1.3 把握分析目的

分析数据是一项特别有意思的工作，能将数据面纱层层揭开，逐一发现并展示隐藏在深处的发展规律、问题或关系。数据分析人员或决策者依据分析结果得出科学的结论或制定出相应对策。鉴于分析数据的重要作用，作为数据分析人员，必须将数据分析做到位。这对于高手不是难事，但对于初学者或经验不足的朋友，就急需提高了。怎样能快速提高呢？笔者推荐下面3条经验。

1.3.1 避免无效分析

无效分析是指没有效果或没有达到预期效果的分析，是数据分析人员水平较低的一种具体表现。作为初学者或不熟练的数据分析人员，最直接的解决方式是找到造成无效分析的关键点，然后克服、避免、修正，直到问题解决。

根据多年经验总结，导致无效分析的原因主要有以下3个方面。

●分析功能选择不当。

●图表类型选择不当。

●数据区域选择不当。

下面分别加以介绍。

1.分析功能选择不当

Excel分析数据的功能主要有5类：条件规则、分类汇总、迷你图、图表和透视图表。分析数据一定要选择合适的分析功能。如分析个体数据状况时，可选择条件规则或迷你图，如下左图包含条件规则功能，下右图包含迷你图和图表。

2.图表类型选择不当

图表的主要功能是分析数据，使用频率特别高。不仅因为操作灵活方便，还因为类型较多，能满足绝大部分需求。正因为图表类型较多，一些用户，特别是初学者不能根据数据性质选择合适的图表类型。如下图所示，两张图表外观样式虽然美观，但都不适用于数据的占比分析（饼图系列图表最适合数据构成比重或占比展示分析）。

图表类型选择不当的根源是不了解或不熟悉不同类型图表的定义和用途。读者可在疑惑时或选择图表前，在Microsoft帮助网页中查看帮助信息。参看帮助信息的大体操作过程如下。

技术支招 “推荐的图表”自动选择合适的图表类型

在Excel 2013和Excel 2016版本中新加了“推荐的图表”功能，可以直接使用该功能快速创建出合适的图表，避免无效分析。

3.数据区域选择不当

数据区域选择不当主要出现在图表或透视表中。特别是在图表中，如销售表只需要对比分析不同部门的总计销售额，但因为数据区域的选择不当出现了下图结果。

1.3.2 明确分析目的

分析数据不是为了分析而分析，一定是为了实现一个或多个目的，如了解发展趋势、内在关系或潜在问题等。因此，在分析数据前一定要先列出数据分析的目的，做到有的放矢。

比如，针对下面的销售表，可以列出4个分析目的。

1）3个部门全年的销售占比。

2）每一部门季度的销售走势情况。

3）公司整体销售数据展示。

4）每位销售员销售对比展示。

根据分析目的对数据进行编辑处理，并使用对应的分析功能，这里全部选用图表，如下图所示。

1.3.3 弄清主要对象

莎士比亚有句名言：“一千个读者就有一千个哈姆雷特。”直接说明了不同的受众对同一人或物有不同的看法。数据分析也是这样，不同的人员对同一数据会有不同的立足点和关注点，因此需要不同的分析效果展示。

如下面这张表格，可从两个不同角度（业务员和老板）分析数据。

从业务员的角度，想要得出的分析结果：提成金额的发展变化、自己提成金额与其他人的提成对比、提成金额与签单金额差值和自己在团队中签单总金额比重，如下图所示。

从老板的角度，想要得出的分析结果：每一业务员毛利差价数额、业务员签单总金额对比、业务员整体提成比例的对比（谁最多、谁最少），如果有其他同期数据，还会进行同期提成投入的对比分析或环比分析，如下图所示。