质与功用

一、文秘写作的性质

文秘写作是为单位组织立言或为他人代言，体现单位领导或被代言人意图和愿望的写作活动。例如，文秘人员为履行自己的职责，或者受领导的指派，代法人撰写党政公文、工作总结、合同文本，代领导撰写讲话稿等；或者以服务者的身份，帮助自然人代写书信、申请书、起诉状、答辩状等。因此，文秘写作不是文秘撰写者个人的私事，也不是出于撰写者个人的主观感受，而是出于单位组织领导集体或被代言人的意图和愿望，出于某种工作需要，是单位组织集体意志或被代言人愿望的体现。文秘写作人员作为代言作者，其写作的成功与否，关键在于能否摆正自己的角色位置，能否准确理解被代言者的意图，能否发挥主观能动性，能否用语言文字准确传达被代言者所要表达的意思。

本课程是秘书学专业的核心课程，着重阐明党政公文与各种常用文体的特点、写法、要求等，并精选实际工作中的范例进行评析，帮助学生在具体范例研析中把握文秘写作的规律与方法。它强调的不是理论的娴熟，而是理论联系实际的应用能力。其功能在于让学生从整体上对文秘写作要遵循的原则、方法、规律等形成基本认识，掌握其基本要领，培养学生分析问题和解决问题的能力，使学生具备从事文秘写作的基本技能。

二、文秘写作的功用

文秘写作具有很强的应用性，在政治、经济、军事、文化等各个领域发挥着不可替代的作用。曹丕在《典论》中说：“经国之大业，不朽之盛事。”刘勰在《文心雕龙》中也曾说：“文艺之末流，政务之首要。”可见文秘写作的重要性。在现代社会里，人们活动的范围更加广泛，信息的交流和事务的处理更加频繁，文秘写作越来越显示出其重要意义。具体说来，其作用主要表现在以下几个方面：

（一）约束规范，指挥领导

凡经国家最高权力机关或最高管理机关颁发的法规文件，均具有严肃性和法制约束力，不发则已，既发必行。在党政机关、企事业单位、群众团体的公务活动中，上级机关对下级机关发布的公文，如决定、决议、批复等，也在相应的范围内具有法定的权威性和不可逾越的约束力，下级机关必须“遵照执行”或“参照执行”。这样，各具体单位的各项工作，才能步调统一，开展有序。文秘写作中的许多文体，就是规范人们的思想与行为的，它具有法纪、政纪、党纪的威力，又具有领导、疏导、指导的力量，能够起到准绳和规范作用。

（二）商洽交流，组织协调

当今社会是一个充满活力的有机系统，在这个系统中，存在着各种公共关系。社会各级机关组织之间，各部门单位之间，需要经常保持联系，互相配合，彼此沟通，协调行动。应用文就是联系协调的工具之一。上级机关制定的方针政策和指示意见等需要尽快向下级传达，下级机关的工作情况、各种动态等需要及时向上级汇报，同级或不同部门之间商洽工作、交流情况、联络感情、协作共事都离不开应用文，部门内部各业务环节也需要应用文来沟通协调。不仅是机关组织，个人与个人、个人与群体之间也需要交流联系、协调行动，书信与礼仪性的应用文在这方面起着重要作用。

（三）传载信息，辅佐决策

当今社会是信息时代，信息的表达、贮存、传递、处理等，无不有赖于书面语言。而文秘应用文体就是信息的载体，并以法定的渠道保证信息的传递，以法定的职责保证信息的质量。由于其传载的信息具有真实可靠性，故在为领导决策服务方面起到了不容忽视的辅佐作用。如一些调查报告常深入、全面地调查和剖析某一社会基本情况，为领导或上级机关制定某项方针政策，采取某项措施提供意见、建议和方案。经济领域的市场调查报告、市场预测报告、可行性研究报告等综合报告文书，在企业经营决策方面的辅佐作用则体现得更为鲜明。

（四）宣传教育，统一思想

一个国家要政治稳定、经济发展，离不开对广大人民群众进行政治思想和科学技术等方面的宣传教育。文当理切的应用文，在指导工作的同时，实际上也起了统一思想、宣传教育、动员群众的作用。党政公文的发布，是在传达党的路线、方针、政策，而人们在学习理解、贯彻执行的过程中，也受到深刻的教育。还有一些应用文驳斥谬论、批评错误、褒扬先进，本身就是一种直接的宣传教育。在当今市场经济条件下，众多企事业单位广泛运用应用文这一宣传工具，宣传组织形象，传播组织信息，扩大自身影响，如近年来的广告大战与公益广告的勃兴就是很好的证明。

（五）行为凭证，文献史料

文秘应用文体在贯彻政策、指导工作、联系事务的同时，还具有凭证依据作用。如党政公文，其反映着制发机关的意图，就是收文机关处理工作、解决问题的依据。合同、协议、公约等契约类文书，介绍信、证明信、会议记录以及司法文书中各种笔录等，其凭证作用则更为明显。另外，不少应用文不仅是处理当前事务的依据和凭证，在时过境迁，成为文书档案资料后，由于其记载着某个时期、某一阶段的情况，故还具有重要的史料价值，是研究、考据某个历史时期的政治、军事、经济、文化、教育的重要文献凭证。