整理术 02　
用电子邮件共享、保管会议资料

尽管如此，手头只有纸质资料时，如果你也不假思索地扔掉，一点都不保存，以后还要用的时候，可能就会很麻烦。解决办法很简单，只要你拜托一下同事“我想共享会议资料，能不能把电子版的用邮件发给我？”，就可以了。

现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了，所以你完全可以拜托别人不要提供纸质资料，而是把电子版发给你。这样做一点都不失礼，而且收到的电子文件不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石二鸟，非常便利。

以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用，因此不太愿意提供电子文件，现在只要用PDF格式发送就没有这种后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去，再给文件加个密码就万无一失了。

而且，如果我们大家都用电子邮件互发资料，发送记录就能作为邮件自动保存起来，我们就很清楚邮件是何时发给谁，或何时由谁发来的。这些留档的邮件都是非常重要的证据，能证明自己与别人的交流过程。

此外，用电子邮件附件的方式互发资料，还可以将电子邮箱直接变成文件资料数据库。这种数据库非常便利。

✦用电子邮箱管理文件的优点

① 可以按时间顺序对邮件进行严格管理

一般来说，我们每保存一次文件，其最后修改日期都会被更新，以后就看不出修改记录了。但如果是电子邮件的话，邮件的收件日期是不可更改的，因此所有文件都能严格地按照时间顺序排列。

② 可以用发件人进行搜索

我们可以在邮箱中用发件人来搜索文件。即使文件名相同，我们仍然可以通过不同的发件人进行区分。事实上，我们收到的很多资料，文件名都大同小异，即使以前下载过，许多时候也需要我们再次搜索邮件进行确认。

③ 参考邮件内容可以回忆起当时的状况

查看邮件内容，我们就可以获得一些与文件相关的信息，诸如“已修改……”“已添加……”等，这样我们就能清楚地把握这个文件的状态了。这也是一种非常强大的优势，如果将文件保存到电脑中，脱离了当时交流的语境后，再了解这些文件的相关信息就相当劳神费力了。