1.1 内容组织和逻辑架构

刚刚接触PPT的新手往往会首先考虑“应该怎么表现PPT”，而忽视了制作PPT的目的：“应该表达什么”。回想一下你听过的那些无聊的演讲，观众根本不明白演讲者在传达什么信息，这就是演讲者前期没有对内容进行合理组织，从而导致逻辑架构混乱所暴露出来的问题。

也许你常常在纠结PPT做得好不好看，但在此之前，你应该先想一想，PPT的内容逻辑清晰么？不管是写文章还是做汇报，抑或与人交流，我们都希望别人能毫不费力地理解自己要表达的观点，做PPT也一样。从想清楚，到说明白，是表达沟通想要达到的境界，而对应到PPT里，就是 “知道表达什么”（文案）和“以怎样的形式呈现出来”（设计）。

在这里，我们借鉴和学习麦肯锡经典培训教材《金字塔原理》中介绍的方法，将其运用到PPT的制作过程中，就能清晰有效地表达和呈现内容。

1.1.1 金字塔原理

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。简单来说，金字塔原理就是先表明中心结论，再进行分论点阐述，自上而下、层层递进，直到每一个分论点及其子论点都被解释清楚，如图1.2所示。

这就是金字塔原理，它不仅让我们知道PPT里面应该写什么，更重要的是，可以帮助我们建立清晰的逻辑结构并提炼重点。金字塔原理的基本结构是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，如图1.3所示。

1.结论先行

先把中心结论直接抛出来，再阐述支撑结论的观点，如图1.4所示。如果没有提前告知核心结论，PPT呈现的信息可能会在不同的观众脑海里形成各自不同的理解。也就是说，观众会在观看PPT的同时会自行解读内容，自己探索结论，这无形中增加了观众的脑力劳动，同时可能会造成信息理解的偏差。所以，结论先行会减轻观众理解和分析信息的负担，作为PPT的制作者，我们要对这一点有足够的重视。

2.以上统下

表达内容时要遵循以下几点原则：先主要、后次要；先全局、后具体；先总结、后论述；先论点、后论据；先结果、后原因；自上而下地呈现，如图1.5所示。但是在概括内容即而得出结论形成金字塔结构的过程中，则需要自下而上地思考。

有时候结论可能并不明确，需要制作者自行总结提炼，这时候就需要从内容最底层着手，将每个分论点和中心结论概括出来，最终形成金字塔结构。也就是说，在构建金字塔结构的时候有两种方式：如果是主题清晰、结论明确的内容，只需要自上而下地列出关键论点，进而理清内容的逻辑关系；如果是主题模糊，结论不明确的内容，则需要自下而上地概括出关键要点，梳理逻辑关系，最后总结出中心结论，如图1.6所示。

3.归类分组

PPT中信息的呈现应当遵循一定的秩序。PPT制作者需要将具有某种共性的事物和信息组织在一起，从而有效地减少信息点。美国认知心理学家乔治·A·米勒在他的论文《其妙的数字7±2》中指出，人脑短时无法同时记住7个以上的信息。如果PPT展示的信息没有经过很好地归纳和分组，那么受众在接受信息的时候思绪会陷入混乱。

金字塔结构中的内容，是以向上、向下和横向3种形式关联起来的。纵向来看，处在同一层级的一组内容为上一级的内容提供支撑说明，而上一级内容是对这一组信息的概括总结；横向来看，每一组中的内容应该属于同一逻辑范畴，如图1.7所示。

4.逻辑递进

金字塔原理要求，所有列入同一组中的信息必须具有某种逻辑顺序。也就是说，组织在一起的信息，肯定不能随心所欲的堆砌，而是依据其中的逻辑关系，按照一定的顺序组织在一起。比如，按照事情发展流程以时间顺序进行组织；按照某事物的组织架构以结构顺序组织；按照重要性以程度顺序进行组织等，如图1.8所示。

以上是对金字塔原理的简单说明，那么应该怎样把PPT的原始内容组织成金字塔结构呢？方法就是构建思维导图。

1.1.2 构建思维导图

思维导图又叫脑图、心智地图，是一种将思维具象化的方法。我们可以借助一些构建思维导图的软件轻松地创建思维导图。本节介绍两款简单高效的思维导图工具：Xmind和幕布。

1.Xmind

Xmind是一款专业的思维导图软件，是制作PPT不可或缺的辅助软件之一。在Xmind软件中，可以从一个中心主题开始建立分支主题，它的内容创建模式完全符合金字塔原理。

操作技巧：

Xmind非常容易上手，选中一个主题后按下Tab键，即可为当前主题创建子主题；按Enter键则是创建同级主题。想要更改某个主题节点中的内容，只需要双击该节点，然后输入文字即可，如图1.9所示。

2.幕布

幕布是另外一款非常实用的软件，同Xmind一样，它也可以帮助PPT制作者高效地梳理内容，快速形成金字塔结构的信息。幕布不仅提供了客户端安装程序，也可以直接在网页端使用，另外还能将自己创建的思维导图保存在云端。

操作技巧：

幕布的内容创建模式与在Xmind中有所不同。幕布更像一个笔记本，使用者直接在其中输入文字即可。每段文字之前都有一个小圆点，每个小圆点就是一个主题。按下Enter键，可以创建新的主题，也可以调整每个主题的层级；按下Tab键是将内容缩进一级，按下Shift+Tab快捷键则是将内容提升一级，如图1.10所示。

在幕布中，大纲笔记与思维导图可以一键转换，使用者只需要专注地创作内容，调整好每个主题的层级关系，最后即可一键生成思维导图，如图1.11所示。

按照金字塔原理，将内容梳理成思维导图以后，也就创建出了PPT文档的结构大纲。接下来要做的就是建立PPT全文档结构了。